Cassa di gruppo in Odoo senza contarla due volte
Se gestisci più società in Odoo, sommare i conti non è la cassa di gruppo. Serve separare l'interno per avere una previsione di cui ti puoi fidare.
Quando segui un piccolo gruppo, il lunedì mattina è quasi sempre uguale. Apri la banca di ogni società, scrivi i saldi su un foglio, sommi, e quel numero diventa la cassa del gruppo. Finché una settimana non torna. Una società ha prestato denaro a un’altra, l’operativa paga l’affitto alla patrimoniale, la holding sta per restituire alla controllata quello che le aveva anticipato il mese scorso. Movimenti veri, ma molti di loro non escono dal gruppo. Se li conti per intero, la cassa sembra più grande di quello che è.
Vediamo come leggere la tesoreria di un gruppo che lavora con Odoo senza gonfiare incassi e pagamenti.
Perché sommare le società non è la tua cassa di gruppo
Odoo tiene tutte le tue società nello stesso database e permette report congiunti. Il problema arriva quando vuoi un unico numero di cassa di gruppo. Se sommi i saldi delle banche a oggi, il totale è corretto. Se sommi i movimenti del periodo, non più. Due cose entrano nel calcolo:
- Fatture tra società del gruppo. La patrimoniale fattura un affitto all’operativa, la holding fattura servizi di direzione alle controllate, uno stabilimento vende semilavorati alla società commerciale sorella. Ogni fattura è un incasso in una società e un pagamento in un’altra. Per il gruppo fa zero.
- Finanziamenti e anticipi tra società. La holding presta all’operativa, una controllata anticipa cassa a un’altra per pagare gli stipendi prima di un incasso grosso. Soldi che si muovono, ma non lasciano il gruppo.
Senza separarli, incassi e pagamenti totali risultano gonfiati. La variazione netta resta corretta, ma l’attività esterna reale sparisce dietro quei numeri. E la settimana in cui l’operativa non riceve dalla holding quello che si aspettava, sembra che manchi denaro quando in realtà manca solo una scrittura interna.
L’esempio delle tre società
Immagina un piccolo gruppo con tre società in Odoo:
- Serravalle Holding Srl. Proprietaria delle altre. Centralizza la cassa e anticipa denaro quando serve.
- Serravalle Servizi Srl. L’operativa. Fattura al cliente finale, paga i fornitori, porta il personale.
- Serravalle Immobiliare Srl. Proprietaria dell’edificio in cui lavora l’operativa. Dà in locazione lo spazio alla sorella.
In una settimana qualsiasi succedono sette cose, tutte in euro:
- L’operativa incassa 180.000 € da clienti esterni.
- L’operativa paga 90.000 € a fornitori esterni.
- L’operativa paga 15.000 € di affitto all’immobiliare.
- L’immobiliare riceve quei 15.000 € e paga 8.000 € di mutuo alla banca.
- La holding aveva prestato 50.000 € all’operativa. Questa settimana l’operativa ne restituisce 10.000.
- La holding riceve quei 10.000 €.
- L’operativa paga 40.000 € di stipendi.
Somma senza pensarci: il gruppo incassa 205.000 € e spende 163.000 €. Separa l’interno: incassa 180.000 € e spende 138.000 €. In entrambi i casi la variazione netta è 42.000 €, ma la fotografia cambia parecchio.
| Voce | Somma ingenua | Somma di gruppo reale |
|---|---|---|
| Entrate | 205.000 € | 180.000 € |
| Uscite | 163.000 € | 138.000 € |
| Variazione netta | 42.000 € | 42.000 € |
| Entrate gonfiate | 25.000 € | |
| Uscite gonfiate | 25.000 € |
Quei 25.000 € sono i 15.000 € di affitto e i 10.000 € di restituzione del prestito. Non è entrato né uscito nulla dal gruppo. Se usi i totali per decidere se assumere, se investire o se tirare avanti un altro mese, stai guardando una fotografia con 25.000 € di aria su ciascun lato.
Cassa per società e cassa di gruppo
Ognuna risponde a una domanda diversa. La cassa per società ti dice se ognuna sta in piedi da sola. Nell’esempio, l’operativa chiude la settimana con 25.000 € in più, l’immobiliare con 7.000 € in più e la holding con 10.000 € in più da un prestito che inizia a tornare. Questa vista mostra chi ha margine, chi è tirata e quale società ha bisogno che le diano una mano.
La cassa di gruppo ti dice quanto denaro esterno entra ed esce. È il numero che guardi quando tratti con la banca o quando il socio chiede come va la cosa. Perché sia utile, i movimenti interni devono stare fuori. In una previsione di cassa in Odoo di gruppo si tengono entrambe: rapida per società per la quotidianità e aggregata per la decisione grossa.
Chi finanzia chi dentro al gruppo
In un piccolo gruppo è normale che una società finanzi l’altra: la holding mette capitale in una controllata appena nata, l’operativa anticipa denaro all’immobiliare per una ristrutturazione. Serve avere chiaro chi deve cosa a chi, un calendario di restituzione anche informale e se il prestito è su carta. L’Agenzia delle Entrate guarda queste cose e il tuo commercialista ti dirà che non può volare denaro da una società all’altra senza un documento. Nella previsione, questi movimenti entrano nella vista per società e restano fuori dalla vista di gruppo.
Valute e saldo minimo per società
Se una delle tue società fattura in sterline o in dollari, la vista di gruppo ha bisogno di una valuta comune. Odoo gestisce più valute nello stesso database. Per la previsione funzionano bene due criteri: cambio del giorno per il saldo attuale e cambio prudente per le previsioni future. Conserva la differenza, nel caso tu debba spiegarla, perché un trimestre con il cambio che si muove può cambiare parecchio la fotografia di gruppo.
Un gruppo, poi, non salta sul totale, salta su una società. Puoi avere 300.000 € di cassa aggregata e una controllata che non arriva agli stipendi del 27. Per questo il saldo minimo si fissa per società, con un pavimento e un giorno del mese entro cui lo vuoi rispettato. Con quei pavimenti in mano, la vista settimanale del gruppo non guarda più solo il totale e inizia a chiedere quale società scende questa settimana, chi può prestarle e quale incasso esterno dovrebbe arrivare per forza per non muovere denaro interno. È questo che trasforma una previsione a 13 settimane in uno strumento di decisione.
Che cosa fa Odoo multiazienda e che cosa resta a te
Odoo fa la parte difficile: ti permette di gestire tutte le società nello stesso database, ciascuna con le sue banche, fatture, clienti e fornitori, e ti permette di etichettare le operazioni tra di loro. Quello che non fa da solo è la fotografia di cassa di gruppo in avanti con le elisioni già applicate. In pratica, tre piccole routine coprono la parte che resta a te:
- Marca bene le controparti del gruppo. Che i clienti e i fornitori che sono tue società sorelle siano identificabili come tali.
- Tieni separati nel forecast i flussi interni. Incassi e pagamenti tra società non entrano nel totale esterno del gruppo.
- Controlla la differenza tra saldo bancario e saldo contabile in ogni società prima di aggregare. Se la banca di una controllata non è riconciliata, il saldo di gruppo di oggi nasce già storto.
Kashbi, ad esempio, tratta le operazioni tra le tue società a parte e ti dà la cassa di gruppo netta senza contarle due volte. Ma il criterio su chi presta a chi e su cosa è esterno resta tuo.
La routine del responsabile finanziario di gruppo
Un piano che funziona bene in PMI con tre o quattro società:
- Lunedì mattina. Saldo reale per società e totale di gruppo con l’interno fuori. Se una scende sotto il minimo questa settimana, lo decidi il lunedì.
- Chiusura di mese. Riconciliazione bancaria in tutte, revisione dei movimenti interni ancora sospesi, previsto contro reale per società e di gruppo.
- Trimestre. IVA per società, salvo che abbiate aderito al gruppo IVA. Piani di investimento e finanziamenti, dove si gioca la decisione grossa.
Domande frequenti
Odoo elimina in automatico le operazioni tra le mie società nei report di gruppo?
Non del tutto. Odoo ti permette di gestire più società, di guardare report congiunti e di marcare le operazioni infragruppo, ma l’eliminazione dei flussi interni per una previsione di cassa di gruppo resta a te o allo strumento di forecast che ci metti sopra. Se sommi solo i movimenti di tutte le società, incassi e pagamenti di gruppo risultano gonfiati anche se il saldo netto torna.
Ho due società e una presta all’altra senza contratto. Devo sistemare prima questa cosa?
Parla con il tuo commercialista. Non è solo tesoreria, è anche fiscale. Per la previsione puoi continuare a tenerlo come finanziamento interno, ma le operazioni ricorrenti vanno documentate per non avere sorprese in una verifica. Nel frattempo, marcale in Odoo per quello che sono.
Un solo foglio di calcolo mi basta per tre società?
Può bastare per un po’ se lo tieni molto in ordine, con un foglio per società e un foglio di gruppo che toglie l’interno. Appena superi due società, o passano tre mesi, succede che un movimento infragruppo entra nel totale o che il file non si apre più sul telefono quando ti serve una risposta rapida.