Software de tesouraria para PME: preço real

Uma folha de Excel aguenta muito mais do que os fornecedores de software gostam de admitir. Numa PME com um banco, uma sociedade e faturação regular, uma folha limpa chega para dormir descansado. O cenário muda quando os bancos passam a três, abre a segunda sociedade, o quadro de pessoal sobe de doze para trinta e o IVA trimestral deixa de ser uma linha num modelo para se tornar na véspera incómoda que lhe come a segunda-feira antes de cada vencimento.

A partir desse ponto, a pergunta deixa de ser «como melhoro a minha folha» e passa a ser «o que peço a um software de tesouraria para PME, quanto costuma custar e onde se perde o dinheiro que não me contaram na primeira reunião?». É essa a conversa deste artigo. A sua empresa provavelmente já trabalha com Odoo (é onde estão os dados), mas o raciocínio é o mesmo se usar outro programa de gestão. Os valores que verá são intervalos típicos do mercado, só para dar ordem de grandeza.

Sinais de que a folha já não chega

Nenhum destes sinais por si só o obriga a comprar nada. Se três destes seis lhe soam familiares, o custo de ficar como está deixa de ser zero.

Quem mantém a folha é a única pessoa que a entende de verdade. Duas semanas de férias e o resto da equipa olha para o separador «consolidado» sem saber quais são as células com fórmula e quais foram coladas à mão.
Todos os meses alguém cola extratos de três a cinco bancos. São duas horas de um perfil caro em copiar e colar.
Os saldos da folha e os do banco só coincidem a meio do mês. Fica com a dúvida de saber se a previsão que apresenta assenta num número correto.
Ninguém consegue responder, em dez minutos, quanto é que os dez maiores clientes vão pagar na semana que vem. Nem o que sobra em caixa se contratar duas pessoas em março.
O IVA do trimestre chega e a tesouraria aperta, não porque o ano esteja curto, mas porque ninguém olhou para baixo com duas semanas de antecedência.
Fez uma atualização do Odoo e o modelo de previsão partiu. As referências de contas e diários mudaram e a folha aponta para sítios que já não existem.

Três destes seis pontos chegam para dizer que o custo de não mudar nada já se mede em horas de gente cara e em noites difíceis antes de um pagamento grande. A partir daí faz sentido olhar para o mercado.

O que um software de tesouraria tem mesmo de fazer

Lista mínima útil. Se uma ferramenta falhar em três destes pontos, não é a sua ferramenta, mesmo que o preço seja apelativo.

Dinheiro real de todos os bancos, atualizado. Saldo de cada conta sem ter de descarregar extratos. Se tem várias sociedades, também uma vista de grupo por cima.

Previsão que se monta sozinha a partir da sua contabilidade. A ferramenta lê as faturas emitidas e recebidas com vencimento, os pagamentos previstos, as encomendas já confirmadas. A sua empresa não volta a escrever nada. Corrige o que sabe que vai mexer (aquele cliente paga a 60 dias, não a 30).

Pagamentos que não são faturas. Salários e Segurança Social, prestações de empréstimo, custos fixos (renda, software, seguros), transferências entre sociedades do grupo. Numa PME, uma parte importante da saída mensal de caixa.

Impostos. IVA, retenção na fonte dos trabalhadores e dos profissionais, Segurança Social e pagamento por conta de IRC. Em Portugal são datas duras: IVA trimestral pago até dia 25 de fevereiro, maio, setembro e novembro (ou mensal, até dia 25 do segundo mês seguinte, para empresas com volume de negócios ≥ 650.000 €); retenções e SS a 20 do mês seguinte; pagamentos por conta de IRC em julho, setembro e dezembro. Uma previsão que ignora estas datas é um desenho bonito.

Cenários. O que acontece se um cliente grande pagar com 60 dias de atraso, se confirmar as contratações previstas em março, se adiantar o pagamento a um fornecedor em troca de desconto. Pelo menos dois cenários abertos ao mesmo tempo, lado a lado.

Avisos antes de a caixa descer de um mínimo. Um email, com 15 dias de margem, a dizer que a conta operacional está a descer abaixo dos 50.000 € que a sua empresa fixou. Sem isto, o aviso chega quando o banco liga.

Várias sociedades. Vista de grupo com as operações entre empresas do grupo separadas, várias divisas se trabalhar fora, e detalhe de cada sociedade a um clique.

Legível para quem não é da contabilidade. A gestão abre um ecrã à segunda de manhã e toma uma decisão. Não descarrega um PDF de 24 páginas.

Exportar para o banco, o sócio ou o contabilista certificado. Excel e PDF decentes. O gráfico que leva à reunião do conselho não devia ser feito à mão.

Quanto custa, na prática

Intervalos típicos no mercado, por tipo de empresa e não por nome de fornecedor. São indicativos. O que negoceia é outra conversa.

Tipo de solução	Preço indicativo	Para quem encaixa
Ferramenta simples para ENI e micro	0 a 40 €/mês	1 banco, 1 sociedade, categorização básica
Previsão para PME	30 a 250 €/mês	2 a 10 bancos, 1 a 3 sociedades, vista de 13 semanas e cenários
Solução para PME de média dimensão	Por medida, costuma começar em várias centenas de €/mês, mais o arranque	Grupos de 3 a 10 sociedades, com consultor
Suite empresarial	Dezenas de milhares de euros por ano	Grupos grandes com tesouraria profissional
Módulo pago para o seu programa de gestão	100 a 400 € de pagamento único, mais manutenção quando mudar de versão	Se o âmbito for pequeno e aceitar a dependência da versão

Para uma PME com duas sociedades e quatro contas bancárias, a faixa útil é a das ferramentas de previsão. Abaixo de 30 €/mês encontra sobretudo ferramentas para ENI com uma camada fina; acima disso entra em projetos com consultor. Se o preço se dispara para o tamanho da empresa, peça que lhe expliquem o que paga essa diferença.

Os custos que a demonstração não mostra

A mensalidade não é o preço real. Vêm também estes bolsos, que a página de preços não mostra.

Implementação. As ferramentas simples configura a sua empresa numa tarde; as de PME costumam cobrar o arranque à parte; as de média dimensão são projetos. Peça o importe por escrito, com entregáveis e o que acontece se o projeto se alongar.

Consultoria. Parceiro ou integrador que monta a primeira previsão, limpa vencimentos e dá formação. Em Odoo é comum. Peça o importe horário e uma estimativa de horas em função da arrumação dos dados.

Utilizador e banco adicionais. O plano diz «até X utilizadores» e «até X bancos». O seguinte costuma ser outro plano. Pergunte quanto soma o extra; em algumas ferramentas uma conta em divisa diferente conta como banco à parte.

Manutenção ao mudar de versão do programa de gestão. Se escolher um módulo pago para o Odoo, cada atualização de versão principal obriga a comprar o módulo adaptado ou a pagar a sua migração. Peça o custo anual estimado.

Horas internas. Alguém dentro da empresa mantém as categorias, revê os avisos, corrige a previsão quando um cliente avisa de atraso. Contar esse tempo no custo total.

Somando arranque, mensalidade, extras e horas internas, o custo mensal efetivo pode ficar bem acima do da página de preços. Não é vigarice; é o funcionamento do setor. Pedir clareza antes de assinar fica do seu lado.

Dez perguntas para a demonstração

As perguntas que me pouparam dissabores. Ao vendedor, à agência ou ao parceiro que vai montar a solução.

Com que dados é construída a previsão? Mexe na minha contabilidade ou apenas a consulta?
Se mudar de versão do programa de gestão, a ferramenta continua a funcionar sem intervenção manual? E se ainda não tiverem a vossa versão para a nova?
O que conta como «sociedade» e o que conta como «utilizador» no vosso preço? Um consultor externo que entra uma vez por mês conta como utilizador?
Posso incluir pagamentos que não estão na contabilidade (prestações de empréstimo, estimativa de IVA, dividendos previstos)?
Como são tratadas as operações entre empresas do grupo para não inflacionar recebimentos e pagamentos na vista consolidada?
Avisa antes de a caixa descer de um mínimo que eu defina? Por e-mail, com quantos dias de margem e a quem?
O que posso exportar e em que formato? Excel com fórmulas ou PDF fechado? Serve para levar ao banco?
Posso ter dois cenários abertos e compará-los lado a lado, ou cada cenário substitui o anterior?
Que suporte está incluído na mensalidade? Horas de consultoria? Resposta em quantos dias úteis?
Quanto tempo demora o arranque num caso parecido com o meu? Peça um cliente de referência com quem possa falar.

Quando não precisa de software de tesouraria

Nem toda a gente tem de pagar uma mensalidade. Se cabe num destes três cenários, a folha ainda o leva mais longe.

Uma sociedade, um banco, faturação muito regular. Clientes recorrentes, prazos de 30 dias que raramente escorregam, pouca sazonalidade. Uma folha limpa de 13 semanas com revisão mensal séria chega.
A folha é mantida por alguém que a domina e há plano B. Está documentada, uma segunda pessoa revê todos os meses e a gestão lê sem tradução. O risco de dependência está controlado.
Sem IVA pesado, sem empréstimos vivos, sem investimento à vista. A parte «fora de faturas» é pequena e previsível. Quase tudo são recebimentos e pagamentos a fornecedores.

Se a sua empresa não encaixa em nenhum dos três, o dia em que isto tiver de ser levado a sério vai aparecer. Melhor antecipar do que chegar atrasado com um IVA à porta.

Onde encaixa o Kashbi

O Kashbi é pensado para PME que já trabalham com Odoo e não querem outro programa de gestão. Lê o que a sua empresa já tem (bancos, faturas com vencimentos, pagamentos, extratos, encomendas confirmadas) e mostra-o arrumado: hoje, 13 semanas, 3 meses, 6 meses, 12 meses, por sociedade e por categoria. Acrescenta os pagamentos que não são faturas e a previsão recalcula sozinha. A mensalidade é fixa conforme o número de sociedades, e não mexemos no seu Odoo. O Kashbi abre em breve, por isso ainda não publicamos valor.

Se quiser aprofundar, três linhas por onde continuar. Antes de falar com qualquer fornecedor convém ter claro o que é o cash flow e porque não é o mesmo que o lucro e que indicadores de tesouraria a gestão olha todas as semanas. Se a dúvida é mais imediata, veja se compensa um módulo pago para Odoo ou uma ferramenta à parte, perceba como funciona a previsão de tesouraria dentro do Odoo e, se ainda não tem uma, siga como construir uma previsão de tesouraria de raiz.

Perguntas frequentes

Quanto custa um software de tesouraria para uma PME com duas sociedades e quatro bancos?

Fica na faixa da previsão para PME (30 a 250 €/mês de mensalidade), com arranque à parte se pedir acompanhamento. Se o preço se dispara para esse tamanho, peça o detalhe e compare com outra opção.

Qual é a diferença entre um software de tesouraria e um ERP como o Odoo?

O Odoo leva a sua contabilidade, fatura, concilia extratos. Olha para trás com rigor. Um software de tesouraria olha para a frente com os dados do Odoo: quando vai receber, quando tem de pagar, o que acontece se algo mudar. Não substitui o seu programa de gestão; apoia-se nele. A ideia é ter ao mesmo tempo o livro bem arrumado e o filme do dinheiro.

Vale a pena um módulo pago para o Odoo em vez de uma ferramenta à parte?

Se o âmbito for apertado (uma sociedade, previsão simples a 3 meses), pode valer: o pagamento único de 100 a 400 € sai barato e vive dentro do seu Odoo. O preço é a versão: cada salto grande de Odoo deixa o módulo parado até o autor publicar a nova ou até pagar a migração. Com várias sociedades, cenários ou avisos, o módulo fica pequeno antes de um ano.

Quanto tempo demora a ficar a funcionar?

Depende do estado dos dados: ferramentas simples ficam numa tarde; as de PME ligadas ao Odoo são rápidas se a contabilidade estiver limpa e podem alongar-se bastante se antes houver vencimentos para arrumar e bancos por conciliar; soluções de média dimensão são projetos. Peça a quem vende um calendário real de um cliente parecido, com datas e entregáveis.