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KPIs de tesouraria para olhar à segunda de manhã

Sete ou oito KPIs de tesouraria bem escolhidos valem mais do que um relatório de trinta páginas. Fórmulas simples, limiares com critério e um exemplo com números.

Equipa KashbiPublicado 8 min de leitura

Segunda de manhã. Você abre o banco, abre a folha de cálculo e não tem a certeza do que o dinheiro lhe está a dizer. O saldo parece razoável, mas só o saberá depois de pensar no processamento salarial, no IVA trimestral e naquele cliente grande que ainda não pagou.

Um gestor não precisa de trinta indicadores para dormir descansado. Precisa de sete ou oito KPIs de tesouraria escolhidos de propósito, sempre no mesmo sítio e calculados sempre do mesmo modo, com um limiar que entende e um sinal claro de quando é hora de mexer. É esse o painel de tesouraria que apresentamos aqui, pensado para uma PME que vive o seu dia a dia em Odoo e a previsão em Excel. A ideia não é inventar métricas: é deixar fora as que não mudam decisões.

Um painel numa única página

Os oito indicadores cabem numa A4. Para cada um fixa-se três coisas: como se calcula, com que frequência é visto e um limiar orientativo (verde, amarelo, vermelho) ajustado ao setor. O limiar importa menos do que a tendência; um DSO de 75 dias pode ser normal em obra pública e um desastre no retalho, mas não pode subir duas semanas seguidas sem explicação. Olhar os oito em conjunto à segunda, em quinze minutos, muda a conversa da semana.

Os oito indicadores

1. Caixa real disponível

O dinheiro que tem hoje de verdade, não o saldo do extrato. Soma dos saldos conciliados de todas as contas mais a caixa, menos os pagamentos já emitidos pendentes e o dinheiro comprometido (cauções, retenção de cliente). Fórmula: saldo conciliado + caixa − pagamentos em curso − comprometido. Frequência: diária se a margem é apertada, semanal nos restantes casos. Se o banco e a contabilidade não batem, feche primeiro essa diferença porque todos os outros indicadores partem daí. Limiar: pelo menos uma folha salarial em caixa; nos negócios de obra ou sazonais, mais, porque as entradas são irregulares.

2. Ponto mais baixo das próximas 13 semanas

O pior momento previsível do trimestre e em que semana cai. Fórmula: mínimo do saldo projetado semana a semana, metendo cobranças por vencimento, pagamentos, salários, impostos, prestações e despesas recorrentes. Frequência: semanal, com previsão rolante. Limiar: tem de ficar acima de zero com margem; abaixo de uma folha, amarelo; abaixo de zero, vermelho e é hora de mexer.

3. Semanas de folga sobre custos fixos

Quanto tempo aguenta se amanhã a faturação parar. Fórmula: caixa real / (custos fixos mensais / 4,33). Frequência: semanal. Limiar: entre 4 e 8 semanas é a zona confortável nos serviços; quem vive de contratos recorrentes pode viver com 3; obra ou sazonal, entre 8 e 12 porque as entradas são muito desiguais. A folga só serve se as suas receitas puderem parar sem aviso, e em alguns setores isso acontece literalmente.

4. Prazo médio de recebimento (DSO)

Tempo médio entre emitir a fatura e cobrá-la. Se sobe, está a financiar os seus clientes de graça. Fórmula: (saldo clientes / vendas 12 meses) × 365. Frequência: mensal, com o vencido semanal ao lado. Limiar: se vende a 30 dias, 35-45 está bem, 50-60 pede revisão, acima de 65 há problema; se vende a 60, some 30. Na obra pública um DSO estruturalmente alto é o modelo, não falha; mesmo assim, o teto é dado pela sua folga de caixa, não pela média do setor.

5. Prazo médio de pagamento (DPO)

O espelho do DSO. Bem gerido financia-o; mal gerido queima a relação. Fórmula: (saldo fornecedores / compras 12 meses) × 365. Frequência: mensal. Limiar: perto dos prazos acordados. Um DPO claramente acima não é financiamento gratuito, é atraso e os fornecedores notam; muito abaixo, é dinheiro parado que podia estar a trabalhar.

6. Ciclo de caixa

Quantos dias um euro passa fora da sua conta, do momento em que o gasta a produzir ao momento em que o cliente paga. Fórmula: DSO + DIO − DPO, com DIO = stock / custo das vendas × 365. Sem stock, DSO − DPO. Frequência: mensal. Limiar: qualquer melhoria sustentada é boa notícia; um ciclo que cresce dois trimestres seguidos exige ação.

7. Percentagem de vencido de clientes

Quanto do que lhe devem já está fora de prazo. Fórmula: vencido / total clientes, com tabela de escalões (1-30 dias, 31-60, 61-90, +90). Frequência: semanal. Limiar: abaixo de 10 % saudável, 10-20 % apertar, acima de 20 % problema sério. Setores com prazos de 90-120 dias aceitam mais, mas o dinheiro que passa os 60 dias raramente volta inteiro.

8. Concentração de cobranças em poucos clientes

Quanto a sua caixa depende de um ou dois nomes. Fórmula: percentagem das vendas 12 meses do maior cliente e soma dos cinco maiores. Frequência: trimestral. Limiar: se um só cliente passa dos 25-30 %, prepare um plano B; se os cinco maiores somam mais de 60 %, está em zona exposta. Clientes grandes não são o problema; não ter alternativa é.

Tabela resumo

Indicador O que lhe diz Fórmula Frequência Limiar orientativo
Caixa real Dinheiro disponível hoje Conciliado − pagamentos em curso − comprometido Diária/semanal ≥ 1 folha salarial
Mínimo 13 semanas Pior momento do trimestre Mínimo previsão rolante Semanal > 1 folha acima de zero
Semanas de folga Resistência sem faturar Caixa real / (fixos mês / 4,33) Semanal 4-8 (serviços)
DSO Dias a receber (Clientes / vendas) × 365 Mensal Prazo acordado + 5-15
DPO Dias a pagar (Fornecedores / compras) × 365 Mensal Perto do acordado
Ciclo de caixa Dias de dinheiro preso DSO + DIO − DPO Mensal Estável ou a descer
% vencido Cobranças em atraso Vencido / total clientes Semanal < 10 % saudável
Concentração Dependência de poucos % vendas do maior cliente Trimestral < 25 % o primeiro

Um exemplo com números

Vinhos do Minho Lda. Distribuidor em Braga, 12 pessoas, 1,5 M€ faturados no ano passado, 900 mil € de compras, duas contas bancárias, regime mensal de IVA, clientes HORECA a 60 dias. Segunda-feira, 2 de novembro:

Com estes oito números, a reunião da segunda dura quinze minutos e fecha com decisões concretas: cortar duas semanas no DIO devolvendo stock lento, antecipar duas cobranças com um pequeno desconto financeiro e preparar uma conversa com a entidade bancária para a semana 9. Nada disto se vê numa demonstração de resultados.

O que muda quando é uma ferramenta que lê o seu Odoo

Montar este painel em Excel é possível e muita gente o faz. O difícil é mantê-lo vivo: todas as segundas alguém exporta faturas, pagamentos e vencimentos, concilia à mão, garante que as operações entre empresas do grupo não contam duas vezes e dá apresentação ao ficheiro.

O Kashbi lê o seu Odoo e mostra ao dia o que vai receber e pagar, quem lhe deve, o que está vencido e a caixa das próximas 13 semanas. Com várias sociedades, consolida e separa as operações do grupo. Se quer ver o que acontece se o seu maior cliente pagar 60 dias atrasado, simula sem tocar no seu Odoo. Se ainda está a escolher como abordar a sua tesouraria, no guia de software de tesouraria para PME tem os tipos de ferramenta e as faixas de preço, e em o que é o cash flow numa empresa a base que sustenta tudo isto.

Perguntas frequentes

Quantos KPIs de tesouraria são suficientes?

Entre sete e nove, no mesmo quadro. Menos e perde sinais; mais e deixa de ler o painel à terceira segunda. Se um KPI não o leva a uma ação possível, ou a métrica é a errada para si ou a empresa ainda não está preparada para ela.

Que diferença há para os rácios financeiros clássicos?

Os rácios clássicos (fundo de maneio, liquidez geral, autonomia) descrevem a fotografia contabilística e lêem-se no fecho do trimestre. Os KPIs de tesouraria olham para o dinheiro que entra e sai cada semana e servem para decidir agora. Complementares, não substitutos.

Posso calcular DSO e DPO com forte sazonalidade?

Sim, com dois ajustes: use como denominador as vendas (ou as compras) dos últimos 12 meses reais, não as do mês em curso anualizadas, e vigie a tendência em vez do valor absoluto. Um pico sazonal infla o saldo de clientes e falseia o DSO calculado sobre o mês.

Vale a pena medir o ciclo de caixa sem stock?

Sim. Nos serviços o ciclo resume-se a DSO menos DPO e continua a dizer-lhe algo útil: quantos dias financia o trabalho que faz para os seus clientes antes de eles o pagarem. Se o conseguir pôr em terreno negativo (cobra antes de pagar), monta um modelo com a caixa a jogar a seu favor.