Previsione di cassa a 13 settimane: il metodo che avvisa in tempo
Un prospetto settimanale con tre mesi di visibilità per vedere la prossima stretta con due mesi di anticipo. Meccanica, esempio numerico e routine del lunedì.
Ci sono sempre settimane che stringono. Stipendi, F24, tredicesima. Se te ne accorgi martedì mattina aprendo l’app della banca, hai perso il momento buono per muovere qualcosa. Una previsione di cassa a 13 settimane ribalta l’ordine: vedi la stretta con due mesi di anticipo e hai ancora tempo per agire.
Tre mesi è l’orizzonte giusto. Verso il futuro quasi tutto è già in Odoo o nel tuo gestionale: fatture emesse con scadenza, fatture dei fornitori da pagare, rate dei finanziamenti, stipendi ricorrenti, imposte con data. Quello che manca lo aggiungi a mano una volta. La promessa è semplice: conosci il saldo di ogni venerdì delle prossime 13 settimane e, quando qualcosa inizia a muoversi male, lo sai in tempo.
Perché 13 settimane e non 12 o 26
Un trimestre fa 13 settimane. A tre mesi i pagamenti ricorrenti sono quasi tutti definiti: la squadra è contrattualizzata, gli acquisti grossi hanno già l’ordine, le imposte hanno la data. A sei mesi metà dello scenario è un desiderio. A dodici rimani corto perché resta fuori la prossima IVA. Tredici incastra.
E la settimana comanda, non il mese. In un mese ci stanno due incassi grossi e tre pagamenti grossi che a fine mese si pareggiano; la settimana più bassa ti prende senza saldo perché hai guardato solo l’insieme. La vista mensile serve per il budget annuale; per operare sulla cassa, settimanale.
Righe e colonne
La struttura è sempre la stessa. Una colonna per settimana, con la data del lunedì come intestazione. Tredici colonne più una prima con le voci e una ultima con il totale del trimestre.
Le righe si raggruppano in blocchi:
- Saldo iniziale della settimana (la chiusura di quella precedente).
- Incassi: clienti con fattura e scadenza in quella settimana, vendite in pronta cassa da previsione, altre entrate.
- Pagamenti operativi: fatture dei fornitori, servizi ricorrenti, utenze.
- Stipendi e contributi INPS.
- Imposte: IVA, ritenute IRPEF, acconti IRES e IRAP.
- Tredicesima e quattordicesima, finanziamenti e leasing, spese puntuali.
- Saldo finale della settimana.
Se la fai più grande, in due settimane è già vecchia.
Un esempio con numeri
Officine Marconi Srl, 38 dipendenti a Milano, fatturato di circa 450.000 € al mese. Regime IVA mensile, stipendi netti il 27 del mese, tredicesima pagata il 18 dicembre. Il direttore finanziario fissa la soglia minima di cassa a 35.000 €. Partiamo lunedì 2 novembre 2026 con 80.000 € in banca. Importi in migliaia di euro.
| Sett. | Lunedì | Incassi | Pagamenti | Stipendi netti | F24 e imposte | Tredicesima | Saldo fine |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 nov | 100 | 70 | 110 | |||
| 2 | 9 nov | 115 | 65 | 160 | |||
| 3 | 16 nov | 90 | 55 | 20 F24 + 25 IVA (ott) | 150 | ||
| 4 | 23 nov | 85 | 60 | 65 | 110 | ||
| 5 | 30 nov | 95 | 65 | 15 acconto IRES/IRAP | 125 | ||
| 6 | 7 dic | 100 | 60 | 165 | |||
| 7 | 14 dic | 55 | 50 | 20 F24 + 25 IVA (nov) | 60 | 65 | |
| 8 | 21 dic | 60 | 45 | 65 | 15 | ||
| 9 | 28 dic | 50 | 40 | 20 acconto IVA (28 dic) | 5 | ||
| 10 | 4 gen | 75 | 55 | 25 | |||
| 11 | 11 gen | 90 | 60 | 55 | |||
| 12 | 18 gen | 85 | 65 | 20 F24 + 25 IVA (dic) | 30 | ||
| 13 | 25 gen | 100 | 55 | 65 | 10 |
Il punto più basso del trimestre cade nella settimana 9 (28 dic - 3 gen): nella settimana precedente la cassa viene prosciugata dalla tredicesima (18 dic), dall’F24 del 16 dicembre (ritenute IRPEF, INPS e IVA di novembre insieme) e dallo stipendio di dicembre il 27; la settimana 8 chiude a 15.000 €, 20.000 € sotto la soglia minima. Lunedì 28 dicembre arriva l’acconto IVA (scadenza 27 dicembre, versato il giorno lavorativo successivo) e il saldo cala ancora, chiudendo la settimana 9 a 5.000 €, 30.000 € sotto il minimo. Un secondo buco appare nella settimana 13: l’F24 del 16 gennaio slitta a lunedì 18 (settimana 12) e poi lo stipendio di gennaio chiude la settimana 13 a 10.000 €, di nuovo sotto il minimo. Tutto questo è visibile lunedì 2 novembre, con otto settimane di margine fino alla settimana più critica e dodici fino alla seconda.
Con tanto tempo davanti le decisioni non sono drammatiche. Negoziare con un cliente grosso l’anticipo di un incasso da 20.000 €. Spostare un pagamento non critico dalla settimana 9 alla 11. Preparare in banca un utilizzo parziale della linea di credito per restare coperti. Rinviare l’acquisto di un macchinario previsto per gennaio. Qualsiasi di queste conversazioni fatta otto settimane prima è tranquilla; fatta il venerdì pomeriggio diventa insoluto, scoperto bancario o favore pagato caro.
Come gira: ogni lunedì esce una, entra una
L’errore più caro è trattare la previsione come un documento. È un calendario rotante. Ogni lunedì la settimana appena passata sparisce e una nuova entra in fondo. Quella che era la settimana 2 ora è la 1; quella che era la 13 ora è la 12; se ne aggiunge una nuova al fondo. L’orizzonte resta di 13 settimane, ma la fotografia è diversa ogni settimana.
Questa parte è decisiva: la previsione non scade mai, perché arriva sempre al trimestre successivo. Non resti mai senza visibilità. Un ordine firmato oggi entra nella settimana della sua scadenza. Una fattura fornitore a 60 giorni cade nella settimana che le tocca. Se la nuova settimana scende sotto la soglia, l’allarme suona e torni al prospetto prima di chiudere il lunedì.
La routine del lunedì in 30 minuti
Mezz’ora ogni lunedì mattina basta, se i dati sono in Odoo. Lo schema:
- Scaricare gli estratti conto del fine settimana e riconciliare.
- Confrontare il saldo reale del venerdì precedente con quello che avevi previsto. Annotare la differenza.
- Confermare gli incassi previsti della settimana che entra: il cliente ha confermato? La distinta è in banca? Marcare i dubbi.
- Rivedere i pagamenti: qualcuno rinegoziato con un fornitore? Leasing con rata variata?
- Aggiornare la settimana nuova in fondo con le voci ricorrenti note e gli ordini già firmati.
- Guardare il saldo minimo delle 13 settimane: resta sopra la soglia? Qualche settimana scende?
- Decidere un’azione se serve e scrivere una riga di note su quella settimana.
Mezz’ora di lavoro costa molto meno di una chiamata di emergenza in banca a febbraio. E se come costruire la previsione da zero ti è ancora lontano, parti da quella guida e torna qui.
Misurare l’accuratezza, settimana per settimana
Una previsione senza misurazione si degrada. Ogni lunedì annota tre numeri: il saldo previsto per il venerdì appena passato, il saldo reale e la differenza. Quando la differenza va sempre nello stesso verso, l’aggiustamento non è sul saldo, è sul metodo: stai sottostimando gli incassi o sovrastimando i pagamenti. Un errore settimanale del 5-10 % è normale; se superi il 20 % settimana dopo settimana, il problema sta nei dati di Odoo (scadenze non toccate, conti non riconciliati, ricorrenti fuori sistema), non nel prospetto.
Quando combinarla con la vista mensile a 12 mesi
Le 13 settimane sono operative: decidono se paghi gli stipendi puntuali o no. La vista mensile a 12 mesi è strategica: decide se assumi altre due persone, se firmi il leasing del nuovo capannone o se chiedi un finanziamento. Se la settimanale è aggiornata, la mensile esce rapida dagli stessi dati, ed è lì che imposti scenari di cassa quando un cliente paga 60 giorni in ritardo. Per un gruppo con più società, le 13 settimane si consolidano sommando le entità e togliendo le operazioni infragruppo, come descritto nell’articolo sulla tesoreria di un gruppo di aziende in Odoo.
I modelli Excel per la tesoreria servono per iniziare. Appena arrivano due conti bancari o due società, il foglio resta corto e l’errore umano si moltiplica. Kashbi legge il tuo Odoo e disegna queste 13 settimane aggiornate, con l’avviso quando il saldo scende sotto la soglia e la vista mensile a fianco. Non cambia nulla nel tuo Odoo: lo legge e te lo mostra ordinato.
Domande frequenti
E se non ho gli ordini di vendita caricati in Odoo?
Puoi partire solo con le fatture emesse da incassare, ma la previsione migliora molto quando gli ordini di vendita hanno data di consegna. Se vendi su ordine o con cliente ricorrente, tenere gli ordini aggiornati si sente già nella prima settimana.
Come inserisco il pagamento delle imposte se non so ancora l’importo esatto?
Metti una stima prudente e marcala come stimata. L’IVA del periodo si calcola con buona approssimazione dall’IVA a debito meno quella a credito del periodo in corso: due settimane prima della chiusura hai già quasi la fotografia. Per gli acconti IRES e IRAP, guarda il versamento equivalente dell’anno prima e aggiusta per il margine atteso.
E le aziende stagionali?
Le attività molto stagionali (turismo, agricoltura, rientro a scuola) hanno bisogno della previsione più di chiunque altro, ma 13 settimane sono poche per vedere l’intera campagna. Combinala sempre con la mensile a 12 mesi e tieni la soglia minima più alta, per assorbire uno scostamento sul picco.