IVA y pagos a cuenta en la previsión: que no te pillen
Cómo meter el IVA, las retenciones y los pagos fraccionados en la previsión de tesorería para que el trimestre no te deje sin caja.
Hay un momento concreto en el que una pyme bien gestionada se queda sin aire. Llega el 20 de abril, el asesor pasa la liquidación del trimestre y descubres que lo que tenías en el banco no era del todo tuyo. El IVA que cobraste a tus clientes nunca fue dinero propio. Era una recaudación que guardaste tres meses, y Hacienda viene a buscarla.
Casi todas las sorpresas de caja de una pyme empiezan ahí. Una previsión que no incluya el IVA ni los pagos a cuenta no sirve de mucho, por bonita que sea la gráfica.
Este artículo va de eso. De cómo estimar el IVA mes a mes, cómo apartar la parte que no es tuya, y cómo encajar las retenciones, los pagos fraccionados y la Seguridad Social en el plan, para que el trimestre deje de ser un evento.
El error clásico, contar el IVA cobrado como caja propia
Facturas 10.000 € + 2.100 € de IVA. En el banco entran 12.100 €. En tu previsión anotas 12.100 €. Al llegar el 20 del mes siguiente al cierre del trimestre, el saldo baja de golpe por una cantidad que llevaba semanas mintiéndote.
El IVA repercutido es un pasivo con fecha de vencimiento. Lo recaudas por cuenta de la Agencia Tributaria. Cuanto más vendes, más IVA guardas, y más duele si no está apartado.
Regla básica:
- IVA que cobras a clientes = pasivo, no caja disponible.
- IVA que pagas a proveedores = crédito que resta del pasivo.
- IVA a ingresar = la diferencia, que sale del banco una vez al trimestre (o al mes en los regímenes mensuales).
Una previsión decente coloca el IVA neto estimado como salida futura desde el día que facturas, no el día que te acuerdas.
Qué impuestos entran en la previsión de una pyme española
Las fechas cambian según el régimen (trimestral, mensual, REDEME, módulos, grupo de IVA) y el tamaño. Confírmalo con tu asesor y con el calendario oficial de la AEAT, que es la única fuente que no envejece. La tabla de abajo es el caso típico de una pyme en estimación directa con IVA trimestral.
| Impuesto | Modelo | Periodicidad típica | Vencimiento ordinario |
|---|---|---|---|
| IVA | 303 | Trimestral | Día 20 de abril, julio y octubre; 30 de enero el 4T |
| IVA (grandes empresas, REDEME) | 303 | Mensual | Día 30 del mes siguiente |
| Retenciones de trabajadores y profesionales | 111 | Trimestral o mensual | Día 20 del mes/trimestre siguiente |
| Retenciones de alquiler de local | 115 | Trimestral o mensual | Día 20 del mes/trimestre siguiente |
| Pago fraccionado IRPF (autónomo) | 130 | Trimestral | Día 20 de abril, julio y octubre; 30 de enero el 4T |
| Pago fraccionado Impuesto de Sociedades | 202 | Tres pagos al año | Día 20 de abril, octubre y diciembre |
| Cotizaciones Seguridad Social | TC/SILTRA | Mensual | Último día hábil del mes siguiente |
Si domicilias el pago, el plazo de presentación se adelanta unos días. Si un vencimiento cae en sábado o festivo, pasa al día hábil siguiente. Hay más modelos (349 intracomunitario, 123 rendimientos del capital, 190 resumen anual) que se añaden si aplican. Las fechas que uses en la previsión conviene revisarlas con el asesor; ante la duda, van siempre un par de días a tu favor.
Fuente oficial para tu agenda: calendario del contribuyente de la AEAT.
Cómo meterlo en la hoja de cálculo (o en el programa que uses)
Dos técnicas, por orden de utilidad.
1. Apartar el IVA neto cada mes, aunque no toque pagarlo todavía.
Al cierre de cada mes calculas el IVA repercutido menos el soportado y lo pasas a una línea aparte de la previsión con el nombre “IVA del trimestre apartado”. No es un gasto, es dinero marcado como no disponible. Si puedes, llévalo a una cuenta o subcuenta distinta. El día del vencimiento solo tienes que hacer una transferencia.
2. Programar el pago estimado en la fecha real.
En la fila de “impuestos” de tu previsión semanal o mensual, abre una celda por cada vencimiento del año con una cifra estimada. Para el IVA, parte de tu margen medio sobre ventas (si tu IVA soportado suele ser el 40% del repercutido, aparta el 60% del IVA cobrado). Lo afinas en el cierre mensual.
Si llevas la contabilidad en Odoo, los datos están todos ahí: facturas emitidas y recibidas con sus códigos de IVA, pagos conciliados, extractos del banco. Lo que Odoo no hace es enseñarte la liquidación del próximo trimestre encima de la línea del tiempo de tu caja. Odoo Community no trae previsión hacia delante. El estado de flujos de efectivo de Odoo Enterprise mira hacia atrás. La línea fiscal del plan la montas tú aparte, en Excel o en una herramienta de tesorería.
Kashbi lee tu Odoo y mete en la previsión el IVA y las retenciones estimados en la fecha real del vencimiento, con la vista de grupo cuando llevas varias sociedades.
Un trimestre con números
Pyme ficticia, Talleres Gaia S.L., 14 personas, estimación directa, IVA trimestral.
Enero, febrero, marzo:
- Ventas facturadas (base): 180.000 €. IVA repercutido al 21%: 37.800 €.
- Compras y gastos con IVA (base): 110.000 €. IVA soportado al 21%: 23.100 €.
- IVA a ingresar del 1T: 14.700 €.
- Nóminas con retención del 15%: 94.000 € brutos, retenciones 14.100 € (modelo 111).
- Alquiler trimestral con retención del 19%: 7.500 € de alquiler, 1.425 € de retención (modelo 115).
- Pago fraccionado del impuesto de sociedades (modelo 202, primer pago): 3.900 €.
Lo que sale de la cuenta entre el 15 y el 20 de abril:
- IVA: 14.700 €
- Retenciones de trabajo: 14.100 €
- Retenciones de alquiler: 1.425 €
- Pago fraccionado del IS: 3.900 €
- Total: 34.125 €
Si cada mes del trimestre has ido apartando una media de 11.375 € (34.125 / 3), llegas al 20 de abril sin susto. Si no, abril es mala semana, porque además entran las nóminas de marzo y vencen dos o tres proveedores.
Este cálculo lo haces una vez con tu asesor en enero, lo repartes por meses y lo revisas en cada cierre.
Cómo cuadrarlo con el plan a 13 semanas
En una previsión semanal cada vencimiento es una línea con fecha. Si tu previsión de tesorería a 13 semanas no tiene a Hacienda y a la Seguridad Social con las fechas clavadas, está incompleta. En la práctica me gusta llevar dos filas: “impuestos apartados en el mes” (lo que mueves de un lado al otro) e “impuestos pagados a la AEAT” (lo que sale de verdad). La primera cuenta el esfuerzo. La segunda, el impacto.
Cuando construyas una previsión de tesorería desde cero, la fila fiscal es la segunda que bloqueas, justo después de las nóminas. Lo demás puede moverse una semana. Esto no.
Indicadores que avisan antes del golpe
Dos indicadores de tesorería sirven mucho aquí. El saldo mínimo previsto en los próximos 90 días. Y el cociente entre caja operativa y próximo pago fiscal. Si al cierre de febrero tu caja operativa es menor que el pago fiscal estimado del 20 de abril, el momento es ahora, no en abril. Hablas con el asesor, aprietas los cobros, pides un aplazamiento a la AEAT si procede, retrasas una compra que no es urgente.
El aplazamiento existe y dentro de ciertos límites se concede. Es una red de seguridad, no una estrategia.
Preguntas frecuentes
¿Puedo saber el IVA que voy a pagar antes de cerrar el trimestre?
Sí, mes a mes. El IVA repercutido queda fijado el día que emites la factura. El soportado, el día que recibes la factura del proveedor. Con la contabilidad al día, el cierre mensual te da un número muy cerca del final.
¿Qué hago si un cliente paga tarde y me quedo sin caja para el IVA?
En España el IVA se devenga por factura emitida, salvo que estés en el régimen especial de caja (y aun así con límites). Si te quedas corto, pide aplazamiento a la AEAT antes del plazo y negocia con proveedores. No ingresar en plazo genera recargos y los recargos suben rápido.
El pago fraccionado del impuesto de sociedades, ¿cómo lo meto si todavía no sé el beneficio?
El modelo 202 se calcula por una de dos reglas, cuota del ejercicio anterior o beneficio del periodo. Pide al asesor la cifra prevista para abril, octubre y diciembre al principio del año. Esa cifra la pones en la previsión en enero y la ajustas si el ejercicio cambia mucho.
¿Vale la misma hoja para una empresa con varias sociedades?
Vale si la llevas sociedad a sociedad y luego consolidas. Cada entidad tiene su NIF, su régimen y su calendario. Las operaciones entre empresas del grupo generan IVA repercutido en una y soportado en otra, que en el grupo casi se cancelan, pero en caja cada sociedad paga desde su banco.