Previsão de tesouraria no Odoo: o que vem, o que falta e como resolver

Você já trabalha com Odoo. As faturas emitidas e recebidas estão lá com os vencimentos, os pagamentos entram, os extratos bancários carregam-se, o contabilista certificado fecha o período. E, mesmo assim, todas as segundas-feiras abre uma folha de cálculo para tentar perceber quanto dinheiro vai ter dentro de seis semanas. O Odoo sabe de dinheiro, mas de origem não olha para a frente. Uma previsão de tesouraria no Odoo não vem feita, e é por isso que a sexta-feira dos salários aperta mais do que estava previsto ou que descobre o incumprimento de um cliente na semana em que ia assinar a compra da carrinha.

Este artigo organiza o terreno. O que o Odoo oferece para a caixa, o que lhe falta e três caminhos realistas para fechar a lacuna sem voltar a montar o seu programa de gestão. Vai ver quando uma folha de cálculo alimentada pelo Odoo chega, quando faz sentido um módulo dentro do Odoo e quando uma ferramenta à parte com os seus dados é a resposta honesta. Há um exemplo com uma pequena serralharia do Centro, uma tabela de oito semanas com contas feitas e um guia breve para decidir à segunda-feira.

Se a sua tesouraria vive em Excel há anos e funciona, não está obrigado a mudar. O que vale a pena saber é onde se esconde o risco, quanto cobra o mercado por resolver isto e a partir de que ponto as horas de segunda-feira começam a somar um salário inteiro. No fim, saberá se o seu caso aguenta na folha, pede um módulo ou merece uma ferramenta própria.

O que o Odoo traz de origem para a caixa

No Community tem faturas de venda e compra com data de vencimento, pagamentos e importação de extratos bancários. O ecrã de reconciliação e os relatórios financeiros com antiguidade de saldos ou balanços comparativos ficam do lado do Enterprise, ou de um módulo da comunidade preso a uma versão concreta. Não há, de origem, um relatório que diga «dentro de cinco semanas vai ter 18.000 € no banco». Se ainda está a escolher entre as duas edições, Odoo Community e Enterprise para a tesouraria desenvolve a comparação.

No Enterprise tem ainda a demonstração dos fluxos de caixa, montada à maneira clássica (exploração, investimento, financiamento). Diz-lhe o que já aconteceu com a caixa, agrupado por atividade. É útil para explicar o ano e para cumprir a norma contabilística. Olha para trás. O único sinal para a frente é um indicador curto no resumo executivo, que estima entradas e saídas dos próximos trinta dias a partir das vendas e compras do mês, sem impostos nem gastos recorrentes fora das faturas. Para uma PME que precisa de ver seis a doze semanas, com os salários, o IVA e as prestações no sítio, fica muito aquém.

A matéria-prima que tem de origem, e vale a pena aproveitar, são os vencimentos, os pagamentos programados a fornecedores, as encomendas de venda e compra já confirmadas, a reconciliação bancária e, se tem várias sociedades, todas na mesma base de dados. Com isto limpo, a previsão quase se faz sozinha. Com isto desarrumado, qualquer ferramenta vai mentir. Vai mentir com a precisão que ela própria pensa ter.

O que lhe falta ao Odoo para decidir

Antes de escolher como resolve, escreva o que precisa de verdade. Esta é a lista que quase todas as PME repetem quando montam uma previsão a sério pela primeira vez.

• Projeção semana a semana para as próximas 13 semanas e mês a mês para os próximos 12 meses.
• Entradas e saídas que não são faturas: salários, Segurança Social, IRS retido, prestações de crédito, leasing, subscrições, dividendos previstos, prémios.
• IVA e retenções com a data real de pagamento, não a de facto gerador.
• Encomendas confirmadas que ainda não foram faturadas e propostas com probabilidade.
• Hipóteses sobre recebimentos: cliente que paga a 60 dias quando contratou 30, contas que recebem sempre com dez dias de atraso.
• Cenários lado a lado: contratar duas pessoas em março, adiar um investimento, um cliente grande entra em insolvência.
• Saldo real no banco (o que o banco diz) frente ao saldo contabilístico (o que o Odoo diz) e o motivo da diferença. Há um artigo inteiro sobre saldo bancário e saldo contabilístico no Odoo, porque essa diferença explica boa parte dos sustos.
• Avisos por email quando a previsão desce abaixo do mínimo que fixar.
• Em grupo, vista consolidada com as operações intragrupo separadas, várias moedas e caixa real por empresa. O trabalho de grupo tem as suas próprias ratoeiras em tesouraria do grupo de empresas no Odoo.

Sendo honesto com esta lista, o Odoo cobre só uma pequena parte. O resto acrescenta-se por fora ou compra-se montado.

Três caminhos realistas para fechar a lacuna

Folha de cálculo que lê o Odoo

É por aqui que quase todas as empresas começam. Semana a semana exporta as faturas por receber e por pagar com as datas, cola num modelo semanal, acrescenta à mão salários, impostos e cargas fixas e desenha o saldo acumulado. Para uma sociedade pequena e um responsável que domina o Excel, pode aguentar anos.

A favor: custo zero, controlo total, mudanças a quente, sem depender de ninguém. Contra: cada atualização é manual, os erros de colagem passam, as hipóteses vivem só na cabeça de quem leva o processo, e numa segunda-feira em que essa pessoa falte a caixa vai às cegas. Se faz sentido começar por aqui, siga como fazer uma previsão de tesouraria passo a passo antes de brigar com a sua própria folha.

Módulo de previsão dentro do Odoo

Há módulos da comunidade e módulos pagos que acrescentam uma vista de previsão dentro do Odoo. Os pagos costumam ficar entre 100 € e 400 € de licença por versão, mais o custo de atualizar quando muda de Odoo e, muitas vezes, um pequeno desenvolvimento à medida para que entrem as prestações e os impostos.

A favor: tudo vive dentro do Odoo, sem exportações. Contra: fica preso a uma versão concreta e pede manutenção em cada subida, o orçado contra o real e os cenários costumam ficar curtos, e o ecrã só é visto por quem entra no Odoo, quando frequentemente a direção financeira e a gerência não são utilizadores do sistema. A comparação completa está em módulo de tesouraria no Odoo ou ferramenta à parte.

Ferramenta à parte que lê os seus dados do Odoo

Uma aplicação de tesouraria liga-se ao Odoo, lê as faturas e os pagamentos, deixa acrescentar o que não está (salários, impostos, cargas fixas) e desenha a previsão e os cenários num ecrã dedicado. Não mexe em nada do Odoo.

A favor: a direção financeira e a gerência têm um ecrã próprio, com o banco real ao dia, cenários lado a lado, avisos quando a caixa aperta e um histórico que explica porque a realidade se desviou do plano. Contra: uma assinatura mensal (entre 30 € e 250 € ao mês para uma PME, consoante funções e sociedades, com as suítes corporativas noutra ordem de grandeza).

O Kashbi, a ferramenta em que trabalhamos, encaixa aqui. Lê o Odoo sem mexer, paga-se por mensalidade conforme as sociedades e abre em breve. Para se situar nos preços e funções do mercado, veja software de tesouraria para PME e quanto costuma custar.

O que deixar bem no Odoo antes de prever

Independentemente do caminho, se o Odoo tem estas três frentes bem, qualquer previsão vai servir. Se não, está a prever fumo.

Vencimentos e condições de pagamento. Verifique que cada cliente tem a condição real. Se fatura a 30, meta 30. Se de facto pagam a 60, corra um cenário com 60, mas o dado mestre reflete o contratado. Faturas sem data de vencimento não entram em previsão nenhuma.

Reconciliação bancária semanal. Carregue extratos todas as semanas, concilie e deixe a zero o que estiver «por reconciliar». A razão é dupla. A caixa do Odoo tem de ser verdadeira hoje, e o saldo de arranque da sua previsão tem de ser o número real do banco. Uma diferença de 2.000 € arrastada três meses acaba por aparecer no dia dos salários. Saldo bancário e saldo contabilístico no Odoo tem a história completa.

Cargas recorrentes que não vêm de faturas. Salários, Segurança Social, prestações de crédito, leasing, domínios, licenças, subscrições. Faça uma lista com valor e dia do mês. No Odoo podem entrar como faturas recorrentes, como entradas manuais numa conta de caixa prevista ou carregar-se na ferramenta de previsão. O que importa é que a previsão as veja.

Exemplo: oito semanas de uma PME

Metalomecânica do Mondego Lda, serralharia de precisão perto de Coimbra com 28 colaboradores e uma só sociedade. Fatura cerca de 1,8 milhões por ano. Tem duas contas bancárias (operacional e salários), uma conta corrente caucionada aberta para emergências e um empréstimo a cinco anos. A responsável administrativa carrega os extratos à segunda-feira e concilia à quarta.

O saldo real conjunto na sexta-feira 30 de outubro é 38.500 €. O limite de aviso que a gerência fixou é 15.000 €. Com o que o Odoo já tem (faturas e encomendas confirmadas) e o que a administração acrescenta à mão (salários, SS, prestações, subsídio de Natal), a previsão semanal fica assim.

Semana	Entradas	Saídas	Fluxo	Saldo no fim
2-8 nov	22.500	9.200	+13.300	51.800
9-15 nov	11.800	9.800	+2.000	53.800
16-22 nov	8.200	10.400	-2.200	51.600
23-29 nov	14.500	39.100	-24.600	27.000
30 nov-6 dez	9.500	9.500	0	27.000
7-13 dez	16.200	7.900	+8.300	35.300
14-20 dez	9.800	30.500	-20.700	14.600
21-27 dez	18.200	39.100	-20.900	-6.300

O que a previsão vê e o Odoo sozinho não via.

• Na semana de 23 de novembro paga-se o salário mensal e a Segurança Social, e a caixa aguenta porque outubro foi um bom mês de cobranças.
• Na semana de 14 de dezembro paga-se o subsídio de Natal. O saldo cai para 14.600 €, abaixo do limite. Há tempo para deslocar um pagamento a um fornecedor flexível, pedir que um cliente que paga a meio do mês antecipe para o início ou puxar da conta corrente com duas semanas de folga.
• Na semana de 21 de dezembro, com o salário de dezembro e a Segurança Social outra vez, a caixa fica negativa. Se não se vir em outubro, descobre-se à quinta-feira à tarde em dezembro.

O valor não está nos 38.500 € iniciais. Está em ver os dois tramos vermelhos com seis semanas de antecedência.

Como escolher

• Uma só sociedade, folha razoável, administração a conciliar todas as semanas: fique no Excel e automatize as entradas com uma exportação semanal. Se dói pouco, não mexa.
• Uma ou duas sociedades, direção e financeira a pedir o retrato todas as segundas, dor de colar à mão: ferramenta à parte que lê o Odoo. É aqui que a hora administrativa se poupa a sério.
• Grupo com três ou mais sociedades, moedas diferentes, operações entre empresas: ferramenta à parte, sem discussão. Precisa da vista de grupo com os movimentos intragrupo separados dos totais.
• Odoo muito personalizado e equipa técnica interna: considere um módulo quando o orçado contra o real e os cenários não forem críticos.

Vale um último filtro: o custo de não o ver. Um atraso de 20.000 € que o obriga a puxar da conta corrente a 8 % durante dois meses são cerca de 267 € de juros evitáveis de cada vez.

Perguntas frequentes

O Odoo Community permite fazer previsão de tesouraria?

De origem, não. Tem as faturas com vencimento e os pagamentos, mas não um relatório que projete o saldo para a frente. Há módulos da comunidade e módulos pagos a tentar preencher a lacuna, com qualidade desigual e presos a uma versão concreta de Odoo. A alternativa é exportar os dados para uma folha ou usar uma ferramenta de tesouraria à parte.

A demonstração de fluxos de caixa do Odoo Enterprise serve como previsão?

Não. É um relatório que olha para trás, agrupa o que já aconteceu em exploração, investimento e financiamento, e serve para explicar o exercício. No resumo executivo há um indicador curto que estima entradas e saídas dos próximos trinta dias a partir das vendas e compras do mês, mas deixa de fora impostos, salários e prestações de crédito. Para uma PME é insuficiente.

Preciso de Odoo Enterprise para prever a caixa?

Não. Se mantém os vencimentos atualizados, concilia o banco semanalmente e acrescenta à mão as cargas fixas (salários, Segurança Social, impostos, prestações), o Community oferece a matéria-prima necessária. A parte de projeção e cenários monta-se por fora, numa folha ou numa ferramenta de tesouraria que lê o Odoo.

Quanto custa montar uma previsão a sério?

Depende do tamanho e do caminho. Uma folha custa o seu tempo, um módulo dentro do Odoo anda entre 100 € e 400 € de licença por versão mais manutenção, e uma ferramenta à parte para PME 30 € a 250 € ao mês conforme funções e sociedades. As suítes para média e grande empresa estão noutra ordem. Há uma comparativa completa em software de tesouraria para PME e quanto costuma custar.