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Cómo hacer una previsión de tesorería paso a paso con ejemplo real

Guía práctica para construir una previsión de tesorería a seis meses en una pyme, con horizonte, cobros por fecha real, pagos, impuestos y una tabla cuadrada.

Equipo KashbiPublicado 12 min de lectura

Cómo hacer una previsión de tesorería que sirva de verdad no es un ejercicio contable, es una herramienta de gestión. Si llevas una pyme con 10, 50 o 150 personas, lo que necesitas saber el lunes por la mañana es cuánto dinero tendrás dentro de seis semanas y dentro de seis meses, con qué cobros cuentas y qué pagos vienen por sorpresa. Si eso no está claro, cualquier decisión (contratar, invertir, aguantar un trimestre flojo) se toma a ciegas.

La idea de fondo es simple: partes del saldo real que tienes hoy en los bancos, le sumas lo que vas a cobrar en las fechas en que de verdad vas a cobrar, le restas lo que vas a pagar en sus fechas de verdad, y vas viendo el saldo mes a mes. El cuidado está en no inventarte las fechas de cobro, en no olvidar los impuestos trimestrales ni la paga extra, y en revisar cada semana lo que ocurrió frente a lo que habías previsto para corregir el modelo.

Esta guía va paso a paso con una pyme ficticia de ingeniería industrial, veinticuatro personas, 1,8 millones de facturación anual. Al final tienes la tabla completa a seis meses y los errores más comunes que te vas a encontrar.

Qué entra en una previsión de tesorería (y qué queda fuera)

Entra todo lo que afecta a la caja: cobros de clientes, pagos a proveedores, nóminas, alquiler, cuotas de préstamos, impuestos, seguros, inversiones y extraordinarios. No entra la cuenta de resultados: una factura emitida en noviembre que cobras en febrero cuenta en febrero, no en noviembre. Esa es la primera distinción que mucha gente pasa por alto y la que explica por qué una empresa con beneficios se queda sin caja. Amortizaciones, provisiones y reclasificaciones tampoco van: solo lo que mueve el banco. Si quieres repasar la diferencia, la pieza sobre qué es el cash flow en una empresa la cuenta despacio.

Paso 1: elige horizonte y nivel de detalle

El horizonte depende de para qué uses la previsión. Para gestión diaria y decisiones operativas, trece semanas (unas trece columnas semanales) es el estándar: suficiente para ver un trimestre entero y detectar un bache antes de que llegue. Para decisiones de inversión, contratación o renegociación con el banco, seis o doce meses con detalle mensual.

Lo normal es llevar las dos vistas a la vez: semanal para las próximas trece semanas y mensual hasta final de año o del siguiente ejercicio. Cuanto más cerca, más detalle; cuanto más lejos, más agrupado. Si vas a vivir dentro de las trece semanas semana a semana, la guía específica de la previsión a 13 semanas tiene el formato y los criterios de corte.

Paso 2: parte del saldo real del banco, no del contable

El primer dato de la previsión es el saldo de hoy en todas tus cuentas corrientes, sumados. Ese dato lo da el banco, no la contabilidad. Si tu empresa tiene varias cuentas, varias sociedades o alguna línea de crédito con disposición parcial, haces una fila por cuenta y sumas al final.

Una trampa clásica: el saldo que da la contabilidad y el que da el banco no coinciden casi nunca. Puede haber cheques emitidos sin presentar, remesas en camino, apuntes de ayer todavía sin conciliar o movimientos antiguos que arrastran. Antes de empezar la previsión, concilia bancos y pon el saldo de arranque al de verdad. El desfase entre saldo bancario y saldo contable en Odoo merece capítulo aparte, y es una de las causas más habituales de que una previsión parezca descuadrada sin estar fallando.

Paso 3: cobros por fecha real de cobro, no de factura

Aquí se juega la mitad del partido. La fecha de la factura y la fecha a la que de verdad cobras no se parecen casi nunca. Si vendes a empresa, con 30 días de condición y clientes que se van a 60, 75 o 90 días reales, meter los cobros en la columna del mes de la factura te deja una previsión preciosa que no va a cumplirse.

Lo que hace que la previsión sea útil es calcular, cliente a cliente o por grupo de clientes, cuánto tarda de verdad en pagarte cada uno. Si tienes cuatro clientes grandes y veinte pequeños, mira los últimos doce meses y saca el plazo medio real de los cuatro grandes uno a uno; el resto los puedes agrupar con un plazo medio común. Luego aplicas ese plazo a cada factura emitida y pendiente, y colocas el importe en la columna del mes previsto de cobro.

Para las ventas que aún no has facturado, usa el calendario de facturación previsto más el plazo medio. Para las facturas vencidas sin cobrar, decide caso por caso y peca de prudente. Dos datos ayudan a estabilizar el modelo: el DSO (Days Sales Outstanding), que es cuántos días tardas de media en cobrar, y el porcentaje histórico de impagos (si un 2% nunca entra, aplícalo como colchón). Si los retrasos son el nervio del negocio, los escenarios para pymes cuando un cliente paga tarde te sirven para montar la versión «cliente grande paga 60 días más tarde» sin romper el modelo base.

Paso 4: pagos, uno a uno

Los pagos los conoces mejor que los cobros, pero suele faltar alguno. La lista mínima es esta:

Paso 5: extraordinarios y saldo mínimo de seguridad

Antes de cerrar, dos cosas más. La primera, los extraordinarios: compra de maquinaria, obra en el local, una ronda de inversión, pago único de un pleito. Cualquier cosa fuera del día a día que vaya a mover la caja va al mes correspondiente, en una fila propia para que no se mezcle con el ritmo normal.

La segunda, el saldo mínimo. Decide cuál es el colchón por debajo del cual no quieres bajar nunca. Suele ser el equivalente a un mes de pagos operativos (nóminas, proveedores, alquiler, cuotas) para una pyme sana, un mes y medio o dos si tu ciclo de cobro es largo. Es la línea roja de la previsión: si en algún mes el saldo final queda por debajo, es señal de que hay que mover algo antes de llegar.

Ejemplo: Luminia Ingeniería, seis meses mes a mes

Luminia Ingeniería S.L. es una pyme de ingeniería de mantenimiento industrial. Veinticuatro personas, 1,8 millones de euros de facturación anual, cuatro clientes grandes que pagan a 55 días reales y una veintena más pequeña a 35. Factura mensual bastante estable, con el típico bajón de enero. Saldo bancario a 1 de noviembre de 2026: 68.400 €. Paga extra de diciembre completa (una paga). IVA e IRPF trimestrales, pago fraccionado del impuesto de sociedades en abril. Compra prevista de un equipo de inspección en marzo por 18.000 €. Saldo mínimo fijado por la gerencia: 60.000 €.

Concepto Nov Dic Ene Feb Mar Abr
Saldo inicial 68.400 112.400 95.900 79.200 126.200 155.200
Cobros clientes 155.000 145.000 110.000 165.000 170.000 150.000
Nóminas y SS 52.000 52.000 52.000 52.000 52.000 52.000
Paga extra 0 52.000 0 0 0 0
Proveedores 48.000 42.000 38.000 55.000 60.000 50.000
Alquiler y seguros 6.800 6.800 6.800 6.800 6.800 6.800
Cuota préstamo 4.200 4.200 4.200 4.200 4.200 4.200
IVA trimestral 0 0 18.500 0 0 16.800
Retenciones IRPF 0 0 7.200 0 0 7.400
Pago fraccionado IS 0 4.500 0 0 0 9.600
Compra equipo 0 0 0 0 18.000 0
Saldo final 112.400 95.900 79.200 126.200 155.200 158.400

El punto más bajo está al cerrar enero, 79.200 €, por encima del mínimo de 60.000 € que se ha fijado la empresa. Lo decisivo del ejemplo son las fechas: la bajada de enero se ve en noviembre, con dos meses de antelación, y hay tiempo para reaccionar (adelantar un cobro grande, retrasar una compra, pedir una póliza puente al banco con margen). Esa es la razón de hacer la previsión.

Paso 6: revisión semanal, previsto frente a real

Una previsión que no se revisa deja de servir en tres semanas. Fija un día fijo (lunes a primera hora funciona), coge el extracto bancario de la semana pasada y compáralo con lo que habías previsto. Lo que suele pasar:

Lo valioso es apuntar por qué falló. Si cada semana escribes dos líneas con «cobro X retrasado por motivo Y», al cabo de tres meses tienes el mapa de verdad de tu ciclo de cobro.

Los errores más comunes

Hay ocho tropiezos que se repiten en casi todas las pymes:

  1. Meter los cobros en el mes de la factura, no en el del cobro real. La previsión queda más bonita y falla todos los meses.
  2. Olvidar los impuestos trimestrales. El IVA de enero no se nota hasta que llega.
  3. No incluir la paga extra. Diciembre y julio son los meses que más previsiones rompen.
  4. Partir del saldo contable, no del bancario. Si los bancos no están conciliados, arrastras un error desde la primera columna.
  5. Mezclar sociedades del grupo. Si tienes dos empresas que se facturan entre sí, meter los cobros y pagos cruzados infla los dos lados y maquilla la realidad. Las operaciones intragrupo se tratan aparte.
  6. No actualizar las previsiones de cobro cuando un cliente cambia de ritmo. Si llevas tres meses cobrando a 75 días a quien antes pagaba a 45, cambia el supuesto.
  7. Querer la previsión al céntimo. Es una estimación. Con la decena o la centena de euros es suficiente para decidir.
  8. No revisar. Hacer la previsión una vez al mes y mirarla al mes siguiente es casi lo mismo que no hacerla.

Cuándo dejar la hoja de cálculo

Mientras la empresa cabe en una pestaña de Excel, la hoja funciona. Cuando empiezan a aparecer varias cuentas, dos o tres sociedades, cientos de facturas al mes y clientes grandes con pagos que mueven el saldo mensual, la hoja se vuelve frágil: cada mes hay que copiar y pegar extractos, actualizar fórmulas, revisar que nadie haya tocado una fila, y la foto llega tarde. En las ventajas y los límites de hacer la previsión en Excel hay una lista honesta de hasta dónde aguanta la hoja.

A partir de ese tamaño conviene mirar herramientas que se conecten a los datos que ya tienes. Si trabajas con Odoo, lo lógico es que el programa que lleve la tesorería lea las facturas emitidas y recibidas con su vencimiento, los pagos, los extractos conciliados, las cuotas y las sociedades del grupo, y proyecte sobre eso. Montar la previsión encima de Odoo tiene matices entre Community y Enterprise, pero es la vía corta cuando los datos ya viven ahí.

Kashbi es la pieza que hemos construido para ese caso: lee tu Odoo (una o varias sociedades), muestra el dinero real de todos los bancos al día, proyecta cobros y pagos con sus vencimientos, mete impuestos y cuotas de préstamos y avisa cuando la caja se acerca al mínimo que has fijado. Abre pronto.

Preguntas frecuentes

¿Con qué horizonte conviene hacer la previsión en una pyme?

Para gestión del día a día, trece semanas con detalle semanal. Para decisiones de inversión, contratación o negociación bancaria, de seis a doce meses con detalle mensual. Lo útil es llevar las dos vistas y revisar la semanal cada lunes; la mensual, cada cierre de mes.

¿Cómo meto el IVA en la previsión si no sé lo que me va a salir cada trimestre?

Estima el IVA repercutido con tu previsión de ventas y el soportado con la de compras, y proyecta la diferencia como saldo a pagar o a devolver. En la primera versión, aproxima con el porcentaje medio de los últimos cuatro trimestres. Luego, cada mes, ajusta con el real.

¿Es mejor usar la fecha de factura o la fecha prevista de cobro?

Siempre la de cobro. La fecha de factura sirve para contabilidad y para medir ventas, no para saber cuánto dinero vas a tener. Si tus clientes grandes se van a 60 o 75 días, meterlos a 30 te dibuja una tesorería que no existe.

¿Cada cuánto hay que revisar la previsión?

Una vez por semana la vista a trece semanas, para corregir desviaciones y mover previsiones de cobro; una vez al mes la vista a seis o doce meses, al cerrar el mes contable. Lo caro es dejar de mirarla.