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Saldo bancário e saldo contabilístico no Odoo: porque não batem certo

A diferença entre o que o banco mostra e o que o Odoo mostra tem causas conhecidas. Mostramos como encontrar o desvio, acertar as contas e decidir qual usar na previsão.

Equipa KashbiPublicado 11 min de leitura

Abre o painel de contabilidade do Odoo e vê um número. Entra no homebanking e vê outro. A diferença são 3.412 € e você não sabe em qual confiar. Pior ainda, está prestes a começar a previsão de tesouraria do trimestre com base no saldo do Odoo e já desconfia do valor.

O saldo bancário e o saldo contabilístico não baterem certo não é um defeito do Odoo. É como funciona qualquer contabilidade num dia em que a reconciliação bancária ainda não foi feita. O urgente é perceber porque o número oscila e decidir com qual arrancar a previsão. Resposta curta: a previsão parte sempre do saldo real do banco; a contabilidade serve para saber o que já está em movimento. O resto do artigo é como lá chegar sem perder uma tarde inteira.

O que significa cada saldo

O saldo bancário é o que aparece no extrato ou no homebanking numa data concreta. É um facto. Se fosse hoje ao balcão, era o dinheiro que o banco deixava mexer. Já traz as comissões, os juros e os cheques que passaram pela conta.

O saldo contabilístico é a soma dos lançamentos do diário do banco no Odoo. É o filme da empresa visto por dentro: fatura emitida, fatura recebida, pagamento registado, débito direto enviado. Pretende refletir o que deveria estar no banco se tudo o que foi lançado estivesse correto e já tivesse sido processado pela instituição.

Entre os dois há sempre desfasamento. A reconciliação bancária é o processo de cruzar linha a linha as duas listas e explicar a diferença. Feita a tempo, os saldos convergem. Esquecida durante três meses, o novelo custa a desenrolar.

Há uma particularidade do Odoo que confunde quem está a começar. No painel, por vezes, vê um saldo do diário e um saldo do razão para a mesma conta e eles não coincidem. O saldo do diário do banco soma extratos e lançamentos no próprio diário; o razão inclui também operações diversas que tenham tocado a conta contabilística do banco, como uma abertura ou um lançamento manual mal direcionado. Quando estes dois números divergem dentro do Odoo, o problema é interno. Não tem a ver com o banco.

As oito causas reais

Quase todas as diferenças cabem numa destas gavetas. Ordenamos por frequência numa PME portuguesa de vinte pessoas.

1. Pagamentos registados mas não reconciliados

Alguém lança uma fatura de fornecedor no Odoo e clica em registar pagamento diretamente na fatura. O Odoo lança um movimento, mas por omissão o valor cai numa conta de pagamentos pendentes (a conta a receber ou a pagar pendente do Odoo, consoante o sentido). Enquanto não carregar o extrato e esse pagamento for cruzado com o débito ou crédito do banco, aquele montante vive numa conta transitória, não no banco. O livro já o moveu, o banco ainda não. Resultado: os dois afastam-se.

É a causa número um. Ver quanto está acumulado nessas contas transitórias é o primeiro sítio para procurar.

2. Extratos por importar ou em rascunho

Mês atribulado, ninguém carregou o CSV do banco. Ou foi carregado mas ficou em rascunho e nunca foi validado. O livro continua a registar pagamentos e o banco continua a mexer no saldo real, mas o Odoo ainda não viu o extrato para cruzar os dois.

3. Comissões, juros e despesas bancárias

O banco cobra 42 € de manutenção, 328 € de juros do crédito de curto prazo e 95 € de mensalidade do TPA. Do lado dele são lançamentos normais; do seu lado são despesas que, se não forem contabilizadas, ninguém desconta do saldo contabilístico. O banco já tirou, a contabilidade não.

4. Débitos diretos e cobranças agrupadas

Envia uma remessa com 23 débitos diretos no total de 1.820 €. No livro fica como uma única cobrança pendente de liquidação. Entre o envio e o crédito efetivo, com uma ou outra devolução no meio, o dinheiro está no ar. Se depois não cruzar a linha de crédito do banco com cada recibo, o saldo contabilístico fica inflacionado até alguém voltar a arrumar.

5. Cheques emitidos por apresentar e transferências em trânsito

Emite um cheque de 920 € a um fornecedor no dia 28. Ele deposita a 7 do mês seguinte. Dez dias em que o livro já tirou o valor e o banco ainda não. O mesmo com transferências ordenadas tarde que só são processadas no dia útil seguinte.

6. Datas-valor

O banco regista um crédito com data de operação de hoje mas com data-valor dois dias depois. Para o extrato chegou já; para o cálculo de juros, ainda não. Se o seu feed bancário traz uma data e os seus olhos estão na outra, o corte diário pode empurrar um movimento de um mês para o seguinte. No fecho de mês, uns milhares de euros oscilam entre um mês e o outro sem nada estar partido.

7. Importações duplicadas de extrato

Importa um extrato de 1 a 20 do mês e, por via das dúvidas, outro de 18 a 25. Os dias 18, 19 e 20 entraram em duplicado. Se algum movimento foi reconciliado por ambos os caminhos, acabou de cobrar duas vezes no livro. O Odoo tenta avisar quando deteta identificadores de transação repetidos, mas em CSV sem IDs únicos nem sempre apanha.

8. Saldo inicial mal arrastado

No dia em que a empresa entrou em Odoo, alguém digitou o saldo de abertura com o sinal trocado, uma vírgula no sítio errado ou contra uma conta transitória diferente. Essa semente envenenada arrasta um desfasamento constante que não desaparece ao reconciliar os meses seguintes. É preciso voltar atrás e corrigir a abertura com um lançamento de ajuste.

Um exemplo numérico que fecha

Pense na Garagens Silva, Lda., uma PME de 18 pessoas em Braga, uma sociedade, uma única conta operacional.

Seguindo as oito causas, a Rita (responsável administrativa) encontra:

Causa Valor
Comissão de manutenção por lançar 42,00 €
Juros do crédito de curto prazo por lançar 328,00 €
Mensalidade do TPA por lançar 95,00 €
Remessa de débitos diretos aguardar liquidação 1.820,00 €
Transferência de cliente lançada antes de entrar 480,00 €
Movimento duplicado por extratos sobrepostos 320,00 €
Saldo de abertura mal arrastado da migração 327,00 €
Total 3.412,00 €

Quando a Rita lança as despesas bancárias (465 €), apaga a linha duplicada e corrige o lançamento de abertura, ficam 2.300 € em trânsito (remessa de débitos diretos + transferência de cliente), explicados linha a linha, que desaparecem assim que o banco os creditar. Custa uma tarde da primeira vez e vinte minutos por semana a partir daí.

Como encontrar a diferença, passo a passo

Serve para Enterprise e, com o módulo correspondente, também em Community. Na Community o ecrã de reconciliação não vem incluído há várias versões; há módulos externos que o repõem, presos à versão.

  1. Fixe uma data de corte. Escolha um dia fechado, de preferência fim de mês. Nada a mexer: nem «hoje» nem «ontem».
  2. Aponte o saldo real do banco a essa data. Leia-o no PDF do extrato ou no homebanking, não no painel do Odoo.
  3. Aponte o saldo do diário do banco no Odoo à mesma data. Se o painel mostrar dois números para a mesma conta (diário e razão), aponte os dois.
  4. Subtraia: livro menos banco. É esse o volume por explicar.
  5. Abra as contas de pagamentos e cobranças pendentes. Se tiverem saldo, é a causa um. Cruze cada lançamento com o movimento do banco à medida que entra.
  6. Confirme que todos os extratos até à data de corte estão importados e validados, sem rascunhos vivos.
  7. Liste as comissões e juros dos últimos três meses no extrato. Verifique que todos estão lançados.
  8. Procure cheques emitidos e transferências ordenadas que ainda não constam no extrato. Devem figurar numa conta transitória, não ter desaparecido do livro.
  9. Caça aos duplicados com data e valor iguais. Filtre por valor e data e cruze com o extrato.
  10. Se ainda sobrar um volume, revisite o saldo de abertura e os ajustes manuais das primeiras semanas da conta em Odoo.

O que raramente ajuda: mexer em números à mão até fechar. Um ajuste manual sem lançamento por trás arruma o painel e estraga a contabilidade.

Qual saldo usar na previsão

Para projetar os próximos três, seis ou doze meses, parte sempre do saldo real do banco na data de corte. É o único número que ninguém discute e é o que o banco olha se pedir um plafond. Sobre esse ponto de partida soma o que vai receber e subtrai o que vai pagar, com as datas reais de vencimento.

O saldo contabilístico do Odoo entra na equação de outra forma: diz-lhe o que está em movimento. Se do livro para o banco faltam sair 2.180 €, esses 2.180 € têm uma data próxima de impacto e entram na primeira semana da previsão. Se do livro para o banco sobram 1.820 € de uma remessa, essas cobranças têm uma data provável e também entram. Ler o razão como uma lista de movimentos ainda por executar é bem mais útil do que lê-lo como um saldo alternativo.

Para fixar o método, o nosso guia sobre como fazer uma previsão de tesouraria do zero encaixa a seguir, e o artigo com os indicadores de tesouraria que compensa ver todas as semanas dá-lhe uma lista curta para não passar a manhã numa folha de cálculo. Para o mapa completo de tesouraria dentro do Odoo, a guia sobre previsão de tesouraria com Odoo situa a história toda.

Rotina semanal de vinte minutos

Vinte minutos por semana poupam uma tarde inteira a cada trimestre. E tornam possível que a previsão que envia à administração ou ao banco saia de um número que consegue defender.

É aqui que uma ferramenta como o Kashbi retira trabalho: lê o seu Odoo e mostra o dinheiro real de todas as contas, ao dia, com o que vai receber e pagar e o que está vencido, e avisa por e-mail antes de a caixa projetada descer do mínimo que fixar. Não altera nada na sua contabilidade.

Perguntas frequentes

Posso confiar no número do painel de contabilidade do Odoo?

Pode confiar se tiver reconciliado até ao dia, se tiver lançado as comissões e juros do último extrato e se as contas de pagamentos e cobranças pendentes não guardarem saldos antigos. Faltando qualquer uma destas três, o painel mostra um número que não é o real. Na dúvida, para uma decisão com dinheiro, vá ao extrato.

E se usar Odoo Community sem o módulo de reconciliação?

Na Community o ecrã de reconciliação não vem incluído há várias versões. Sem um módulo externo que o reponha, o ecrã onde se cruzam lançamentos não existe. Pode continuar a importar extratos e a lançar à mão, mas é lento e os erros multiplicam-se. Se tem mais do que uma conta operacional, instalar esse módulo ou tirar o fluxo do Odoo compensa.

Que diferença entre banco e livro é normal num dia qualquer?

Depende do volume de pagamentos e cobranças em trânsito. Numa empresa de vinte pessoas com remessas mensais é normal ver 2.000 ou 3.000 € de diferença nos dias à volta de uma remessa, e perto de zero no dia seguinte à reconciliação semanal. Mais do que o valor pontual, o que importa é conseguir explicar cada euro de diferença em menos de um minuto.

Por onde começo se estou há seis meses sem reconciliar?

Pelo extrato mais antigo por fechar. Cada semana saltada vira um novelo maior. Se está muito atrasada, bloqueie uma manhã, reconcilie mês a mês e, no fim, lance um ajuste único para o que não conseguir identificar, com contrapartida numa conta de regularização. Fecha-se o histórico com um pequeno ajuste e arranca-se a rotina semanal, em vez de arrastar o volume para sempre.