Como fazer uma previsão de tesouraria passo a passo

Fazer uma previsão de tesouraria que sirva mesmo não é um exercício de contabilidade, é uma ferramenta de gestão. Se você gere uma PME de dez, cinquenta ou cento e cinquenta pessoas, o que precisa saber à segunda-feira de manhã é quanto dinheiro vai ter dentro de seis semanas e dentro de seis meses, com que recebimentos conta e que pagamentos ainda vêm por surpresa. Sem essa clareza, qualquer decisão (contratar, investir, atravessar um trimestre fraco) toma-se às cegas.

A ideia é simples. Parte do saldo real que tem hoje nos bancos, soma o que vai receber nas datas em que vai mesmo receber, retira o que vai pagar nas datas em que vai mesmo pagar, e observa o saldo mês a mês. O cuidado está em não inventar datas de recebimento, em não esquecer os impostos trimestrais nem o subsídio de Natal, e em rever a previsão todas as semanas para que acompanhe a realidade.

Este guia percorre o processo passo a passo, com uma PME fictícia de engenharia industrial, vinte e quatro pessoas, 1,8 milhões de euros de volume de negócios anual. No fim tem a tabela completa a seis meses e os erros mais comuns da primeira versão.

O que entra numa previsão de tesouraria (e o que fica de fora)

Entra tudo o que mexe com o banco: recebimentos de clientes, pagamentos a fornecedores, salários, renda, prestações de empréstimos, impostos, seguros, investimentos e extraordinários. Não entra a demonstração de resultados: uma fatura emitida em novembro que recebe em fevereiro é tesouraria de fevereiro, não de novembro. Essa distinção é a que explica como uma empresa com lucro fica sem caixa. Amortizações, provisões e reclassificações também ficam de fora: só conta o que entra ou sai da conta bancária. Se quer rever a diferença com calma, o texto sobre o que é cash flow numa empresa desenvolve-a.

Passo 1: escolha o horizonte e o nível de detalhe

O horizonte depende da utilidade que lhe quer dar. Para a gestão diária e decisões operacionais, treze semanas com detalhe semanal é o padrão: chega para ver um trimestre inteiro e detetar um buraco antes de ele chegar. Para decisões de investimento, contratação ou negociação com o banco, seis a doze meses com detalhe mensal.

Normalmente convive-se com duas vistas: semanal nas próximas treze semanas e mensal até ao fim do ano ou do exercício seguinte. Quanto mais perto, maior o detalhe; quanto mais longe, mais agregado. Se vai viver no curto prazo semana a semana, o guia específico da previsão a 13 semanas traz o formato e os critérios de corte.

Passo 2: parta do saldo real do banco, não do contabilístico

O primeiro dado da previsão é o saldo que tem hoje nos bancos, somado em todas as contas à ordem. Esse valor dá-o o banco, não a contabilidade. Se a empresa tem várias contas, várias sociedades ou uma linha de crédito com utilização parcial, faz uma linha por conta e soma no fim.

Uma armadilha clássica: o saldo contabilístico e o saldo bancário quase nunca coincidem. Pode haver cheques emitidos ainda por apresentar, remessas em trânsito, lançamentos de ontem por conciliar ou movimentos antigos a arrastar. Antes de começar, concilie os bancos e ancore a previsão no saldo real. O desfasamento entre saldo bancário e contabilístico no Odoo merece capítulo próprio e é uma das razões mais comuns para uma previsão parecer desacertada sem o estar.

Passo 3: recebimentos pela data real, não pela data da fatura

Aqui joga-se metade do jogo. A data da fatura e a data em que recebe de verdade quase nunca coincidem. Se vende a empresas, com condição de 30 dias e clientes a pagarem a 60, 75 ou 90 dias reais, meter os recebimentos na coluna do mês da fatura dá-lhe uma previsão bonita que não se vai cumprir.

O que torna a previsão útil é calcular, cliente a cliente ou por grupo de clientes, quanto tempo cada um demora de facto a pagar. Se tem quatro clientes grandes e vinte mais pequenos, olhe para os últimos doze meses e tire o prazo médio real dos quatro grandes um a um; os restantes agrupa com um prazo médio comum. Depois aplica esse prazo a cada fatura emitida pendente e coloca o valor na coluna do mês de recebimento previsto.

Para as vendas futuras ainda por faturar, faz o mesmo com o calendário de faturação previsto mais o prazo médio. Para as faturas vencidas em atraso, decida caso a caso e peque por prudência. Dois números ajudam a estabilizar o modelo: o PMR (prazo médio de recebimento) e a percentagem histórica de incobráveis (se 2% nunca chega, aplique essa redução como almofada). Quando o atraso define o negócio, os cenários de tesouraria para PME quando um cliente paga tarde servem para montar a versão “cliente grande atrasa 60 dias” sem partir o modelo base.

Passo 4: pagamentos, um a um

Os pagamentos conhece-os melhor do que os recebimentos, mas há sempre algum que escapa. A lista mínima é esta:

Salários e Segurança Social. Vencimentos ao fim ou ao início do mês, Segurança Social e retenções de IRS no mês seguinte. Acrescente o subsídio de Natal (e o de férias se for pago em junho) no mês certo. Compensações, prémios e férias não gozadas vão numa linha própria.
Fornecedores. Lança cada fatura recebida na coluna do mês de vencimento, não de emissão. Mantenha uma lista fixa de pagamentos recorrentes (renda, água, luz, telecomunicações, seguros, software, manutenção) e arraste-a para cada mês.
Impostos. As empresas com volume de negócios ≥ 650.000 € entregam o IVA mensalmente, até dia 25 do segundo mês seguinte; as mais pequenas, trimestralmente, até dia 25 de fevereiro, maio, setembro e novembro. As retenções de IRS e a Segurança Social saem a 20 do mês seguinte. Os pagamentos por conta de IRC caem a 31 de julho, 30 de setembro e 15 de dezembro; o Modelo 22 fica para 31 de maio. É o grupo mais esquecido, de longe. Em como tratar os impostos na previsão de tesouraria está a casuística inteira.
Empréstimos e locação. A prestação mensal é conhecida; traz a linha completa até à última prestação.
Anuais, pagamentos únicos e distribuições. Responsabilidade civil, avença do contabilista, licenças de software, dividendos combinados: o que se paga uma vez por ano tende a desaparecer das folhas de cálculo. Não o deixe de fora.

Passo 5: extraordinários e saldo mínimo de segurança

Antes de fechar, duas coisas. A primeira, os extraordinários: compra de equipamento, obra no armazém, pagamento de uma indemnização, uma aquisição. Qualquer coisa fora do dia a dia que vá mexer com a caixa vai no mês correspondente, em linha própria para não contaminar o ritmo normal.

A segunda, o saldo mínimo. Decida qual é o colchão abaixo do qual não quer cair. Uma PME saudável costuma usar o equivalente a um mês de pagamentos operacionais (salários, fornecedores, renda, prestações); um mês e meio ou dois se o ciclo de recebimento é longo. É a linha vermelha da previsão: se algum mês fecha abaixo, há que mover alguma coisa antes de lá chegar.

Exemplo: Luminia Engenharia, seis meses, mês a mês

Luminia Engenharia Lda é uma PME de engenharia de manutenção industrial. Vinte e quatro pessoas, 1,8 milhões de euros de volume de negócios anual, quatro clientes grandes que pagam a 55 dias reais e cerca de vinte mais pequenos a 35. Faturação mensal estável, com a quebra habitual de janeiro. Saldo bancário em 1 de novembro de 2026: 68.400 €. Subsídio de Natal em dezembro. Como o volume de negócios ultrapassa 650.000 €, está em regime mensal de IVA; retenções de IRS e Segurança Social a 20 de cada mês; pagamento por conta de IRC em dezembro. Compra prevista de um equipamento de inspeção em março por 18.000 €. Saldo mínimo fixado pela gerência: 60.000 €.

Rubrica	Nov	Dez	Jan	Fev	Mar	Abr
Saldo inicial	68.400	92.100	49.700	41.200	68.300	75.900
Recebimentos de clientes	155.000	145.000	110.000	165.000	170.000	150.000
Salários e SS	52.000	52.000	52.000	52.000	52.000	52.000
Subsídio de Natal	0	52.000	0	0	0	0
Fornecedores	48.000	42.000	38.000	55.000	60.000	50.000
Renda e seguros	6.800	6.800	6.800	6.800	6.800	6.800
Prestação empréstimo	4.200	4.200	4.200	4.200	4.200	4.200
IVA mensal	14.500	15.200	11.800	14.400	15.800	15.500
Retenções IRS e SS	5.800	5.600	5.700	5.500	5.600	5.700
Pagamento por conta IRC	0	9.600	0	0	0	0
Compra equipamento	0	0	0	0	18.000	0
Saldo final	92.100	49.700	41.200	68.300	75.900	91.700

O ponto mais baixo fica em janeiro, 41.200 €, abaixo do mínimo de 60.000 € fixado pela empresa. O essencial do exemplo é que a quebra de janeiro aparece em novembro, com dois meses de antecedência, e há tempo para reagir: antecipar um recebimento grande, adiar a compra do equipamento, pedir uma linha de curto prazo com margem. É para isso que serve a previsão.

Passo 6: revisão semanal, previsto contra real

Uma previsão que não é revista deixa de servir em três semanas. Marque um dia fixo (segunda-feira de manhã funciona), pegue no extrato bancário da semana passada e compare com o que tinha previsto. O que costuma acontecer:

Um recebimento grande atrasou uma semana. Mova a linha e verifique se o saldo mínimo continua a salvo.
Um cliente pagou antes. Some margem ao mês seguinte.
Saiu um pagamento que não estava previsto (uma devolução, um acerto da Segurança Social, uma retificação da AT). Acrescente-o como linha permanente se puder repetir.
Os salários ou os fornecedores saíram num valor um pouco diferente. Ajuste o padrão.

O valor da revisão está em apontar porque falhou. Se todas as semanas escreve duas linhas com «recebimento X atrasado por motivo Y», ao fim de três meses tem o mapa de verdade do ciclo de cobrança.

Os erros mais comuns

Há oito tropeços que se repetem em quase todas as PME:

Marcar os recebimentos no mês da fatura e não no do recebimento real. A previsão fica mais bonita e falha todos os meses.
Esquecer os impostos trimestrais. O IVA de fevereiro não se nota até cair.
Não incluir o subsídio de Natal nem o de férias. Dezembro e junho são os meses que mais previsões partem.
Partir do saldo contabilístico e não do bancário. Se os bancos não estão conciliados, o erro arrasta-se da primeira coluna.
Misturar sociedades do grupo. Se tem duas empresas que faturam entre si, meter os valores cruzados dos dois lados infla receitas e despesas e esconde a realidade. As operações intra-grupo tratam-se à parte.
Não atualizar o prazo de recebimento quando um cliente muda de ritmo. Se há três meses um cliente passou de 45 para 75 dias, altere o pressuposto.
Querer a previsão ao cêntimo. É uma estimativa. Com a centena ou o milhar de euros chega para decidir.
Não rever. Fazer a previsão uma vez por mês e olhar para ela no mês seguinte é quase igual a não a fazer.

Quando sair da folha de cálculo

Enquanto a empresa cabe num separador de Excel, a folha funciona. Quando começam a aparecer várias contas bancárias, duas ou três sociedades, centenas de faturas por mês e clientes grandes cujo calendário mexe com o saldo, a folha fica frágil: todos os meses copia-colar extratos, atualizar fórmulas, rezar para que ninguém tenha mexido numa linha e receber a fotografia tarde. Em até onde chega a previsão em Excel encontra uma lista honesta do que a folha ainda dá e do que já não.

Acima dessa dimensão, convém olhar para ferramentas que leiam os dados que já tem. Se trabalha com Odoo, o natural é que o programa de tesouraria leia as faturas emitidas e recebidas com vencimento, os pagamentos, os extratos conciliados, as prestações e as sociedades do grupo, e projete em cima disso. Montar a previsão sobre o Odoo tem nuances entre Community e Enterprise, mas é a via curta quando os dados já vivem lá.

O Kashbi é a peça que construímos para esse caso: lê o Odoo (uma ou várias sociedades), mostra o dinheiro real de todos os bancos ao dia, projeta recebimentos e pagamentos pelos seus vencimentos, inclui impostos e prestações, e avisa antes de a caixa se aproximar do mínimo que fixou. Abre em breve.

Perguntas frequentes

Com que horizonte deve a PME fazer a previsão de tesouraria?

Para a gestão do dia a dia, treze semanas com detalhe semanal. Para decisões de investimento, contratação ou negociação bancária, de seis a doze meses com detalhe mensal. O útil é ter as duas vistas e rever a semanal todas as segundas-feiras; a mensal, ao fecho de cada mês.

Como meto o IVA na previsão se ainda não sei o valor do trimestre?

Estime o IVA liquidado com a previsão de vendas e o dedutível com a de compras, e projete a diferença como valor a pagar ou a receber. Na primeira versão, aproxime com a percentagem média dos últimos quatro trimestres. Depois, mês a mês, aperte com os valores reais.

Devo usar a data da fatura ou a data prevista de recebimento?

Sempre a data prevista de recebimento. A data da fatura serve para contabilidade e para medir vendas, não para saber quanto dinheiro vai ter. Se os clientes grandes andam a 60 ou 75 dias, modelá-los a 30 desenha uma tesouraria que não existe.

Com que frequência se deve rever a previsão?

Uma vez por semana a vista a treze semanas, para corrigir desvios e mover previsões de recebimento; uma vez por mês a vista a seis ou doze meses, ao fecho do mês contabilístico. Mais caro do que fazer é deixar de olhar.