Come fare una previsione di cassa passo passo

Fare una previsione di cassa che serva davvero non è un esercizio contabile, è uno strumento di gestione. Se guidi una PMI da dieci, cinquanta o centocinquanta persone, quello che ti serve il lunedì mattina è una risposta chiara a una domanda: quanta cassa avrò tra sei settimane e tra sei mesi, se non succede nulla di strano? Se non è chiaro, ogni decisione (assumere, comprare un macchinario, superare un trimestre lento) la prendi a occhi semichiusi.

L’idea è semplice. Parti dal saldo reale che hai oggi in banca, aggiungi quello che incasserai davvero nelle date in cui davvero incasserai, togli quello che pagherai nelle date in cui davvero pagherai, e segui il saldo mese per mese. La cura sta nel non inventarti le date degli incassi, nel non dimenticarti le scadenze trimestrali e la tredicesima, e nel rivedere la previsione ogni settimana per tenerla attaccata alla realtà.

Questa guida fa il percorso passo per passo, con una PMI inventata di ingegneria industriale, ventiquattro persone, 1,8 milioni di euro di fatturato annuo. Alla fine trovi la tabella completa a sei mesi e gli errori che fai di più la prima volta.

Cosa entra nella previsione di cassa (e cosa resta fuori)

Entra tutto quello che tocca il conto corrente: incassi dai clienti, pagamenti ai fornitori, stipendi, affitto, rate dei finanziamenti, imposte, assicurazioni, investimenti e straordinari. Non entra il conto economico: una fattura emessa a novembre e incassata a febbraio è cassa di febbraio, non di novembre. Questa distinzione è quella che spiega perché un’azienda in utile può restare senza soldi. Ammortamenti, accantonamenti e riclassifiche restano fuori: solo quello che entra o esce dal conto. Se vuoi la versione lunga, cosa significa davvero cash flow in azienda prende tempo per raccontarla.

Passo 1: scegli orizzonte e livello di dettaglio

L’orizzonte dipende da cosa ti serve. Per la gestione quotidiana e le decisioni operative, tredici settimane con dettaglio settimanale è lo standard: basta a vedere un trimestre intero e a scoprire un buco prima che arrivi. Per decisioni di assunzione, investimento o trattativa con la banca, da sei a dodici mesi con dettaglio mensile.

In pratica si tengono due viste insieme: la settimanale sulle prossime tredici settimane e la mensile fino a fine anno o esercizio. Più vicino nel tempo, più dettaglio; più lontano, più aggregato. Se vuoi convivere settimana per settimana con il breve termine, la guida alla previsione a 13 settimane ha il formato e le regole di taglio.

Passo 2: parti dal saldo reale della banca, non dal libro contabile

Il primo numero della previsione è il saldo che hai oggi su tutti i conti correnti, sommato. Quel numero lo dà la banca, non la contabilità. Se hai più conti, più società o una linea di affidamento usata in parte, metti una riga per conto e sommi in fondo.

Un inciampo classico: il saldo contabile e quello bancario non coincidono quasi mai. Possono esserci assegni emessi non ancora presentati, rimesse in viaggio, scritture di ieri non registrate o movimenti vecchi che si trascinano. Prima di costruire la previsione, riconcilia le banche e ancora il saldo di partenza al numero vero. Lo scarto fra saldo bancario e contabile in Odoo ha un capitolo a parte, e spesso è il motivo per cui una previsione sembra fuori rotta senza esserlo.

Passo 3: incassi alla data reale di pagamento, non alla data della fattura

Qui si gioca metà della partita. La data della fattura e la data in cui ti pagano davvero quasi mai coincidono. Se vendi B2B a trenta giorni e i clienti ti pagano a 60, 75 o 90 giorni reali, mettere ogni incasso nel mese della fattura ti disegna una previsione pulita che non sta in piedi.

Quello che rende utile la previsione è calcolare, cliente per cliente o a gruppi di clienti, quanto davvero ciascuno impiega a pagarti. Se hai quattro clienti grandi e venti più piccoli, guardi gli ultimi dodici mesi e tiri fuori il ritardo medio reale dei quattro grandi uno per uno; gli altri li raggruppi con un ritardo medio comune. Poi applichi quel ritardo a ogni fattura emessa non ancora incassata e metti l’importo nel mese di incasso previsto.

Per le vendite future ancora da fatturare, stesso schema: calendario di fatturazione previsto più ritardo medio. Per le fatture scadute, decidi caso per caso, meglio prudente. Due numeri stabilizzano il modello: il DSO (quanti giorni ci mette un euro di vendite a diventare cassa) e la percentuale storica di insoluti (se il 2% non arriva mai, applicalo come taglio alle previsioni). Quando il ritardo nei pagamenti è il nervo del business, gli scenari di cassa per PMI quando un cliente paga in ritardo ti servono per montare la versione “cliente grande paga 60 giorni dopo” senza riscrivere la previsione base.

Passo 4: pagamenti, uno a uno

I pagamenti li conosci meglio degli incassi, ma uno o due sfuggono quasi sempre. La lista minima è questa:

Stipendi netti. Pagati di solito il 27 o 28 del mese. La tredicesima si versa entro il 23 dicembre; se paghi anche la quattordicesima, aggiungila a luglio. Premi, TFR anticipato e variabili su righe proprie.
F24 del 16. Per un’azienda in regime IVA mensile, il 16 di ogni mese versi con F24 l’IVA del mese precedente, le ritenute IRPEF dei dipendenti e i contributi INPS del mese prima. Il regime trimestrale è previsto solo sotto soglia (16 maggio, 20 agosto, 16 novembre e 16 marzo, con maggiorazione dell’1%).
Fornitori. Metti ogni fattura ricevuta nella colonna del mese di scadenza, non di emissione. Tieni una lista fissa dei ricorrenti (affitto, utenze, assicurazioni, software, manutenzione) e trascinala a ogni mese.
Acconti e saldo IRES e IRAP. Il saldo dell’esercizio precedente e il 1° acconto si versano il 30 giugno; il 2° acconto il 30 novembre. In come trattare le imposte nella previsione di cassa trovi la casistica completa.
Finanziamenti e leasing. La rata mensile la conosci; trascina la riga fino all’ultima rata.
Annuali, una tantum e distribuzioni ai soci. Responsabilità civile, commercialista, licenze software, dividendi deliberati: quello che si paga una volta all’anno tende a sparire dai fogli di calcolo. Non lasciarlo fuori.

Passo 5: straordinari e saldo minimo di sicurezza

Prima di chiudere, due cose. La prima, gli straordinari: acquisto di un macchinario, un lavoro in sede, un contenzioso, un pagamento d’acquisizione. Qualunque cosa fuori dal ritmo normale va nel mese giusto, su una riga a parte, così non sporca lo zoccolo operativo.

La seconda, il saldo minimo. Decidi la soglia sotto cui non vuoi scendere mai. Per una PMI sana di solito è un mese di uscite operative (stipendi, fornitori, affitto, rate); un mese e mezzo o due se il ciclo di incasso è lungo. È la linea rossa della previsione: se un mese chiude sotto, qualcosa deve muoversi prima di arrivarci.

Esempio pratico: Luminia Ingegneria S.r.l., sei mesi mese per mese

Luminia Ingegneria S.r.l. è una PMI di manutenzione industriale. Ventiquattro persone, 1,8 milioni di euro di fatturato annuo, quattro clienti grandi che in pratica pagano a 55 giorni e una ventina più piccoli a 35. Fatturazione mensile stabile, con il tipico calo di gennaio. Saldo bancario al 1° novembre 2026: 68.400 €. Tredicesima entro il 23 dicembre. Regime IVA mensile (F24 del 16, con IVA del mese precedente, ritenute IRPEF e INPS). 2° acconto IRES/IRAP il 30 novembre. Acquisto previsto di un banco di prova a marzo per 18.000 €. Saldo minimo fissato dall’amministratore: 60.000 €.

Voce	Nov	Dic	Gen	Feb	Mar	Apr
Saldo iniziale	68.400	71.800	47.800	24.800	39.800	36.800
Incassi clienti	155.000	145.000	110.000	165.000	170.000	150.000
Stipendi netti	42.000	42.000	42.000	42.000	42.000	42.000
Tredicesima (23 dic)	0	32.000	0	0	0	0
F24 del 16 (IRPEF, INPS, IVA mensile)	42.000	42.000	42.000	42.000	42.000	42.000
Fornitori	48.000	42.000	38.000	55.000	60.000	50.000
Affitto e assicurazioni	6.800	6.800	6.800	6.800	6.800	6.800
Rata finanziamento	4.200	4.200	4.200	4.200	4.200	4.200
2° acconto IRES/IRAP (30 nov)	8.600	0	0	0	0	0
Nuovo macchinario	0	0	0	0	18.000	0
Saldo finale	71.800	47.800	24.800	39.800	36.800	41.800

Il punto più basso è a gennaio, 24.800 €, molto sotto il minimo di 60.000 € che l’azienda si è data. La cassa resta tirata da dicembre ad aprile. Quello che conta non sono i numeri in sé: il calo si vede a novembre, con due mesi di margine per muoversi (anticipare un incasso grande, rinviare un acquisto, aprire una linea di breve termine con calma). Per questo serve la previsione.

Passo 6: revisione settimanale, previsto contro reale

Una previsione che non si rivede smette di funzionare in tre settimane. Fissa un orario fisso (lunedì mattina presto va bene), prendi l’estratto conto della settimana scorsa e lo confronti con quello che avevi previsto. Succede quasi sempre così:

Un incasso grande è slittato di una settimana. Sposti la riga e verifichi che il minimo resti al sicuro.
Un cliente ha pagato prima. Sommi margine al mese successivo.
È uscito un pagamento che non avevi previsto (una restituzione, un conguaglio INPS, un avviso bonario). Lo aggiungi come riga permanente se può ripetersi.
Stipendi o fornitori sono usciti a un importo un po’ diverso. Correggi lo schema.

La parte che vale di più è scrivere perché non ha quadrato. Se ogni settimana appunti due righe “incasso X in ritardo per motivo Y”, in tre mesi hai la mappa vera del tuo ciclo di incasso e la previsione si stringe da sola.

Gli otto errori più comuni la prima volta

Otto scivolate si ripetono in quasi tutte le PMI:

Mettere gli incassi nel mese della fattura invece che in quello dell’incasso reale. La previsione viene più ordinata e sbaglia tutti i mesi.
Dimenticare l’F24 mensile. Il 16 di ogni mese IVA, ritenute IRPEF e contributi INPS escono insieme; è la data che manda a tappeto più previsioni.
Saltare tredicesima o quattordicesima. Dicembre e luglio sono i mesi che rompono più previsioni.
Partire dal saldo contabile invece che dal bancario. Se le banche non sono riconciliate, l’errore se lo trascina da gennaio in poi.
Mescolare le società del gruppo. Se due società emettono fattura l’una all’altra, inserire i flussi incrociati su entrambi i lati gonfia incassi e pagamenti e nasconde la posizione vera. L’infragruppo va a parte e si netta.
Non aggiornare il ritardo di incasso quando un cliente cambia ritmo. Se un cliente da tre mesi paga a 75 invece che a 45, cambia l’ipotesi.
Pretendere la precisione al centesimo. È una stima. Il centinaio o il migliaio di euro basta per decidere.
Non rivedere. Costruire la previsione una volta al mese e guardarla al mese dopo è quasi come non averla.

Quando lasciare il foglio di calcolo

Finché l’azienda sta in un foglio Excel, il foglio funziona. Appena entrano in gioco diversi conti correnti, due o tre società, centinaia di fatture al mese e clienti grandi il cui calendario sposta il saldo mensile, il foglio si fa fragile: ogni mese incolli estratti, aggiusti formule, speri che nessuno abbia toccato una riga e ricevi la foto in ritardo. In fino a dove regge il foglio di calcolo per la previsione di cassa c’è una lista onesta di cosa fa bene il foglio e cosa smette di fare oltre una certa dimensione.

Al di là di quella soglia conviene guardare strumenti che leggano i dati che hai già. Se lavori con Odoo, è logico che il programma di tesoreria legga le fatture emesse e ricevute con scadenza, i pagamenti, gli estratti riconciliati, le rate e le società del gruppo, e proietti su quella base. Costruire la previsione su Odoo ha le sue sfumature fra Community ed Enterprise, ma è la strada corta quando i dati sono già lì.

Kashbi legge il tuo Odoo (una o più società), mostra il denaro reale di tutti i conti al giorno, proietta incassi e pagamenti con le scadenze che hai dentro, incorpora imposte stimate e rate dei finanziamenti e avvisa per email prima che la cassa scenda sotto il minimo che hai fissato. Apre a breve.

Domande frequenti

Su che orizzonte conviene fare la previsione di cassa in una PMI?

Per la gestione quotidiana, tredici settimane con dettaglio settimanale. Per decisioni di investimento, assunzioni o conversazioni con la banca, da sei a dodici mesi con dettaglio mensile. Il modo utile è tenere entrambe le viste: la settimanale la rivedi ogni lunedì, la mensile a chiusura di mese.

Come inserisco l’IVA se ancora non conosco il valore del trimestre?

Stima l’IVA a debito con la previsione delle vendite e quella a credito con la previsione degli acquisti, e proietta la differenza come saldo da versare o a credito. Nella prima versione approssima con la percentuale media degli ultimi quattro trimestri. Poi, mese per mese, aggiusti con i dati reali.

Meglio la data fattura o la data prevista di incasso?

Sempre la data prevista di incasso. La data fattura serve alla contabilità e a misurare le vendite, non a sapere quanta cassa avrai. Se i clienti grandi pagano a 60 o 75 giorni, modellarli a 30 ti disegna una cassa che non esiste.

Con che frequenza va rivista la previsione?

Una volta a settimana la vista a tredici settimane, per spostare incassi e pagamenti mano a mano che la realtà si forma; una volta al mese la vista a sei o dodici mesi, alla chiusura contabile. La parte cara è smettere di guardarla.