Software de tesorería para pymes: qué pedirle y cuánto cuesta

La hoja de cálculo aguanta mucho más de lo que la gente cuenta. En una pyme con un banco, una sociedad y facturación tranquila, una Excel limpia y bien pensada basta para vivir sin sustos. El problema aparece cuando los bancos pasan a ser tres, llega la segunda sociedad, la plantilla sube de doce a treinta y el IVA trimestral deja de ser una línea para convertirse en una víspera incómoda cada tres meses.

En ese momento la pregunta deja de ser «cómo mejoro mi Excel» y pasa a ser «qué pido a un software de tesorería para pymes, cuánto cuesta de verdad y qué parte del dinero se me va en cosas que no vi en el presupuesto». Es la decisión de este artículo. Lo escribo con empresas que ya trabajan con Odoo en la cabeza, porque es donde los números están, aunque sirve igual si vienes de otro programa de gestión. Las cifras que verás son rangos de mercado; el precio de Kashbi no está aquí porque todavía no estamos abiertos.

Señales de que la hoja de cálculo ya no basta

Ninguna de estas señales por separado te obliga a comprar nada. Cuando aparecen tres a la vez, el precio de seguir como estás ya no es cero.

• La persona que mantiene la hoja es la única que la entiende de verdad. Si se va de vacaciones dos semanas, el resto mira la pestaña «consolidado» sin saber qué celdas son fórmula y cuáles están pegadas a mano.
• Cada principio de mes alguien pega extractos de tres a cinco bancos. Son dos horas de un perfil caro haciendo copiar y pegar.
• Los saldos de la hoja y los del banco no coinciden hasta mediados de mes. Convives con la duda de si lo que proyectas se apoya en un número correcto.
• Nadie sabe contestar, sin pensarlo diez minutos, cuánto vais a cobrar la semana que viene de los diez mayores clientes. O cuánto queda disponible si contratas a dos personas en marzo.
• El IVA del trimestre llega y la caja se tensa. No porque falte dinero en el año, sino porque nadie ha mirado hacia abajo con dos semanas de margen.
• Habéis cambiado de versión de Odoo y la plantilla de previsión se rompe: las referencias a cuentas y diarios ya no son las mismas.

Si te suenan tres de estos seis puntos, el coste de no cambiar nada se mide en horas de alguien caro y en noches malas antes de un pago grande. A partir de ahí tiene sentido mirar el mercado.

Qué debe hacer un software de tesorería para una pyme

Lo mínimo útil. Si una herramienta te dice que falla en tres de estos puntos, no es tu herramienta, aunque el precio tire a bajo.

Dinero real de todos los bancos, al día. Saldo actualizado de cada cuenta sin que tengas que descargar extractos. Si llevas varias sociedades, también la vista de grupo.

Previsión que se monta sola desde tu contabilidad. La herramienta lee las facturas emitidas y recibidas con sus vencimientos, los pagos previstos, los pedidos ya confirmados. Tú no reescribes nada. Tú corriges lo que sabes que va a mover (ese cliente paga a 60, no a 30).

Gastos que no son facturas. Nóminas y seguros sociales, cuotas de préstamo, cuotas fijas (alquiler, software, seguros), pagos entre sociedades del grupo. En muchas pymes son una buena parte de la salida de caja mensual.

Impuestos. IVA del trimestre, retenciones a cuenta de la plantilla y de los profesionales, pagos fraccionados del impuesto de sociedades. En España son fechas duras: 20 de abril, 20 de julio, 20 de octubre, 30 de enero. Una previsión que las ignore es un dibujo bonito.

Escenarios. Qué pasa si ese cliente grande paga 60 días tarde, si firmas la ronda de incorporaciones en marzo, si decides adelantar el pago a un proveedor a cambio de descuento. Al menos dos escenarios abiertos a la vez y la posibilidad de compararlos lado a lado.

Avisos antes de que la caja baje del mínimo. Un correo que diga, con 15 días de margen, que la cuenta operativa se va por debajo de los 50.000 € que fijaste. Sin eso te enteras cuando llama el banco.

Varias sociedades. Vista de grupo con las operaciones entre empresas separadas, varias divisas si trabajas fuera, y el detalle de cada sociedad a un clic.

Que lo entienda quien no es de contabilidad. El gerente mira una pantalla el lunes por la mañana y toma una decisión. No descarga un PDF de 24 páginas.

Exportar para el banco, el socio o el asesor. Excel y PDF decentes. Que la gráfica que enseñas en el consejo no la hayas montado a mano.

Cuánto cuesta de verdad

Rangos orientativos por tipo de empresa, no por nombre de proveedor. Son precios públicos de web; lo que negocies ya es otra historia.

Tipo de solución	Precio orientativo	Para quién encaja
Herramienta sencilla para autónomos y micro	0 a 40 €/mes	1 banco, 1 sociedad, categorización básica
Previsión para pymes	30 a 250 €/mes	2 a 10 bancos, 1 a 3 sociedades, 13 semanas y escenarios
Solución para pyme mediana / mediana empresa	A medida, suele empezar en varios cientos de €/mes, más puesta en marcha	Grupos de 3 a 10 sociedades, consultor acompañando
Suite corporativa	Decenas de miles de euros al año	Grupos grandes con tesorería profesional
Módulo de pago para Odoo	100 a 400 € de pago único, más mantenimiento al cambiar de versión	Si cabe lo que hace y aceptas vivir pegado a esa versión

En la práctica, para una pyme con dos sociedades y cuatro cuentas bancarias, la cuota razonable está entre 50 y 200 €/mes. Por debajo de 30 €/mes son herramientas de autónomo con una capa de previsión muy fina; por encima de 300 €/mes entran los proyectos con consultor. Si alguien te pide 500 €/mes para dos sociedades y cuatro bancos, que te explique qué paga ese dinero.

Los costes que casi nadie te enseña en la demo

La cuota mensual nunca es todo lo que vas a pagar. Lo que falta está aquí.

Puesta en marcha. Muchas soluciones cobran la implantación aparte. Las sencillas se encienden en una tarde; las de pyme y las de mediana empresa cobran el arranque como partida propia. Pide el importe y el plazo por escrito antes de firmar.

Consultoría. Partner o integrador que monta la primera previsión, limpia los vencimientos y forma al equipo. En Odoo es común. Pide un presupuesto cerrado con horas y entregables, no una tarifa por hora abierta.

Usuario y banco adicionales. El plan dice «hasta X usuarios» y «hasta X bancos». El siguiente suele ser otro plan. Si vais a ser tres personas con dos bancos cuenta con cuatro y pregunta cuánto suma el extra; en algunas piezas la cuenta en moneda extranjera cuenta como banco aparte.

Mantenimiento al cambiar de versión. Un módulo de pago para Odoo te obliga, en cada salto mayor, a comprar el módulo adaptado o a pagar su migración. Ese coste anual no aparece en el precio inicial; pide la cifra del último salto.

Horas internas. Alguien dentro mantiene las categorías, revisa los avisos, corrige la previsión cuando un cliente avisa de que paga tarde. Suele ser poco al mes, pero no cero.

Si sumas setup prorrateado, cuota, usuarios y bancos extra y horas internas, el precio efectivo mensual queda bastante por encima del que ves en la página de precios. No es una trampa; es cómo funciona el sector. Pedir claridad antes de firmar sí es cosa tuya.

Diez preguntas para la demostración

Las preguntas que a mí me han ahorrado disgustos. Al vendedor, a la agencia o al partner que te lo monta.

1. ¿De qué datos construye la previsión? ¿Toca mi contabilidad o solo la lee?
2. Si cambio de versión de Odoo, ¿sigue funcionando sin intervención? ¿Qué pasa si todavía no habéis sacado la vuestra para esa versión?
3. ¿Qué cuenta como «sociedad» y qué como «usuario» en tu precio? ¿Un consultor externo que entra una vez al mes es usuario?
4. ¿Puedo meter pagos que no están en Odoo (cuotas de préstamo, estimación de IVA, dividendos previstos)?
5. ¿Cómo trato las operaciones entre empresas del grupo para no inflar cobros y pagos en la vista consolidada?
6. ¿Avisa antes de que la caja baje de un mínimo que yo fije? ¿Por correo, con cuántos días de margen y a quién?
7. ¿Qué puedo exportar? ¿Excel con fórmulas o PDF cerrado? ¿Me vale para llevárselo al banco?
8. ¿Puedo tener dos escenarios abiertos y compararlos lado a lado, o cada escenario sustituye al anterior?
9. ¿Qué soporte está incluido en la cuota? ¿Horas de consultoría? ¿Respuesta en cuántos días?
10. ¿Cuánto tarda la puesta en marcha en un caso parecido al mío? Pídele un cliente parecido para hablar con él.

La de versiones de Odoo y la de pagos que no son facturas son las que más se les atragantan a las herramientas atadas a un módulo. La del aviso de mínimos la falla casi todo lo de nivel «autónomo» disfrazado de «pyme».

Cuándo no te hace falta un software de tesorería

No todo el mundo necesita pagar una cuota mensual. Si estás en uno de estos tres cuadros, aguanta un poco más con la hoja.

• Una sola sociedad, un solo banco, facturación muy regular. Clientes recurrentes, cobros a 30 días que casi nunca se mueven, poca estacionalidad. Una Excel limpia con 13 semanas y una revisión mensual seria basta.
• La hoja la mantiene alguien que la domina y hay plan B. Está documentada, hay otra persona que entra y revisa cada mes, y el gerente sabe leerla sin interpretación. El riesgo de dependencia está controlado.
• No hay IVA fuerte, ni préstamos vivos, ni inversión a la vista. La parte de «lo que no son facturas» es pequeña y previsible. Casi todo son cobros y pagos de proveedores.

Si tu empresa no entra en ninguno de los tres, el día que lo tome en serio aparecerá. Mejor adelantarte que llegar tarde con un IVA respirándote en la nuca.

Dónde encaja Kashbi

Kashbi está pensado para pymes que ya trabajan con Odoo y no quieren otro programa de gestión encima. Lee lo que tienes dentro (bancos, facturas con sus vencimientos, pagos, extractos, pedidos confirmados) y te lo enseña ordenado: hoy, 13 semanas, 3 meses, 6 meses, 12 meses, por sociedad y por categoría. Añades los pagos que no son facturas y la previsión se recalcula sola. La cuota es fija y mensual según cuántas sociedades lleves.

Si quieres profundizar, te dejo tres hilos para seguir. Antes de hablar con nadie viene bien tener claro qué es el cash flow y por qué no es lo mismo que el beneficio y qué indicadores de tesorería mira la dirección cada semana. Si tu duda es más de hoy, revisa si te sale a cuenta un módulo de Odoo o una herramienta aparte, aprende cómo funciona la previsión de tesorería dentro de Odoo y, si todavía no la tienes, cómo montar una previsión de tesorería desde cero.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto cuesta un software de tesorería para una pyme con dos sociedades y cuatro bancos?

Entre 50 y 200 €/mes de cuota, para una herramienta de previsión con 13 semanas, vista de grupo y dos o tres usuarios. Añade la puesta en marcha aparte si pides acompañamiento. Si lo que te ofrecen son 500 €/mes o más para este tamaño, pide un desglose claro de qué incluye y compáralo con otra opción.

¿Qué diferencia hay entre un software de tesorería y un ERP como Odoo?

Odoo lleva tu contabilidad, factura, concilia, guarda extractos. Mira hacia atrás con precisión. Un software de tesorería mira hacia delante con los datos de Odoo: cuándo vas a cobrar, cuándo tienes que pagar, qué pasa si cambia algo. No sustituye al ERP; se apoya en él. La idea es tener a la vez el libro bien llevado y la película del dinero.

¿Me vale un módulo de pago para Odoo en lugar de una herramienta aparte?

Si tu caso es muy acotado (una sociedad, previsión sencilla a 3 meses), puede valer: el pago único de 100 a 400 € sale barato y vive dentro de tu Odoo. El peaje es la versión: cada salto grande de Odoo deja el módulo quieto hasta que su autor publica la nueva o pagas la migración. Con varias sociedades, escenarios o avisos, el módulo se queda corto antes de un año.

¿Cuánto tarda en estar funcionando?

Las sencillas, una tarde. Las de pyme con conexión a Odoo, pocas semanas si la contabilidad está limpia, bastante más si antes toca ordenar vencimientos y conciliar bancos. Las de mediana empresa a medida, meses. Pide a quien te lo venda un calendario real de un cliente parecido al tuyo, con fechas y entregables.