Previsión de tesorería en Excel: montarla y cuándo se queda pequeña
Cómo construir una plantilla de previsión de tesorería en Excel para una pyme con Odoo, y en qué momento la hoja empieza a estorbar más de lo que ayuda.
Montar la previsión de tesorería en Excel es la primera parada natural de casi cualquier pyme. No cuesta nada, cualquiera que lleve la administración se defiende con fórmulas y, bien hecha, enseña con una o dos semanas de antelación los apuros de caja que vienen. La hoja empieza a estorbar cuando crece, cuando entras en el segundo trimestre con ella y cuando el gerente pregunta «¿cómo quedaría si Industrias López paga 45 días tarde?».
Esta guía monta una plantilla de previsión de tesorería en Excel pensada para una pyme que ya trabaja con Odoo. Fórmula de saldo final = saldo inicial + cobros − pagos, pestañas separadas, celdas bloqueadas, formato condicional cuando la caja baja del mínimo y un ejemplo con números reales. Después, el momento en el que la hoja estorba más de lo que ayuda, qué señales mirar y qué cambia cuando los datos los lee tu programa de gestión en vez de teclearlos a mano.
No vas a descargar un fichero: una plantilla ajena nunca encaja con tus cuentas, tu plantilla de personal y tu calendario de IVA. La idea es que la montes con lo tuyo, en dos o tres tardes.
Cómo montar la plantilla paso a paso
Cuatro pestañas separadas te evitan muchos líos:
- Datos: catálogos (clientes con días medios reales de cobro, proveedores con forma de pago, préstamos, gastos fijos, impuestos).
- Entradas: cobros previstos por semana.
- Salidas: pagos previstos por semana.
- Resumen: saldos calculados, gráfico y alertas.
En «Datos» no entran fórmulas, solo listas. Cada cliente con el plazo real (30, 60, 90 días) y, si lo sabes, el día del mes en que suele pagar. Cada proveedor igual. Préstamos con la cuota y el día del cargo. Nóminas (brutas más Seguridad Social a cargo de la empresa) con el día de pago. IVA, con las fechas del 20 de abril, julio y octubre y 30 de enero.
Columnas y filas
Trabaja a 13 semanas vista. Son columnas suficientes para ver el próximo trimestre entero y pocas para que la hoja no se vuelva ilegible. En vertical, agrupa:
- Saldo inicial de la semana.
- Entradas (cobros de facturas emitidas, contado, devoluciones de IVA, puntuales).
- Total de entradas.
- Salidas (nóminas, Seguridad Social, proveedores por grupo, impuestos, préstamos, alquiler, suministros, otros).
- Total de salidas.
- Saldo final = Saldo inicial + Entradas − Salidas.
El saldo inicial de la semana siguiente es, por fórmula, el saldo final de la anterior. Esta es la única fórmula que no debe tocarse a mano, y es la primera que se rompe cuando alguien inserta una columna por el medio sin fijarse.
Fórmula y celdas bloqueadas
Protege la hoja. Deja desbloqueadas únicamente las celdas donde se escriben importes previstos. El resto, bloqueado:
- La fila de saldo inicial y la de saldo final.
- Las sumas de entradas y de salidas.
- La columna A (etiquetas).
- El saldo inicial de la semana 1, que se introduce una vez desde el extracto bancario conciliado.
En «Revisar → Proteger hoja» pones una contraseña que conoce la persona que mantiene el modelo. Así, cuando alguien del equipo rellene su parte, no puede tocar sin darse cuenta la fórmula de arrastre.
Formato condicional
Dos reglas que valen oro:
- Saldo final por debajo del mínimo que fijes (por ejemplo 21.000 € para cubrir una nómina y la Seguridad Social del mes): la celda en rojo.
- Saldo final por debajo de cero: rojo intenso y la fila entera marcada.
Con esto, al abrir la hoja los lunes ves de un vistazo si alguna semana entra en zona negra sin tener que leer números.
Ejemplo con cifras
Una empresa ficticia, Reformas Ribera S.L., 12 personas en plantilla, 1,2 M€ de facturación anual, IVA trimestral:
| Concepto | Sem 1 | Sem 2 | Sem 3 | Sem 4 |
|---|---|---|---|---|
| Saldo inicial | 42.000 | 38.500 | 41.200 | 31.900 |
| Cobros facturas | 18.000 | 24.000 | 9.500 | 32.000 |
| Contado | 2.500 | 2.500 | 2.500 | 2.500 |
| Total entradas | 20.500 | 26.500 | 12.000 | 34.500 |
| Proveedores | 18.000 | 21.800 | 0 | 22.000 |
| Nómina | 0 | 0 | 15.800 | 0 |
| Seguridad Social | 0 | 0 | 5.500 | 0 |
| Alquiler | 2.000 | 0 | 0 | 0 |
| Préstamo | 2.000 | 0 | 0 | 2.000 |
| IVA trimestral | 0 | 0 | 0 | 12.500 |
| Suministros | 2.000 | 2.000 | 0 | 0 |
| Total salidas | 24.000 | 23.800 | 21.300 | 36.500 |
| Saldo final | 38.500 | 41.200 | 31.900 | 29.900 |
La semana 4 enciende el aviso: entra el IVA y, aun así, se cierra con 29.900 €. Si pones el mínimo en 25.000 €, verás en ámbar que estás cerca del hueso. Si Industrias López, que te debe 18.000 € de la semana 2, se retrasa 30 días, la semana 4 cerraría en 11.900 €. Un dato que a 20 de marzo cambia una decisión: aplazar una compra de stock, pedir un confirming, o aguantar.
Para construir la primera versión, revisa la guía paso a paso de cómo hacer una previsión de tesorería y, si quieres ampliar la ventana, el detalle del horizonte a 13 semanas.
Lo que la hoja no te va a contar
Las plantillas en Excel funcionan hasta que dejan de funcionar. Suele pasar por una de estas vías:
Copiar los datos de Odoo a mano cada semana. El viernes por la tarde abres el listado de facturas pendientes de cobro, lo exportas, lo pegas, ajustas vencimientos a ojo y actualizas plazos. Dos horas. Si se repite 50 veces al año, son 100 horas (más de dos semanas de trabajo) solo para teclear lo que ya está escrito.
Versiones por correo. «Te paso la última», «esta es la buena», «perdona, se me olvidó el pago del seguro». A las tres semanas nadie sabe qué versión manda y en contabilidad llevan su copia aparte.
Fórmulas rotas. Alguien inserta una fila para apuntar un pago nuevo, la referencia del saldo arrastrado se desplaza una celda, y la previsión da positivo cuando debería dar negativo. Con suerte lo pillas al cuadrar; con mala suerte, la decisión ya la tomaste.
La hoja que solo entiende quien la hizo. Si Marta se va de vacaciones dos semanas, nadie la mantiene. Si Marta cambia de trabajo, se va con la hoja en la cabeza.
Impagados y vencimientos reales. La hoja proyecta como si todo el mundo pagara el día que toca. En la realidad, un porcentaje paga tarde y nadie actualiza su fila mientras tanto.
El trimestre de IVA. Si llevas en una pestaña aparte el modelo 303 y en otra la tesorería, no estás viendo el mes 4 como lo verá el banco. El 20 de abril, julio y octubre y el 30 de enero son días duros, y la hoja los ignora cuando se pasa a vista mensual.
Señales de que toca dejarla
- Dedicas más de dos horas por semana a actualizarla.
- Las previsiones a 4 semanas se desvían más de un 20 % tres veces seguidas.
- Alguien ha vuelto a preguntar «¿cuál era la versión buena?».
- Dos personas tocan la hoja y hay reuniones solo para cuadrarla.
- Añades una segunda sociedad al grupo y la plantilla no se estira sin romperse.
- La gerencia pide un escenario con un retraso de un cliente grande y rehaces la hoja a mano.
Si en tu caso se cumplen tres, el ahorro de pasar a una herramienta se recupera en semanas, no en meses. El precio de las herramientas de tesorería para pymes varía bastante según funciones y tamaño de la empresa.
Qué cambia cuando los datos los lee tu programa de gestión
Una herramienta de tesorería que lee Odoo deja la hoja de cálculo con una tarea muy distinta: anotar los supuestos del negocio (contrataciones previstas, inversiones, retrasos esperables), no copiar datos que ya están escritos. Las facturas emitidas y recibidas con sus vencimientos, los extractos bancarios, los pagos recurrentes y las conciliaciones entran solos. La proyección se recalcula cuando entra un cobro o cambia un vencimiento. Las desviaciones se explican a nivel de factura: «esta semana faltaron 18.000 € porque la factura 2026/0431 de Industrias López venció y no está marcada como cobrada».
Kashbi, por ejemplo, se conecta a Odoo sin tocar su configuración, presenta la previsión a 13 semanas y a 3, 6 y 12 meses, y avisa por correo si la caja baja del mínimo que fijes. Para pensar si en tu caso compensa pasar de la hoja a una herramienta, lee también si un módulo de Odoo cubre la tesorería o conviene una herramienta aparte.
Preguntas frecuentes
¿Vale la pena montar la hoja si pienso cambiar pronto a una herramienta?
Sí. Hacer el ejercicio obliga a listar clientes, proveedores, fechas y supuestos. Esa información es exactamente la que carga una herramienta en los primeros días. El tiempo que inviertes construye el modelo mental que vas a necesitar igual.
¿13 semanas o 12 meses?
Las dos vistas se complementan. 13 semanas es la operativa (saber si llegas a nómina), 12 meses es la decisión (contratar, invertir, pedir financiación). Si solo mantienes una, la de 13 semanas te libra de más disgustos.
¿Dónde apunto los impuestos trimestrales?
En su día real de salida (20 de abril, julio y octubre y 30 de enero). Si estimas el IVA mes a mes mientras se acumula, lo apuntas en una fila de «provisión IVA» sin salida de caja y, al llegar la fecha, lo mueves a «IVA pagado».
¿Qué pongo como saldo inicial?
El saldo bancario conciliado al cierre del día anterior, no el saldo contable. Si los extractos no están conciliados en Odoo, la cifra inicial ya nace torcida y la hoja te mentirá cada semana.