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IVA e acconti nella previsione di cassa: niente sorprese

Come inserire IVA, ritenute e acconti IRES o IRPEF nella previsione di cassa, in modo che la scadenza fiscale non lasci la PMI senza liquidità.

Team KashbiPubblicato 8 min di lettura

C’è un momento preciso in cui una PMI gestita bene si trova senza fiato. Arriva il 16 maggio, il commercialista chiude la liquidazione IVA del primo trimestre, e sul conto corrente compare un buco che fino al giorno prima non si vedeva. L’IVA incassata dai clienti non era mai stata denaro tuo. Era un prestito di tre mesi che adesso devi restituire all’erario.

Quasi tutte le sorprese di cassa in una PMI partono da qui. Una previsione di cassa senza IVA, senza ritenute e senza acconti IRES o IRPEF non serve a molto, per quanto bello sia il grafico.

Questo articolo è su questo. Come stimare l’IVA mese per mese, come accantonare la parte che non è tua, e come inserire ritenute, acconti e contributi INPS nel piano, in modo che il trimestre non sia più un evento.

L’errore classico, contare l’IVA incassata come cassa propria

Emetti una fattura di 10.000 € + 2.200 € di IVA. In banca entrano 12.200 €. Nella previsione segni 12.200 €. Due mesi dopo, quando scade la liquidazione periodica, il saldo cala di una somma che per settimane ti ha raccontato una bugia.

L’IVA a debito è un debito con una data certa. La incassi per conto dello Stato. Più l’azienda cresce, più cresce il mucchio di IVA accantonata, e più forte è il colpo se non la metti da parte.

Regola semplice:

Una previsione decente mette l’IVA netta tra i pagamenti futuri già dal giorno in cui emetti la fattura, non dal giorno in cui te ne ricordi.

Quali imposte entrano nella previsione di una PMI in Italia

Le date dipendono dal regime scelto (mensile o trimestrale), dal volume d’affari e dalla ripartizione degli acconti. Verifica tutto con il tuo commercialista e con lo scadenzario dell’Agenzia delle Entrate, che è l’unica fonte che non invecchia. La tabella sotto è il caso tipico di una SRL trimestrale con esercizio solare.

Imposta Dove Periodicità tipica Scadenza
IVA mensile F24 Mensile 16 del mese successivo
IVA trimestrale F24 Trimestrale 16 del secondo mese successivo con maggiorazione dell’1%
Ritenute dipendenti e INPS F24 Mensile 16 di ogni mese
Saldo + 1° acconto IRES/IRAP F24 Annuale 30 giugno (o 30 luglio con lo 0,40%)
2° acconto IRES/IRAP F24 Annuale 30 novembre
Acconto IVA F24 Annuale 27 dicembre
LIPE – Comunicazione liquidazioni IVA Telematica Trimestrale Fine del mese successivo al trimestre

Per una PMI trimestrale, le scadenze IVA cadono tipicamente il 16 maggio (1° trimestre), il 20 agosto (2° trimestre, con la proroga di Ferragosto), il 16 novembre (3° trimestre) e il 16 marzo dell’anno successivo con la dichiarazione annuale (4° trimestre). Se il 16 cade di sabato o festivo, slitta al primo giorno lavorativo utile. La maggiorazione dell’1% è il prezzo del regime trimestrale, va messa in conto nella stima.

Al 27 dicembre si aggiunge l’acconto IVA, dovuto da chi è in regime mensile o trimestrale. L’importo si calcola con metodo storico, previsionale o sulle operazioni effettuate; mettilo nella previsione come versamento di dicembre, perché atterra sulla cassa già tirata dalla tredicesima e dall’F24 del 16 dicembre.

Fonte ufficiale per l’agenda: scadenzario dell’Agenzia delle Entrate.

Come inserirle nel foglio di calcolo (o nello strumento che usi)

Due mosse. Insieme fanno sparire il panico del 16.

1. Accantonare l’IVA netta ogni mese, anche quando il versamento non c’è ancora.

A fine mese calcoli l’IVA a debito meno l’IVA a credito e la sposti su una riga a parte della previsione, chiamata “IVA accantonata del trimestre”. Non è un costo, è denaro marcato come non disponibile. Se puoi, portalo su un conto o sottoconto diverso. Il giorno della scadenza basta una disposizione.

2. Mettere il pagamento stimato alla data vera.

Nella riga “imposte” della previsione settimanale o mensile, apri una cella per ogni scadenza dell’anno con una cifra stimata. Per l’IVA, parti dalla tua marginalità media (se l’IVA detraibile vale di solito il 40% dell’IVA a debito, metti da parte il 60% dell’IVA incassata). Aggiorna a ogni chiusura mensile.

Se tieni la contabilità in Odoo i dati ci sono già: fatture emesse e ricevute con i codici IVA, pagamenti riconciliati, estratti bancari. Quello che Odoo non fa è mostrarti il prossimo F24 sulla linea del tempo della tua cassa. Odoo Community non ha previsione di cassa in avanti. Il rendiconto finanziario di Odoo Enterprise guarda al passato. La riga delle imposte della previsione la monti tu a parte, in un foglio Excel o in uno strumento di tesoreria.

Kashbi fa questa parte ripetitiva al posto tuo. Mette l’IVA e le ritenute stimate nella previsione alla data del versamento, in base alle fatture del tuo Odoo. Con più società, lo fa società per società.

Un trimestre con i numeri

Azienda inventata, Officine San Giorgio S.r.l., 14 persone, 1,5 M€ di fatturato annuo, regime IVA mensile, esercizio solare.

In un mese tipico:

Cosa esce dal conto il 16 maggio: F24 con l’IVA di aprile (8.360 €) e ritenute IRPEF + INPS di aprile (20.000 €), per un totale di 28.360 €.

Da ricordare: il 16 di ogni mese esce lo stesso tipo di F24 con le voci del mese precedente, insieme. Se durante aprile hai spostato 8.360 € sul conto IVA mano a mano che fatturavi, il 16 maggio il colpo si assorbe. Senza accantonamento, l’F24 piomba addosso alla cassa già tirata dallo stipendio di aprile pagato fine mese, e la settimana del 16 scricchiola.

Questo esercizio lo fai una volta a inizio anno con il commercialista, lo ripartisci per mesi e lo rivedi a ogni chiusura.

Come farla stare nel piano a 13 settimane

Nella previsione settimanale, ogni scadenza fiscale è una riga datata. Se il tuo piano di cassa a 13 settimane non ha l’Agenzia delle Entrate e l’INPS con le date giuste, è incompleto. In pratica conviene tenere due righe: “imposte accantonate nel mese” (quello che metti da parte) e “imposte versate con F24” (quello che esce davvero). La prima racconta lo sforzo. La seconda, l’impatto.

Quando costruisci la tua previsione di cassa da zero, la riga fiscale è la seconda da bloccare, subito dopo gli stipendi. Il resto può spostarsi di una settimana. Queste scadenze no.

Indicatori che avvisano in anticipo

Due indicatori di tesoreria per la direzione servono molto qui. Il saldo minimo previsto nei prossimi 90 giorni. E il rapporto tra cassa operativa e prossimo versamento fiscale. Se a fine febbraio la cassa operativa è inferiore al versamento IVA stimato del 16 maggio, non aspettare maggio. Parla con il commercialista, spingi gli incassi, valuta una rateazione con l’Agenzia Entrate Riscossione, rinvia un acquisto che non è urgente.

La rateazione esiste ed entro certi limiti si ottiene. È una rete di sicurezza, non una strategia.

Domande frequenti

Posso sapere l’IVA da versare prima di chiudere il trimestre?

Sì, mese per mese. L’IVA a debito è fissata il giorno dell’emissione della fattura. Quella a credito, il giorno della ricezione della fattura fornitore. Con la contabilità aggiornata, la chiusura mensile ti dà una stima molto vicina al numero finale.

Che faccio se un cliente paga tardi e mi resta corto per l’IVA?

L’IVA ordinaria è dovuta sulla fattura emessa, non sull’incasso, salvo il regime dell’IVA per cassa (sotto 2 milioni di volume d’affari). Se la cassa non arriva, chiedi una rateazione all’Agenzia Entrate Riscossione prima della scadenza e rinegozia con i fornitori. Il ravvedimento operoso è utile se paghi in ritardo, ma gli interessi scattano subito.

Gli acconti IRES e IRAP come li metto se non so ancora l’utile?

Gli acconti si calcolano sull’imposta dell’anno precedente, in genere 40% a giugno e 60% a novembre, o 50 e 50 per i soggetti ISA. Il commercialista ti dà i due numeri a inizio anno. Mettili in previsione già a gennaio e rivedili a settembre, quando il risultato dell’anno è più chiaro.

La stessa tabella vale per un gruppo con più società?

Vale, se la tieni società per società e poi consolidi. Ogni entità ha la sua partita IVA, il suo regime e il suo F24. Operazioni infragruppo generano IVA a debito di qui e a credito di là, in gran parte si compensano, ma in cassa ogni società paga dal suo conto.