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Solde bancaire et solde comptable dans Odoo : pourquoi l'écart

La différence entre ce que la banque affiche et ce qu'Odoo affiche a des causes connues. Voici comment trouver l'écart, le solder et choisir quel solde sert à la prévision.

Équipe KashbiPublié 11 min de lecture

Vous ouvrez le tableau de bord Comptabilité d’Odoo et vous voyez un chiffre. Vous ouvrez la banque en ligne et vous en voyez un autre. L’écart fait 3 412 € et vous ne savez pas lequel croire. Pire, vous alliez démarrer la prévision de trésorerie du trimestre à partir du solde Odoo et quelque chose vous retient.

Que le solde bancaire et le solde comptable ne collent pas n’est pas un défaut d’Odoo. C’est le visage normal de n’importe quelle compta un jour où le rapprochement bancaire n’est pas terminé. L’urgence n’est pas de maquiller le chiffre, c’est de comprendre d’où vient l’écart et de choisir quel solde servira de point de départ à la prévision. Réponse courte : la prévision part toujours du solde réel de la banque et le solde comptable sert à savoir ce qui est déjà en vol. Le reste de l’article explique comment y arriver sans y laisser un après-midi.

Ce que recouvre chaque solde

Le solde bancaire est le chiffre qui figure sur le relevé ou dans la banque en ligne à une date donnée. C’est un fait. Si vous passiez en agence aujourd’hui, c’est l’argent que la banque vous laisserait bouger. Il intègre déjà les commissions, les intérêts, les chèques encaissés et les prélèvements passés.

Le solde comptable est la somme des écritures du journal de banque dans Odoo. C’est l’entreprise vue de l’intérieur : facture émise, facture encaissée, règlement enregistré, remise de prélèvements lancée. Il prétend décrire ce qui devrait figurer en banque si toutes les écritures étaient justes et déjà passées côté établissement.

Entre les deux il y a toujours un décalage. Le rapprochement bancaire est le travail qui pointe ligne par ligne les deux listes et explique l’écart. Fait chaque semaine, les deux soldes se rejoignent. Oublié trois mois, la pelote devient compliquée à dérouler.

Un détail d’Odoo qui déroute. Sur le tableau de bord, on voit parfois un solde de journal et un solde de grand livre pour le même compte, et ils ne tombent pas sur le même chiffre. Le journal de banque somme les relevés et les écritures passées dans ce journal ; le grand livre inclut aussi les opérations diverses qui ont touché le compte comptable de la banque (une ouverture, une écriture manuelle mal dirigée). Quand ces deux chiffres divergent à l’intérieur d’Odoo, le problème est à la maison. Ce n’est pas la banque.

Les huit causes réelles

Presque toutes les différences entrent dans l’une de ces cases. Je les range par fréquence dans une PME française d’une vingtaine de personnes.

1. Règlements enregistrés mais non rapprochés

Quelqu’un saisit une facture fournisseur dans Odoo et clique sur Enregistrer un paiement depuis la facture. Odoo passe l’écriture, mais par défaut le montant arrive sur un compte de paiements en attente (le compte sortant ou entrant en attente d’Odoo, selon le sens). Tant que vous n’avez pas importé le relevé et apparié ce paiement avec le mouvement bancaire, la somme vit dans un compte transitoire, pas à la banque. Le livre a déjà bougé, la banque pas encore. Les deux soldes s’écartent.

C’est la cause numéro un. Regarder combien dort dans ces comptes transitoires est le premier endroit où creuser.

2. Relevés non importés ou restés en brouillon

Mois chargé, personne n’a importé le CSV. Ou il a été importé, le relevé est resté en brouillon et n’a jamais été validé. Le livre enregistre les paiements, la banque continue de bouger côté réel, et Odoo n’a tout simplement pas vu le relevé pour apparier les deux.

3. Commissions, agios et frais bancaires

La banque prélève 42 € de tenue de compte, 328 € d’agios sur le découvert autorisé et 95 € d’abonnement TPE. De son côté ce sont des écritures ordinaires ; du vôtre ce sont des charges que personne n’a passées. La banque a déjà retiré, le livre pas encore.

4. Remises de prélèvement et encaissements groupés

Vous lancez une remise de 23 prélèvements pour 1 820 €. Dans le livre elle apparaît comme un seul encaissement en attente. Entre l’envoi et le crédit effectif, avec un ou deux impayés possibles, l’argent est en l’air. Si vous ne pointez pas la ligne de crédit bancaire face à chaque échéance, le solde comptable reste gonflé jusqu’à ce que quelqu’un reprenne le dossier.

5. Chèques émis non débités et virements en route

Vous émettez un chèque de 920 € à un fournisseur le 28. Il l’encaisse le 7 du mois suivant. Dix jours pendant lesquels le livre a déjà retiré le montant et la banque pas encore. Idem avec un virement passé en fin de journée et exécuté le lendemain ouvré.

6. Dates de valeur

La banque passe un crédit avec une date d’opération d’aujourd’hui mais une date de valeur deux jours plus tard. Pour le relevé il est arrivé ; pour le calcul des agios, pas encore. Si votre flux bancaire remonte une date et que votre œil est sur l’autre, la coupe quotidienne peut déplacer un mouvement d’un mois sur l’autre. En clôture, deux mille euros valsent entre deux mois sans rien de cassé.

7. Imports de relevé en double

Vous importez un relevé du 1 au 20, puis par sécurité un autre du 18 au 25. Les 18, 19 et 20 sont entrés deux fois. Si un mouvement a été rapproché par les deux chemins, vous venez d’encaisser deux fois dans le livre. Odoo prévient quand il détecte des identifiants de transaction répétés, mais avec du CSV sans identifiant unique ça passe parfois à travers.

8. Solde d’ouverture mal reporté

Le jour où l’entreprise est passée sur Odoo, quelqu’un a tapé le solde d’ouverture avec le signe inversé, une virgule mal placée, ou en contrepartie d’un mauvais compte transitoire. Cette graine empoisonnée traîne un écart constant que les mois suivants n’effacent pas. Il faut revenir en arrière et corriger l’ouverture par une écriture de régularisation.

Un exemple chiffré qui tombe juste

Pensez à Transports Grand Ouest SAS, une PME de 18 personnes du côté de Nantes, une société, un seul compte opérationnel.

En suivant les huit causes, Camille, responsable administrative, trouve ceci :

Cause Montant
Frais de tenue de compte non passés 42,00 €
Agios du découvert non passés 328,00 €
Abonnement TPE non passé 95,00 €
Remise de prélèvements en attente de crédit 1 820,00 €
Virement client enregistré avant son arrivée 480,00 €
Mouvement doublé par import de relevé croisé 320,00 €
Solde d’ouverture mal reporté à la bascule 327,00 €
Total 3 412,00 €

Une fois Camille passe les trois charges bancaires (465 €), supprime la ligne doublée et corrige l’écriture d’ouverture, il reste 2 300 € en transit (la remise de prélèvements de 1 820 € et le virement client de 480 €), expliqués ligne à ligne et qui disparaîtront quand la banque les créditera. Un après-midi la première fois, vingt minutes par semaine ensuite.

Trouver l’écart, étape par étape

Cela vaut en Enterprise et, avec le module adéquat de la communauté, aussi en Community. Depuis plusieurs versions, l’écran de rapprochement natif n’est plus inclus en Community : sans un module de la communauté, cet écran n’existe pas.

  1. Figez une date de coupe. Un jour clos, idéalement une fin de mois. Rien de mouvant : ni « aujourd’hui » ni « hier ».
  2. Notez le solde réel de la banque à cette date. Lisez-le sur le PDF du relevé ou dans la banque en ligne, pas sur le tableau de bord d’Odoo.
  3. Notez le solde du journal de banque dans Odoo à la même date. Si le tableau de bord affiche deux chiffres pour ce compte (journal et grand livre), notez les deux.
  4. Soustrayez : livre moins banque. C’est le volume à expliquer.
  5. Ouvrez les comptes de paiements et d’encaissements en attente. S’ils ont du solde, c’est la cause un. Appariez chaque écriture au mouvement bancaire quand il arrive.
  6. Vérifiez que tous les relevés jusqu’à la coupe sont importés et validés, aucun brouillon vivant.
  7. Listez les commissions et agios des trois derniers mois dans le relevé. Confirmez qu’ils sont tous passés.
  8. Repérez les chèques émis et les virements ordonnés qui n’apparaissent pas encore au relevé. Ils doivent figurer sur un compte transitoire, pas avoir disparu du livre.
  9. Chasse aux doublons : filtrez par date et montant identiques pour les repérer.
  10. S’il reste du volume, revenez sur le solde d’ouverture et sur les premières semaines d’écritures après la mise en route.

Ce qui n’aide presque jamais : retoucher à la main jusqu’à ce que le tableau de bord ait l’air juste. Un ajustement manuel sans écriture derrière arrange l’écran et casse la compta.

Quel solde pour la prévision

Pour projeter les trois, six ou douze prochains mois, vous partez toujours du solde réel de la banque à la date de coupe. C’est le seul chiffre que personne ne peut contester et c’est celui que la banque regardera si vous demandez une ligne. Sur ce point de départ, vous ajoutez ce que vous allez encaisser et retirez ce que vous allez payer, avec leurs vraies échéances.

Le solde comptable d’Odoo joue un autre rôle : il vous dit ce qui est déjà en vol. Si du livre à la banque il manque 2 180 € à sortir, cet argent a une date d’impact proche et rentre dans la première semaine de la prévision. Si du livre à la banque il reste 1 820 € d’une remise, ces encaissements ont une date probable et y rentrent aussi. Lire le grand livre comme une liste de mouvements à venir est bien plus utile que de le lire comme un solde alternatif.

Pour fixer la méthode, notre guide sur comment construire un plan de trésorerie de zéro prend le relais ici, et l’article avec les indicateurs de trésorerie à regarder chaque semaine vous donne une courte liste pour ne pas passer la matinée dans un tableur. Pour la vue d’ensemble, l’article sur la prévision de trésorerie avec Odoo replace tout le contexte.

Routine hebdomadaire de vingt minutes

Vingt minutes par semaine évitent un après-midi tous les trimestres. Et ils font que la prévision envoyée au conseil ou présentée à la banque part d’un chiffre défendable.

C’est là qu’un outil comme Kashbi retire du travail : il lit votre Odoo et vous montre au jour l’argent réel de tous vos comptes. Il envoie un e-mail quand la trésorerie projetée passe sous le minimum que vous fixez. Kashbi ne change rien à votre comptabilité, il la pose devant vous en ordre.

Questions fréquentes

Puis-je me fier au chiffre du tableau de bord Comptabilité d’Odoo ?

Oui, si vous avez rapproché jusqu’au jour, si vous avez passé les commissions et agios du dernier relevé et si les comptes de paiements et d’encaissements en attente ne gardent pas d’écritures oubliées. Si l’un de ces trois points manque, le tableau de bord affiche un chiffre qui n’est pas le vrai. Dans le doute, pour une décision avec de l’argent en jeu, retournez au relevé.

Et si j’utilise Odoo Community sans le module de rapprochement ?

Depuis plusieurs versions, Community n’inclut plus le widget natif de rapprochement. Sans un module de la communauté qui le remet, l’écran où l’on apparie les écritures n’existe pas. Vous pouvez continuer de saisir des relevés et de passer des écritures à la main, mais c’est lent et les erreurs se multiplient. Si vous gérez plus d’un compte opérationnel, installer un module de rapprochement ou sortir le flux d’Odoo se rentabilise vite.

Quel écart entre banque et livre est normal un jour quelconque ?

Cela dépend du volume de paiements et d’encaissements en route. Dans une PME de 20 personnes avec des remises mensuelles, il est normal de voir 2 000 à 3 000 € d’écart les jours autour d’une remise et proche de zéro le lendemain du rapprochement hebdomadaire. Plus que la valeur du jour, ce qui compte est de pouvoir expliquer chaque euro d’écart en moins d’une minute.

Par où commencer si je n’ai pas rapproché depuis six mois ?

Par le relevé le plus ancien en souffrance. Chaque semaine sautée agrandit le nœud. Si vous êtes très en retard, bloquez une matinée, rapprochez mois par mois et terminez par une écriture d’ajustement unique pour ce que vous n’avez pas pu identifier, en contrepartie d’un compte de régularisation. Mieux vaut solder l’arriéré avec un petit ajustement et lancer la routine hebdomadaire que de traîner le volume indéfiniment.