Caixa de grupo no Odoo sem a contar duas vezes

Quando você gere um grupo pequeno, a segunda-feira de manhã costuma ser sempre igual. Abre o banco de cada sociedade, aponta os saldos numa folha, soma, e esse número passa a ser a caixa do grupo. Até que uma semana não bate certo. Uma sociedade emprestou dinheiro a outra, a operacional paga a renda à patrimonial, a holding está a devolver à filial o que esta adiantou no mês passado. São todos movimentos reais, mas muitos nunca saem do grupo. Se os contar por inteiro, a caixa parece maior do que é.

Vamos ver como ler a tesouraria de um grupo que trabalha com Odoo sem inflacionar recebimentos e pagamentos.

Somar sociedades não é a sua caixa de grupo

O Odoo guarda todas as suas sociedades na mesma base de dados e permite relatórios conjuntos. O problema aparece quando quer um único número de caixa de grupo. Se somar os saldos dos bancos de hoje, o total está certo. Se somar os movimentos do período, já não. Entram duas coisas:

• Faturas entre sociedades do grupo. A patrimonial fatura renda à operacional, a holding fatura serviços de gestão às filiais, uma fábrica vende produto semitransformado à sua irmã comercializadora. Cada fatura é um recebimento numa sociedade e um pagamento noutra. Para o grupo, dá zero.
• Empréstimos e adiantamentos entre sociedades. A holding empresta à operacional, uma filial adianta tesouraria a outra para pagar salários antes de um recebimento grande. Dinheiro que se move, mas não sai do grupo.

Se não separar estes movimentos, os recebimentos e pagamentos totais ficam inflacionados. A variação líquida continua certa, mas a atividade externa real fica escondida. E na semana em que a operacional não recebe da holding o que esperava, parece que falta dinheiro quando só falta um lançamento interno.

O exemplo das três sociedades

Imagine um grupo pequeno com três sociedades no Odoo:

• Guadiana Holding Lda. Dona das outras. Centraliza tesouraria e adianta dinheiro quando é preciso.
• Guadiana Serviços Lda. A operacional. Fatura ao cliente final, paga a fornecedores, suporta os salários.
• Guadiana Imóveis Lda. Dona do edifício onde trabalha a operacional. Arrenda o espaço à irmã.

Numa semana normal passam sete coisas, todas em euros:

1. A operacional recebe 180.000 € de clientes externos.
2. A operacional paga 90.000 € a fornecedores externos.
3. A operacional paga 15.000 € de renda à patrimonial.
4. A patrimonial recebe esses 15.000 € e paga 8.000 € de empréstimo bancário.
5. A holding tinha emprestado 50.000 € à operacional. Esta semana a operacional devolve 10.000 €.
6. A holding recebe esses 10.000 €.
7. A operacional paga 40.000 € de salários.

Soma sem pensar: o grupo recebe 205.000 € e gasta 163.000 €. Separa o interno: recebe 180.000 € e gasta 138.000 €. Em qualquer dos casos a variação líquida é 42.000 €, mas a fotografia muda muito.

Rubrica	Soma ingénua	Soma de grupo real
Entradas	205.000 €	180.000 €
Saídas	163.000 €	138.000 €
Variação líquida	42.000 €	42.000 €
Entradas infladas		25.000 €
Saídas infladas		25.000 €

Esses 25.000 € são os 15.000 € da renda e os 10.000 € do empréstimo devolvido. Não entrou nem saiu nada do grupo. Se usar os totais para decidir se contrata, se investe ou se aguenta mais um mês, está a ler uma fotografia com 25.000 € de ar de cada lado.

Caixa por sociedade e caixa de grupo

Cada uma responde a uma pergunta diferente. A caixa por sociedade diz-lhe se cada uma se aguenta sozinha. No exemplo, a operacional fecha a semana com 25.000 € a mais, a patrimonial com 7.000 € a mais e a holding com 10.000 € a mais de um empréstimo que começa a voltar. Esta vista mostra quem tem folga, quem está apertada e qual sociedade precisa de uma mão.

A caixa de grupo diz-lhe quanto dinheiro externo entra e sai. É o número que olha quando negoceia com o banco ou quando o sócio pergunta como vai a coisa. Para ser útil, os movimentos internos têm de ficar fora. Numa previsão de tesouraria no Odoo de grupo leva as duas: rápida por sociedade para o dia a dia e agregada para a decisão grande.

Quem financia quem dentro do grupo

Num grupo pequeno é normal que uma sociedade financie outra: a holding entra com capital numa filial recém-criada, a operacional adianta dinheiro à patrimonial para uma obra. Importa ter claro quem deve o quê a quem, que calendário de devolução existe (mesmo informal) e se o empréstimo está documentado. A Autoridade Tributária olha para estas coisas e o seu contabilista vai dizer-lhe que não pode andar dinheiro a voar entre sociedades sem um documento. Na previsão, esses movimentos entram na vista por sociedade e ficam fora da vista de grupo.

Divisas e saldo mínimo por sociedade

Se uma das suas sociedades fatura em libras ou em dólares, a vista de grupo precisa de uma moeda comum. O Odoo gere várias divisas na mesma base. Para a previsão funcionam bem dois critérios: taxa do dia para o saldo atual e taxa prudente para as previsões futuras. Guarde a diferença, caso precise de a explicar, porque um trimestre com o câmbio a mexer pode mudar bastante a fotografia de grupo.

Um grupo também não quebra no total, quebra numa sociedade. Pode ter 300.000 € de caixa agregada e uma filial que não chega aos salários do dia 25. É por isso que o saldo mínimo se fixa por sociedade, com um piso e um dia do mês em que o quer ver cumprido. Com esses pisos à mão, a vista semanal do grupo deixa de ser só o total e passa a olhar que sociedade cai esta semana, quem pode emprestar-lhe e que recebimento externo tinha mesmo de entrar para não mover dinheiro interno. É isso que transforma uma previsão a 13 semanas numa ferramenta de decisão.

O que o Odoo multiempresa faz e o que fica consigo

O Odoo faz a parte difícil: deixa-lhe gerir todas as sociedades na mesma base de dados, com os seus bancos, faturas, clientes e fornecedores, e permite marcar as operações entre elas. O que não faz sozinho é a fotografia de caixa de grupo para a frente com as eliminações já aplicadas. Na prática, três rotinas pequenas resolvem a parte que fica consigo:

1. Marque bem as contrapartes do grupo. Que os clientes e fornecedores que são irmãos seus estejam identificados como tal.
2. Separe na previsão os fluxos internos. Recebimentos e pagamentos entre sociedades não entram no total externo do grupo.
3. Reveja a diferença entre saldo bancário e saldo contabilístico em cada sociedade antes de agregar. Se o banco de uma filial não está reconciliado, o saldo de grupo de hoje já nasce torto.

O Kashbi, por exemplo, trata as operações entre as suas sociedades à parte e dá-lhe a caixa de grupo líquida sem contar duas vezes. Mas o critério de quem empresta a quem e do que é externo continua a ser seu.

A rotina do responsável financeiro do grupo

Um plano que costuma funcionar em PME com três ou quatro sociedades:

• Segunda-feira de manhã. Saldo real por sociedade e total de grupo com o interno fora. Se alguma cai abaixo do mínimo esta semana, decide-se na segunda.
• Fecho do mês. Reconciliação bancária em todas, revisão dos movimentos internos pendentes, previsto contra real por sociedade e de grupo.
• Trimestre. IVA por sociedade, salvo se tiverem grupo de IVA. Planos de investimento e financiamento, onde se joga a decisão grande.

Perguntas frequentes

O Odoo elimina automaticamente as operações entre as minhas sociedades nos relatórios de grupo?

Não por completo. O Odoo deixa gerir várias sociedades, consultar relatórios conjuntos e marcar as operações entre empresas do grupo, mas a eliminação dos fluxos internos para uma previsão de caixa de grupo fica consigo ou com a ferramenta de previsão que use por cima. Se só somar os movimentos de todas as sociedades, os recebimentos e pagamentos de grupo ficam inflacionados mesmo que o saldo líquido feche.

Tenho duas sociedades e uma empresta à outra sem contrato. Trato disto primeiro?

Fale com o seu contabilista. Não é só uma questão de tesouraria, é também fiscal. Para a previsão pode continuar a refleti-lo como empréstimo interno, mas convém documentar operações recorrentes para não ter surpresas numa inspeção. Entretanto, marque-as no Odoo pelo que são.

Chega-me uma folha de cálculo para três sociedades?

Pode chegar durante algum tempo se a mantiver muito arrumada, com separadores por sociedade e um separador de grupo que retire o interno. Assim que passa de duas sociedades, ou três meses, costuma acontecer que um movimento intragrupo entra no total ou que o ficheiro deixa de abrir no telemóvel quando precisa de uma resposta rápida.