Software di tesoreria PMI prezzo: fasce reali di mercato

Un foglio di calcolo porta avanti una PMI molto più di quanto i fornitori di software raccontino. Con una banca, una società e fatturazione regolare, un Excel pulito basta per dormire tranquilli. Le cose cambiano quando le banche diventano tre, apre la seconda società, l’organico sale da dodici a trenta e la liquidazione IVA trimestrale smette di essere una riga nel modello per diventare la vigilia scomoda che si mangia il lunedì prima di ogni scadenza.

In quel momento la domanda non è più «come miglioro l’Excel» ma «cosa chiedo a un software di tesoreria per PMI, quanto costa davvero e dove finisce il denaro di cui nessuno mi ha parlato al primo incontro?». È la discussione di questo articolo. Lo scrivo pensando a chi lavora già in Odoo, perché lì sono i dati, ma il ragionamento vale lo stesso con un altro gestionale. Le fasce di prezzo che leggi sono indicative del mercato.

Segnali che il foglio non basta più

Nessuno di questi segnali, da solo, ti obbliga a comprare qualcosa. Quando ne arrivano tre insieme, il costo di continuare come adesso smette di essere zero.

La persona che tiene il foglio è l’unica che lo capisce davvero. Due settimane di ferie e il resto del team guarda il foglio «consolidato» senza sapere quali celle sono formule e quali sono state incollate a mano.
Ogni mese qualcuno incolla gli estratti di tre o cinque banche. Due ore di un profilo caro per fare copia e incolla.
I saldi del foglio e quelli della banca coincidono solo a metà mese. Convivi con il dubbio che la previsione che mostri si appoggi su un numero corretto.
Nessuno sa dirti, in dieci minuti, quanto incasserai la settimana prossima dai dieci clienti maggiori. Né quanta cassa ti resta se assumi due persone a marzo.
Arriva la liquidazione IVA e la cassa tira, non perché manchi il denaro nell’anno, ma perché nessuno ha guardato in basso con due settimane di margine.
Hai cambiato versione del gestionale e il modello di previsione si è rotto. I riferimenti ai conti e ai sezionali sono cambiati e il foglio punta a posti che non esistono più.

Se tre di questi sei punti ti suonano familiari, il costo di non cambiare nulla si misura già in ore di gente cara e in notti pesanti prima di un pagamento grosso. Da lì ha senso guardare il mercato.

Cosa deve fare davvero un software di tesoreria

Lista minima utile. Se uno strumento fallisce in tre di questi punti, non è il tuo strumento, anche se il prezzo è invitante.

Soldi reali di tutte le banche, aggiornati. Saldo di ogni conto senza che tu scarichi gli estratti. Se gestisci più società, anche una vista di gruppo.

Previsione che si costruisce da sola a partire dalla contabilità. Lo strumento legge le fatture emesse e ricevute con scadenza, gli ordini confermati, i pagamenti programmati. Tu non riscrivi nulla. Correggi quello che sai che si muoverà (quel cliente paga a 60 giorni, non a 30).

Uscite che non sono fatture. Stipendi e oneri sociali, rate di finanziamento, costi fissi (affitto, software, assicurazioni), movimenti tra società del gruppo. In una PMI sono una fetta importante delle uscite mensili.

Imposte. In regime IVA mensile, F24 ogni 16 del mese (IVA del mese prima, ritenute IRPEF, INPS); acconti IRES e IRAP il 30 giugno (con il saldo) e il 30 novembre. Date dure: una previsione che le ignora è un disegno carino e nient’altro.

Scenari. Cosa succede se un cliente grande paga con 60 giorni di ritardo, se confermi le assunzioni previste a marzo, se anticipi un pagamento a un fornitore in cambio di sconto. Almeno due scenari aperti insieme e la possibilità di confrontarli affiancati.

Avvisi prima che la cassa scenda sotto una soglia. Un’email, con 15 giorni di margine, che dice che il conto operativo sta per andare sotto i 50.000 € che hai fissato come minimo. Senza, lo scopri quando chiama la banca.

Più società. Vista di gruppo con le operazioni infragruppo tenute a parte, più valute se vendi fuori, dettaglio di ogni società a un clic.

Leggibile da chi non è della contabilità. Il titolare apre uno schermo lunedì mattina e prende una decisione. Non scarica un PDF da 24 pagine.

Esportazioni per la banca, il socio o il commercialista. Excel e PDF decenti. Il grafico che porti in consiglio non deve essere costruito a mano.

Quanto costa, in pratica

Fasce indicative del mercato attuale, per tipologia di azienda e non per nome di fornitore. Sono prezzi di listino pubblico; quello che negozi è un’altra storia.

Tipo di soluzione	Prezzo indicativo	A chi serve
Strumento semplice per professionisti e micro imprese	0 a 40 €/mese	1 banca, 1 società, categorizzazione base
Previsione per PMI	30 a 250 €/mese	2 a 10 banche, 1 a 3 società, 13 settimane e scenari
Soluzione per media impresa	Su misura, parte di solito da diverse centinaia di €/mese, più l’attivazione	Gruppi di 3 a 10 società, con consulente
Suite enterprise	Decine di migliaia di euro all’anno	Grandi gruppi con tesoreria professionale
Modulo a pagamento dentro il gestionale	100 a 400 € una tantum, più manutenzione quando cambi versione	Se lo scope è piccolo e accetti la dipendenza dalla versione

In pratica, per una PMI con due società e quattro conti bancari, la fascia utile è di solito tra 50 e 200 €/mese di canone. Sotto i 30 €/mese trovi soprattutto strumenti per professionisti con uno strato di previsione sottile; oltre i 300 €/mese entri in progetti con consulente. Se un fornitore chiede molto di più per quella dimensione, fatti spiegare cosa paga la differenza.

I costi che la demo non ti mostra

Il canone è solo una parte del prezzo reale. Il resto vive qui.

Attivazione. Gli strumenti semplici li accendi tu in un pomeriggio. Quelli per PMI e per media impresa fanno pagare la messa in opera a parte; fatti dare l’importo e il piano per iscritto, con ore e consegne.

Consulenza. Partner o integratore che costruisce la prima previsione, pulisce le scadenze e forma il team. In Odoo è comune: chiedi un preventivo a progetto, non a corpo. Il monte ore dipende da quanto sono puliti i dati di partenza.

Utente e banca aggiuntivi. Il piano dice «fino a X utenti» e «fino a X banche»; il posto successivo è un altro piano. Se sarete in tre con due banche, conta quattro e chiedi quanto aggiunge l’extra; in alcuni strumenti il conto in valuta estera conta come banca a sé.

Cambio di versione del gestionale. Se scegli un modulo a pagamento, ogni salto maggiore ti costringe a comprare il modulo adattato o a pagarne la migrazione: una voce ricorrente che non appare nel preventivo iniziale.

Ore interne. Qualcuno in azienda tiene le categorie, controlla gli avvisi, corregge la previsione quando un cliente avvisa di un ritardo. Qualche ora al mese di una persona già occupata.

Sommando messa in opera, canone, utenti e banche in più e ore interne, il costo mensile effettivo supera di parecchio la pagina dei prezzi. Non è un inganno; è come funziona il settore. Chiedere chiarezza prima di firmare tocca a te.

Dieci domande per la demo

Le domande che a me hanno risparmiato dispiaceri. Al venditore, all’agenzia o al partner che implementerà la soluzione.

Con quali dati costruisce la previsione? Tocca la mia contabilità o la legge soltanto?
Se cambio versione del gestionale, continua a funzionare senza intervento manuale? Cosa succede se la vostra versione aggiornata non è ancora pronta?
Cosa conta come «società» e cosa come «utente» nel vostro prezzo? Un consulente esterno che entra una volta al mese è un utente?
Posso inserire uscite che non sono in contabilità (rate di finanziamento, stima IVA, dividendi previsti)?
Come trattate le operazioni infragruppo per non gonfiare incassi e pagamenti nella vista consolidata?
Avvisa prima che la cassa scenda sotto una soglia che fisso io? Via email, con quanti giorni di margine e a chi?
Cosa posso esportare e in che formato? Excel con formule o PDF chiuso? Mi serve per portarlo in banca?
Posso tenere due scenari aperti e confrontarli affiancati, o ogni scenario sostituisce il precedente?
Che supporto è incluso nel canone? Ore di consulenza? Risposta entro quanti giorni?
Quanto dura l’attivazione in un caso simile al mio? Chiedi un cliente di riferimento con cui parlare.

La 2 e la 4 sono quelle su cui vale la pena insistere con gli strumenti legati a moduli del gestionale. La 6 è un punto debole frequente negli strumenti «per professionisti» travestiti da «per PMI».

Quando non serve un software di tesoreria

Non tutti devono iniziare a pagare un canone. Se rientri in uno di questi tre quadri, il foglio ti porta ancora un po’ avanti.

Una sola società, una sola banca, fatturazione molto regolare. Clienti ricorrenti, pagamenti a 30 giorni che quasi non slittano, poca stagionalità. Un foglio pulito con 13 settimane e una revisione mensile seria basta.
Il foglio lo tiene qualcuno che lo possiede e c’è un piano B. È documentato, una seconda persona lo rivede ogni mese e il titolare lo legge senza traduzione. Il rischio da persona chiave è sotto controllo.
Niente IVA pesante, niente finanziamenti attivi, nessun investimento imminente. La parte «fuori fatture» è piccola e prevedibile. Quasi tutto sono incassi clienti e pagamenti fornitori.

Se la tua azienda non rientra in nessuno dei tre, il giorno in cui dovrai prendere la cosa sul serio arriverà. Meglio anticiparlo che trovarselo la settimana prima della liquidazione IVA.

Dove si colloca Kashbi

Kashbi è pensato per PMI che lavorano già con Odoo e non vogliono un secondo programma di gestione. Legge quello che hai già dentro (banche, fatture con scadenze, pagamenti, estratti, ordini confermati) e te lo mostra in ordine: oggi, 13 settimane, 3 mesi, 6 mesi, 12 mesi, per società e per categoria. Aggiungi le uscite che non sono fatture e la previsione si ricalcola da sola. Il canone è mensile e fisso in base a quante società gestisci, e non tocchiamo il tuo Odoo. Apre a breve; la cifra non è ancora pubblica.

Se vuoi approfondire, tre fili da tirare. Prima di parlare con un fornitore conviene avere chiaro cos’è il cash flow e perché non è la stessa cosa dell’utile e quali indicatori di tesoreria la direzione guarda ogni settimana. Se la domanda è più immediata, verifica se ti conviene un modulo a pagamento per Odoo o uno strumento a parte, capisci come funziona la previsione di cassa dentro Odoo e, se non ne hai ancora una, segui come costruire una previsione di cassa da zero.

Domande frequenti

Quanto costa un software di tesoreria per una PMI con due società e quattro banche?

Nel mercato attuale, di solito tra 50 e 200 €/mese di canone per uno strumento di previsione con 13 settimane, vista di gruppo e due o tre utenti. La messa in opera, quando c’è, si paga a parte: chiedi importo e consegne per iscritto. Se un fornitore chiede molto di più per questa dimensione, fatti spiegare la differenza e confronta con un’altra opzione.

Che differenza c’è tra un software di tesoreria e un ERP come Odoo?

Odoo tiene la contabilità, fattura, riconcilia gli estratti. Guarda indietro con precisione. Un software di tesoreria guarda avanti con i dati di Odoo: quando incasserai, quando devi pagare, cosa succede se qualcosa cambia. Non sostituisce l’ERP; ci si appoggia. L’obiettivo è avere allo stesso tempo il libro ben tenuto e il film del denaro.

Mi basta un modulo a pagamento dentro Odoo invece di uno strumento a parte?

Se lo scope è piccolo (una società, previsione semplice a 3 mesi), può bastare: il pagamento una tantum di 100 a 400 € è economico e il modulo vive dentro il tuo Odoo. Il prezzo è la versione: ogni salto grande di Odoo lascia il modulo fermo finché l’autore non pubblica la versione nuova o paghi la migrazione. Con più società, scenari o avvisi, il modulo diventa stretto in meno di un anno.

Quanto tempo serve per essere operativi?

Strumenti semplici, un pomeriggio. Strumenti per PMI collegati a Odoo, qualche settimana se la contabilità è pulita; mesi se prima bisogna sistemare scadenze e riconciliazioni bancarie. Soluzioni per media impresa su misura, parecchi mesi. Chiedi a chi vende un calendario reale di un cliente simile al tuo, con date e consegne.