Cenários de tesouraria e teste de liquidez para PME

Vai fechar o mês com 60.000 € em caixa e ninguém está preocupado. A encomenda grande vai ser cobrada a tempo, o banco está conciliado e os salários saem a horas. Até que numa segunda-feira recebe um email do cliente que representa 30% da sua faturação: “a partir de agora vamos pagar com dois meses de atraso”. A sua folha de cálculo ainda está a verde se olhar sete dias para a frente. Se olhar seis meses, já não está.

Os cenários de tesouraria existem para isto. Para saber, antes de acontecer, o quanto a sua caixa fica apertada quando uma suposição de hoje se transforma no problema real de amanhã. Não é uma previsão com casas decimais nem um exercício académico. É uma pergunta útil com a aritmética feita. “O que acontece se…?” com um número no final.

O que é um cenário de tesouraria

Um cenário é a mesma previsão de caixa a 6 ou 12 meses, com um pressuposto diferente. Muda duas ou três coisas (como paga um cliente, o ritmo de vendas, uma contratação) e recalcula o saldo mês a mês. Não toca na contabilidade. Não muda nada no Odoo. Muda o pressuposto e olha para o saldo final.

Vale a pena manter pelo menos três:

Base: o que acha que vai acontecer. O plano.
Prudente: o mesmo com os golpes que já apanhou nos últimos dois anos. Não o cenário de pânico, o realista quando algo corre mal.
Otimista: se fechasse aquele cliente em que anda a trabalhar há três meses e os fornecedores mantivessem o preço atual.

Trabalhar só com o base e improvisar quando o golpe chega é o erro comum. Um cenário prudente desenhado hoje é meia hora. Um financiamento pedido em pânico fica mais caro e com piores prazos.

As alavancas que mexem mesmo a caixa

Numa PME, poucas alavancas aparecem no saldo bancário do mês seguinte quando se mexem. O resto é ruído.

Um cliente grande que paga tarde. Se concentra mais de 15% da faturação, cada dia de atraso dele é um dia de problema seu.
Queda de vendas. “As vendas caem 5%” não serve. Um cenário útil parece-se mais com “fatura cai 20% em fevereiro e março, metade recupera em abril”. O padrão importa.
Contratação. Cada pessoa nova é custo fixo mensal, encargos, subsídios e indemnização se tiver de cessar o contrato. Entre com o custo total.
Investimento. Carrinha, máquina, obras. Se for a prestações, o cenário é a prestação com juros e a entrada.
Subida de taxas. Em créditos a taxa variável ou conta corrente, dois pontos acima são dinheiro todos os meses.
Um fornecedor que encurta prazos. Se pagava a 60 e passa para 30, dois meses de custo saltam para a frente de uma vez.

Há mais (IVA trimestral, seguros anuais, subsídios) mas esses já estão na sua base se ela estiver bem feita. Se não estiver, antes de montar cenários aprenda a fazer uma previsão de tesouraria de raiz.

Base, prudente e otimista sem se perder

Um cenário que mexe quinze alavancas em simultâneo não serve. Regra: cada cenário mexe uma ou duas alavancas, não cinco. O objetivo não é prever o futuro, é isolar uma ameaça.

Uma disposição que funciona:

Base: a sua previsão atual com as datas de pagamento que tem no Odoo.
Prudente A: o cliente grande paga 60 dias tarde durante quatro meses.
Prudente B: a faturação cai 15% em dois meses do próximo trimestre.
Prudente C: duas novas contratações em abril.
Otimista: fecha aquele cliente (12.000 € por mês a partir de maio).

Vinte minutos se a base estiver limpa; se não, reveja vencidos, saldos antigos e pagamentos recorrentes em falta primeiro.

Exemplo: cliente a 30% que paga 60 dias tarde

Uma empresa de serviços fatura 100.000 € por mês: 30.000 € a um cliente grande e 70.000 € a uma carteira mais pequena. Custos fixos (salários, encargos, renda, água, luz, telecomunicações, fornecedores recorrentes): 85.000 € por mês. Caixa inicial: 60.000 €.

Base: todos pagam no mês seguinte à fatura. O saldo cresce 15.000 € por mês.

Esforço: o cliente grande anuncia dois meses de atraso. O resto fica igual. No cenário base cobra cada fatura no mês seguinte; aqui, a de janeiro (que no base cobrava em fevereiro) entra em abril; a de fevereiro, em maio. Durante dois meses cobra 70.000 € e paga 85.000 €, perde 15.000 € ao mês em vez de ganhar.

Mês	Cobranças base	Cobranças esforço	Pagamentos	Saldo base	Saldo esforço	Diferença
0	0	0	0	60.000	60.000	0
1	100.000	70.000	85.000	75.000	45.000	-30.000
2	100.000	70.000	85.000	90.000	30.000	-60.000
3	100.000	100.000	85.000	105.000	45.000	-60.000
4	100.000	100.000	85.000	120.000	60.000	-60.000
5	100.000	100.000	85.000	135.000	75.000	-60.000
6	100.000	100.000	85.000	150.000	90.000	-60.000

Duas leituras que costumam passar despercebidas:

O buraco máximo não é a perda permanente. O ponto mais baixo é 60.000 € abaixo do base no mês 2. A partir do mês 3 o fluxo mensal volta a ser o do base, mas o saldo fica 60.000 € abaixo do base para sempre: dois meses de fatura do cliente grande ficaram pelo caminho.
O risco verdadeiro é o que não vê. Se no mês 2 estava previsto pagar 50.000 € de um investimento, o saldo esforço cai para -20.000 €. O cenário mostra antes.

Repita com os seus números. Se o saldo esforço tocar o mínimo que fixou, ou passar abaixo de zero, tem uma decisão para tomar antes de chegar esse mês.

O teste de esforço mais simples

Meta três ajustes na previsão de uma só vez:

Os seus três maiores clientes pagam 60 dias mais tarde durante três meses.
A faturação cai 15% no próximo trimestre.
Uma fatura com mais de 90 dias de atraso não é cobrada (dê-a como perdida no cenário, não na contabilidade).

Olhe para o pior mês. Toca zero: falta margem. Passa abaixo: falta financiamento. Fazê-lo uma vez por trimestre faz mais pela sua tranquilidade do que qualquer painel bonito.

Decisões que saem (e quando tomá-las)

Pedir a conta corrente antes de precisar: quando o cenário prudente cai abaixo do mínimo em algum dos próximos seis meses. Os bancos emprestam a quem não precisa.
Antecipar faturas de clientes solventes: quando o buraco é pontual e o custo do desconto é menor do que o da conta corrente.
Escalonar pagamentos a fornecedores: quando o esforço vem de uma queda de vendas e não de um cliente em atraso. Falar antes de atrasar é sempre melhor.
Adiar uma contratação ou um investimento: quando mover a data dois meses deixa o prudente acima do mínimo. Alavanca mais rápida.
Falar com o cliente grande: às vezes um pagamento parcial à cabeça ou um calendário 30-30-40 sai mais barato do que tudo o resto.

O que se vê a tempo, negocia-se. O que se vê tarde, improvisa-se. Se gere a tesouraria numa folha de cálculo e refazer cenários lhe consome duas tardes de fórmulas, passe para uma ferramenta que compare cenários lado a lado. O Kashbi lê o seu Odoo e aplica cada cenário à previsão real, com encomendas confirmadas, impostos estimados e pagamentos recorrentes já dentro.

Com os cenários a funcionar, o passo seguinte é apertar a janela curta: a previsão de tesouraria a 13 semanas é onde se joga o jogo, e os indicadores que um gestor vê todas as semanas dizem-lhe se a sua política de cobrança está a funcionar.

Perguntas frequentes

Com que frequência devo rever os cenários?

Uma vez por mês chega para uma PME estável. Num ponto de viragem (lançamento, perda de cliente grande, subida de taxas) atualize a base todas as semanas e olhe para o esforço todos os meses.

Quantos cenários são demais?

Três o mínimo útil, cinco o máximo confortável. Se a tentação for chegar a oito, provavelmente está a misturar alavancas diferentes no mesmo cenário. Separe-as e volte a três.

Devo mostrar o cenário de esforço ao banco?

Sim, se vai pedir financiamento. Um gestor de conta agradece ver o prudente ao lado do pedido: poupa-lhe trabalho e dá confiança. O que não quer ver é um otimista vendido como realidade.

Que saldo mínimo devo definir?

Um mês de custos fixos como chão, dois se as entradas forem irregulares ou houver forte concentração de clientes. É o nível abaixo do qual começa a decidir contra o relógio.