Caja de grupo en Odoo sin contarla dos veces
Si llevas varias sociedades en Odoo, sumar los bancos no es tu caja de grupo. Separar lo interno es lo que te deja una previsión en la que puedes confiar.
Cuando llevas un grupo pequeño, el lunes a primera hora casi siempre haces lo mismo. Abres el banco de cada sociedad, apuntas los saldos en una hoja, sumas, y esa cifra se convierte en «la caja del grupo». Hasta que una semana no cuadra. Una sociedad le ha prestado dinero a otra, la operativa paga el alquiler a la patrimonial, el holding va a devolverle a la filial lo que esta adelantó el mes pasado. Todo son movimientos reales, pero muchos no salen del grupo. Si los cuentas enteros, la caja parece más grande de lo que es.
Vamos a ver cómo leer la tesorería de un grupo que trabaja con Odoo sin inflar cobros y pagos.
Por qué sumar las sociedades no es tu caja de grupo
Odoo guarda todas tus sociedades en la misma base de datos y permite informes conjuntos. El problema aparece cuando quieres una cifra de caja de grupo. Si sumas los saldos de los bancos a fecha de hoy, el total es correcto. Si sumas los movimientos del periodo, no. Dos cosas se cuelan:
- Facturas entre sociedades del grupo. La patrimonial factura un alquiler a la operativa, la holding factura dirección a las filiales, una fábrica vende semielaborado a su hermana comercializadora. Cada factura es un cobro en una sociedad y un pago en otra. Para el grupo, cero.
- Préstamos y adelantos entre sociedades. La holding presta a la operativa, una filial adelanta a otra para pagar nóminas antes de un cobro grande. Dinero que se mueve, pero que no sale del grupo.
Si no los separas, los cobros y pagos totales están inflados. La variación neta sigue siendo correcta, pero la actividad externa real queda camuflada. Y la semana en que la operativa no recibe de la holding lo esperado, parece que falta dinero cuando lo que falta es solo un apunte interno.
El ejemplo de las tres sociedades
Imagina un grupo pequeño con tres empresas en Odoo:
- Álava Holding S.L. Dueña del resto. Centraliza tesorería y adelanta dinero cuando hace falta.
- Álava Servicios S.L. La operativa. Factura al cliente final, paga a proveedores, lleva la plantilla.
- Álava Patrimonio S.L. Dueña del edificio donde trabaja la operativa. Alquila el local a su hermana.
En una semana cualquiera pasan estas siete cosas, todas en euros:
- La operativa cobra 180.000 € de clientes externos.
- La operativa paga 90.000 € a proveedores externos.
- La operativa paga 15.000 € de alquiler a la patrimonial.
- La patrimonial recibe esos 15.000 € y paga 8.000 € de hipoteca al banco.
- La holding había prestado 50.000 € a la operativa. Esta semana la operativa le devuelve 10.000 €.
- La holding recibe esos 10.000 €.
- La operativa paga 40.000 € de nóminas.
Suma sin pensar: el grupo entra 205.000 € y gasta 163.000 €. Separa lo interno: entra 180.000 € y gasta 138.000 €. En los dos casos la variación neta es 42.000 €, pero la fotografía es muy distinta.
| Concepto | Suma ingenua | Suma de grupo real |
|---|---|---|
| Entradas | 205.000 € | 180.000 € |
| Salidas | 163.000 € | 138.000 € |
| Variación neta | 42.000 € | 42.000 € |
| Entradas infladas | 25.000 € | |
| Salidas infladas | 25.000 € |
Esos 25.000 € son los 15.000 € del alquiler y los 10.000 € del préstamo devuelto. Nada ha entrado ni ha salido del grupo. Si usas los totales para decidir si contratas, inviertes o aguantas un mes más, estás mirando una foto con 25.000 € de aire a cada lado.
Caja por sociedad y caja de grupo
Las dos son útiles y responden preguntas distintas. La caja por sociedad te dice si cada una se sostiene sola. En el ejemplo, la operativa cierra con 25.000 € más, la patrimonial con 7.000 € más y la holding con 10.000 € más de un préstamo que empieza a volver. Esta vista te muestra quién tiene margen, quién está apretada y qué sociedad necesita que le echen un cable.
La caja de grupo te dice cuánto dinero externo entra y sale. Es la que miras cuando negocias con el banco o cuando el socio pregunta cómo va la cosa. Para que sea útil, los movimientos internos tienen que estar fuera. En una previsión de tesorería en Odoo de grupo se llevan las dos: rápida por sociedad para el día a día y agregada para la decisión grande.
Quién financia a quién en el grupo
En un grupo pequeño es habitual que una sociedad financie a otra: la holding pone capital en una filial recién nacida, la operativa adelanta dinero a la patrimonial para una reforma. Conviene tener claro a quién le debe cada sociedad, qué calendario de devolución existe y si el préstamo está documentado. En la previsión, esos movimientos entran en la vista por sociedad y se quedan fuera de la vista de grupo.
Divisas y saldo mínimo por sociedad
Si una de tus sociedades factura en libras o en dólares, la vista de grupo necesita una moneda común. Odoo gestiona varias divisas en la misma base. Para la previsión funcionan bien dos criterios: tipo del día para el saldo actual, y tipo prudente para las previsiones a futuro. Guarda la diferencia por si hay que explicarla, porque un trimestre con el cambio moviéndose puede cambiar bastante la foto de grupo.
Un grupo, además, no quiebra en el total, quiebra en una sociedad. Puedes tener 300.000 € de caja agregada y una filial que no llega a la nómina del día 25. Por eso el saldo mínimo se fija por sociedad, con un suelo y un día del mes en el que lo quieres ver cumplido. Con eso en la mano, la vista semanal del grupo deja de ser solo el total y pasa a mirar qué sociedad baja esta semana, quién podría prestarle y qué cobro externo tendría que entrar sí o sí para no mover dinero interno. Esa es la rutina que convierte una previsión a 13 semanas en una herramienta de decisión.
Qué hace Odoo multicompañía y qué te toca a ti
Odoo pone la parte dura: te deja llevar todas las sociedades en la misma base de datos, con sus bancos, facturas, clientes y proveedores, y permite marcar las operaciones entre ellas. Lo que no hace solo es la foto de caja de grupo hacia delante con las eliminaciones ya aplicadas. En la práctica, tres rutinas pequeñas resuelven la parte que te toca:
- Marca bien las contrapartes del grupo. Que los clientes y proveedores que son hermanos tuyos estén identificados como tales.
- Separa en la previsión los flujos internos. Cobros y pagos entre sociedades no entran en el total externo del grupo.
- Revisa la diferencia entre saldo bancario y saldo contable en cada sociedad antes de agregar. Si un banco no está conciliado, el saldo de grupo de hoy ya nace torcido.
Kashbi, por ejemplo, trata las operaciones entre tus sociedades por separado y te da la caja de grupo neta sin que las cuentes dos veces. Pero el criterio de quién presta a quién y qué cuenta como «externo» lo pones tú.
La rutina del responsable financiero del grupo
Un plan que suele funcionar en pymes con tres o cuatro sociedades:
- Lunes por la mañana. Saldo real por sociedad y total de grupo con lo interno fuera. Si alguna baja del mínimo esta semana, lo decides el lunes.
- Cierre de mes. Conciliación bancaria en todas, revisión de los movimientos internos pendientes, previsto frente a real por sociedad y de grupo.
- Trimestre. IVA por sociedad, salvo que tengas grupo de IVA. Planes de inversión y financiación, donde se juega la decisión grande.
Preguntas frecuentes
¿Odoo elimina automáticamente las operaciones entre mis sociedades en los informes de grupo?
No del todo. Te deja llevar varias sociedades, consultar informes conjuntos y marcar las operaciones intercompañía, pero la eliminación de los flujos internos para una previsión de caja de grupo te toca a ti o a la herramienta de previsión que uses encima. Si solo sumas los movimientos, los cobros y pagos de grupo quedan inflados aunque el saldo final cuadre.
Tengo dos sociedades y una presta a la otra sin contrato. ¿Lo arreglo primero?
Habla con tu asesor. No es solo un tema de tesorería, también fiscal. Para la previsión puedes seguir reflejándolo como préstamo interno, pero conviene documentar operaciones recurrentes para no tener sorpresas en una inspección. Mientras tanto, márcalas en Odoo como lo que son.
¿Me vale una sola hoja de cálculo para tres sociedades?
Puede valer un tiempo si la mantienes muy ordenada, con pestañas separadas y una pestaña de grupo que elimine lo interno. En cuanto superas dos sociedades o pasan tres meses, los movimientos entre empresas se cuelan en el total o el fichero deja de abrir en el móvil cuando necesitas una respuesta rápida.