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Previsione di cassa in Excel: come costruire il modello

Come costruire un modello di previsione di cassa in Excel per una PMI che lavora con Odoo, e quando il foglio comincia a costare più di quanto renda.

Team KashbiPubblicato 8 min di lettura

Impostare la previsione di cassa in Excel è il primo passo naturale per quasi ogni PMI. Non costa nulla, chiunque gestisca l’amministrazione se la cava con le formule e, se fatta bene, segnala con una o due settimane di anticipo le tensioni di cassa in arrivo. Il foglio inizia a pesare quando cresce, quando entri nel secondo trimestre con lo stesso schema e quando il titolare chiede «cosa succede se Metallurgica Rossi paga 45 giorni dopo?».

Questa guida costruisce un modello di previsione di cassa in Excel pensato per una PMI che lavora già con Odoo. Formula del saldo finale = saldo iniziale + incassi − pagamenti, fogli separati, celle bloccate, formattazione condizionale quando la cassa scende sotto la soglia minima e un esempio con numeri veri. Dopo, il momento in cui il foglio pesa più di quanto renda, i segnali da osservare e cosa cambia quando i dati arrivano direttamente dal gestionale invece di essere ricopiati a mano.

Non trovi un file da scaricare: un modello preconfezionato non si incastra mai con i tuoi clienti, la busta paga e il calendario IVA. L’idea è che lo costruisca tu con i tuoi numeri, in due o tre serate.

Come costruire il modello passo a passo

Quattro fogli separati ti risparmiano molti grattacapi:

Nel foglio «Dati» non ci sono formule, solo elenchi. Ogni cliente con il termine effettivo (30, 60, 90 giorni) e, dove lo sai, il giorno del mese in cui paga di solito. Ogni fornitore allo stesso modo. Finanziamenti con la rata e il giorno dell’addebito. Stipendi (lordo più contributi a carico azienda) con il giorno di pagamento. IVA mensile o trimestrale con le scadenze F24 corrispondenti.

Colonne e righe

Lavora su un orizzonte di 13 settimane. Abbastanza colonne per vedere il trimestre successivo per intero, poche quanto basta perché il foglio resti leggibile. In verticale raggruppa così:

  1. Saldo iniziale della settimana.
  2. Entrate (incassi da fatture, vendite in contanti, rimborsi IVA, voci occasionali).
  3. Totale entrate.
  4. Uscite (stipendi, contributi, fornitori per gruppo, IVA, finanziamenti, affitto, utenze, altro).
  5. Totale uscite.
  6. Saldo finale = Saldo iniziale + Entrate − Uscite.

Il saldo iniziale della settimana successiva è, per formula, il saldo finale della precedente. È l’unico riferimento che non si tocca mai a mano, ed è anche il primo a rompersi quando qualcuno inserisce una colonna in mezzo senza accorgersene.

Formula e celle bloccate

Proteggi il foglio. Restano sbloccate solo le celle in cui si inseriscono gli importi previsti. Il resto bloccato:

In «Revisione → Proteggi foglio» metti una password che conosce chi tiene il modello. Quando il team compila la propria parte, nessuno sovrascrive per sbaglio la formula di trascinamento.

Formattazione condizionale

Due regole che valgono tanto:

Lunedì apri il file e vedi a colpo d’occhio se qualche settimana entra in area nera, senza leggere i numeri.

Esempio con cifre

Un’azienda immaginaria, Falegnameria Marchetti S.r.l., 12 dipendenti, 1,2 M€ di fatturato, regime IVA mensile:

Voce Sett 1 Sett 2 Sett 3 Sett 4
Saldo iniziale 42.000 38.500 41.200 31.900
Incassi da fatture 18.000 24.000 9.500 32.000
Vendite in contanti 2.500 2.500 2.500 2.500
Totale entrate 20.500 26.500 12.000 34.500
Fornitori 18.000 21.800 0 22.000
Stipendi netti 0 0 15.800 0
Contributi (F24 del 16) 0 0 5.500 0
Affitto 2.000 0 0 0
Finanziamento 2.000 0 0 2.000
F24 IVA mensile 0 0 0 12.500
Utenze 2.000 2.000 0 0
Totale uscite 24.000 23.800 21.300 36.500
Saldo finale 38.500 41.200 31.900 29.900

La settimana 4 fa scattare l’allarme: arriva l’F24 con l’IVA mensile e la settimana chiude comunque a 29.900 €. Se metti la soglia a 25.000 €, si accende il giallo. Se un cliente, che deve 18.000 € in settimana 2, slitta di 30 giorni, la settimana 4 chiude a 11.900 €. Quel singolo dato cambia una decisione: rinviare un acquisto, chiedere un anticipo fatture, o tenere duro.

Per impostare la prima versione, affianca la guida passo passo su come fare una previsione di cassa e, se vuoi allargare la finestra, il dettaglio dell’orizzonte a 13 settimane.

Quello che il foglio non ti dirà

I modelli in Excel funzionano finché non funzionano più. Succede di solito per una di queste vie:

Ricopiare i dati di Odoo ogni settimana a mano. Venerdì pomeriggio apri lo scaduto, lo esporti, lo incolli, aggiusti le scadenze a occhio e aggiorni i termini. Due ore. Ripetuto 50 volte all’anno sono 100 ore (più di due settimane di lavoro) a riscrivere qualcosa che è già scritto.

Versioni per email. «Ultima versione», «questa è quella buona», «scusa, mi ero dimenticato il premio assicurativo». Dopo tre settimane nessuno sa quale sia la versione che vale, e la contabilità tiene la sua copia a parte.

Formule rotte. Qualcuno inserisce una riga nuova per un pagamento, il riferimento del saldo trascinato si sposta di una cella, e la previsione dà positivo quando dovrebbe dare negativo. Con fortuna lo vedi quando riconcili; senza fortuna, la decisione è già stata presa.

Il foglio che capisce solo chi l’ha fatto. Se Marco va in ferie per due settimane, nessuno lo aggiorna. Se Marco cambia lavoro, se lo porta via nella testa.

Insoluti e scadenze reali. Il foglio proietta come se tutti pagassero il giorno stampato in fattura. Nella realtà una parte paga tardi, e nessuno aggiorna la riga nel frattempo.

L’F24 del 16. Se tieni l’F24 su un foglio e la cassa su un altro, non stai guardando il 16 come lo guarda la banca. Le scadenze IVA, ritenute e INPS cadono tutte lo stesso giorno, e il foglio le ignora quando si passa alla vista mensile.

Segnali che è ora di lasciarlo

Se tre di questi punti valgono per te, il prezzo pagato per uno strumento di tesoreria si recupera in settimane, non in mesi. Il prezzo del software di tesoreria per PMI varia parecchio in base a funzioni e dimensione.

Cosa cambia quando i dati arrivano dal gestionale

Uno strumento di tesoreria che legge Odoo lascia al foglio di calcolo un lavoro ben diverso: scrivere le ipotesi di gestione (assunzioni previste, investimenti, ritardi attesi), non ricopiare dati che sono già scritti. Fatture attive e passive con relative scadenze, estratti conto, pagamenti ricorrenti e riconciliazioni entrano da sole. La proiezione si ricalcola quando un incasso arriva o una scadenza cambia. Gli scostamenti si spiegano fattura per fattura: «la settimana 3 è sotto di 18.000 € perché la fattura 2026/0431 di Metallurgica Rossi è scaduta e risulta ancora da incassare».

Kashbi legge Odoo senza toccarlo, mostra la previsione a 13 settimane e a 3, 6 e 12 mesi, e manda un avviso per email prima che la cassa scenda sotto il minimo che fissi tu. Per capire se nel tuo caso conviene lasciare il foglio, leggi anche se un modulo su Odoo copre la tesoreria o se conviene uno strumento separato.

Domande frequenti

Vale la pena costruire il foglio se penso di passare presto a uno strumento?

Sì. L’esercizio ti obbliga a elencare clienti, fornitori, date e ipotesi. È esattamente l’informazione che uno strumento carica nei primi giorni. Il tempo investito costruisce il modello mentale che ti serve lo stesso.

13 settimane o 12 mesi?

Le due viste si completano. 13 settimane è operatività (arriviamo agli stipendi?), 12 mesi è decisione (assumere, investire, chiedere credito). Se ne mantieni una sola, 13 settimane ti risparmia più grane.

Dove metto le imposte trimestrali?

Nel giorno effettivo di uscita. Se accumuli l’IVA mese per mese mentre si forma, segnala una riga «accantonamento IVA» senza impatto di cassa e, al momento dovuto, spostala sulla riga «IVA pagata».

Cosa uso come saldo iniziale?

Il saldo bancario riconciliato alla chiusura del giorno precedente, non il saldo contabile. Se gli estratti non sono riconciliati in Odoo, il valore iniziale nasce già storto e il foglio ti inganna ogni settimana.