Plan de trésorerie Excel: le monter et savoir quand partir

Monter votre plan de trésorerie dans un tableur est le premier réflexe de presque toutes les PME. Rien à payer, toute personne qui tient l’administration se débrouille avec des formules et, bien construit, le fichier signale une à deux semaines à l’avance les tensions de trésorerie à venir. Le tableur commence à peser quand il grossit, quand vous entrez dans le deuxième trimestre avec lui et quand le dirigeant demande « quelle tête ça aurait si Métallurgie Dupont paie 45 jours en retard ? ».

Ce guide construit un plan de trésorerie Excel pensé pour une PME qui travaille déjà avec Odoo. Formule du solde final = solde initial + encaissements − décaissements, onglets séparés, cellules verrouillées, mise en forme conditionnelle quand la trésorerie passe sous le minimum et un exemple chiffré. Ensuite, le moment où le tableur gêne plus qu’il n’aide, les signaux à surveiller et ce qui change lorsque les données viennent directement de votre logiciel de gestion plutôt que d’être recopiées à la main.

Vous ne trouverez pas de fichier à télécharger : un modèle tout prêt ne colle jamais à vos clients, à votre masse salariale et à votre calendrier fiscal. L’idée, c’est que vous le construisiez avec vos chiffres, en deux ou trois soirées.

Comment monter le modèle, étape par étape

Quatre onglets séparés vous évitent bien des ennuis à venir :

• Données : listes (clients avec leurs délais réels, fournisseurs avec leurs habitudes de paiement, prêts, charges fixes, impôts).
• Entrées : encaissements prévus semaine par semaine.
• Sorties : décaissements prévus semaine par semaine.
• Synthèse : soldes calculés, graphique et alertes.

Dans « Données », pas de formule, seulement des listes. Chaque client avec son délai effectif (30, 60, 90 jours) et, quand vous le savez, le jour du mois où il règle. Idem pour chaque fournisseur. Prêts avec l’échéance et le jour du prélèvement. Fiches de paie (brut plus charges patronales URSSAF) avec le jour de versement. TVA, aux dates qui correspondent à votre régime (mensuel ou trimestriel).

Colonnes et lignes

Travaillez sur un horizon de 13 semaines. Assez de colonnes pour voir le trimestre complet, assez peu pour que le fichier reste lisible. Dans le sens vertical, regroupez :

1. Solde initial de la semaine.
2. Entrées (encaissements de factures, ventes au comptant, remboursements de TVA, ponctuels).
3. Total des entrées.
4. Sorties (salaires, URSSAF, fournisseurs par groupe, TVA, prêts, loyer, abonnements, autres).
5. Total des sorties.
6. Solde final = Solde initial + Entrées − Sorties.

Le solde initial de la semaine suivante est, par formule, le solde final de la précédente. C’est la seule référence à ne jamais toucher à la main, et c’est aussi la première à casser quand quelqu’un insère une colonne au milieu sans y penser.

Formule et cellules verrouillées

Protégez la feuille. Seules les cellules où l’on saisit les montants prévus restent déverrouillées. Le reste, verrouillé :

• Les lignes de solde initial et de solde final.
• Les totaux d’entrées et de sorties.
• La colonne A (libellés).
• Le solde initial de la semaine 1, saisi une seule fois à partir du relevé bancaire rapproché.

Dans « Révision → Protéger la feuille », mettez un mot de passe connu de la personne qui tient le modèle. Quand l’équipe remplit sa partie, personne n’écrase par mégarde la formule de report.

Mise en forme conditionnelle

Deux règles méritent leur place :

• Solde final sous le minimum que vous fixez (par exemple 21 000 € pour couvrir un mois de salaires et de charges) : cellule en rouge.
• Solde final sous zéro : rouge foncé et ligne entière soulignée.

Le lundi matin, vous ouvrez le fichier et vous voyez d’un coup d’œil si une semaine passe en zone noire, sans lire les chiffres.

Exemple chiffré

Une entreprise fictive, Menuiserie Bernard SARL, 12 salariés, 1,2 M€ de chiffre d’affaires, TVA mensuelle au réel normal (CA3) :

| Poste | Sem 1 | Sem 2 | Sem 3 | Sem 4 | |—|— :|— :|— :|— :| | Solde initial | 42 000 | 38 500 | 41 200 | 31 900 | | Encaissements de factures | 18 000 | 24 000 | 9 500 | 32 000 | | Ventes au comptant | 2 500 | 2 500 | 2 500 | 2 500 | | Total des entrées | 20 500 | 26 500 | 12 000 | 34 500 | | Fournisseurs | 18 000 | 21 800 | 0 | 22 000 | | Salaires | 0 | 0 | 15 800 | 0 | | URSSAF | 0 | 0 | 5 500 | 0 | | Loyer | 2 000 | 0 | 0 | 0 | | Prêt | 2 000 | 0 | 0 | 2 000 | | TVA mensuelle (CA3) | 0 | 0 | 0 | 12 500 | | Abonnements | 2 000 | 2 000 | 0 | 0 | | Total des sorties | 24 000 | 23 800 | 21 300 | 36 500 | | Solde final | 38 500 | 41 200 | 31 900 | 29 900 |

La semaine 4 déclenche l’alerte : la TVA sort et la semaine ferme quand même à 29 900 €. Si vous placez le plancher à 25 000 €, l’orange s’allume. Si Métallurgie Dupont, qui doit 18 000 € en semaine 2, décale de 30 jours, la semaine 4 ferme à 11 900 €. Au 20 mars, cette donnée fait basculer une décision : reporter un achat de stock, demander un affacturage, ou tenir.

Pour monter la première version, suivez le guide pas à pas sur comment faire une prévision de trésorerie et, pour élargir la fenêtre, le détail du plan de trésorerie à 13 semaines.

Ce que le tableur ne vous dira pas

Les modèles Excel marchent, jusqu’à ne plus marcher. Ça arrive en général par une de ces portes :

Recopier à la main les données d’Odoo chaque semaine. Vendredi après-midi, vous ouvrez l’échu, vous l’exportez, vous le collez, vous ajustez les échéances au jugé et vous rafraîchissez les délais. Deux heures. 50 fois par an, cela fait 100 heures (plus de deux semaines de travail) à retaper ce qui est déjà écrit.

Les versions par mail. « Dernière version », « celle-ci est la bonne », « pardon, j’ai oublié la prime d’assurance ». Au bout de trois semaines, personne ne sait quelle version fait foi et la compta tient sa propre copie à part.

Les formules cassées. Quelqu’un insère une ligne pour un nouveau paiement, la référence du solde reporté glisse d’une cellule, et la prévision affiche positif alors qu’elle devrait être négative. Avec de la chance, vous le voyez au rapprochement ; sans chance, la décision est déjà prise.

Le fichier que seule la personne qui l’a fait comprend. Si Sophie prend deux semaines de vacances, personne n’y touche. Si Sophie change d’emploi, elle part avec le fichier dans la tête.

Les retards et les échéances réelles. Le tableur projette comme si tout le monde payait le jour imprimé sur la facture. Dans la vraie vie, une part paie en retard et personne ne met la ligne à jour en attendant.

Le trimestre de TVA. Si la déclaration de TVA vit dans un onglet et la trésorerie dans un autre, vous ne voyez pas le mois 4 comme le voit la banque. Les échéances de TVA tombent toujours sur les mêmes jours difficiles, et le tableur les oublie dès qu’on bascule en vue mensuelle.

Les signaux qu’il est temps de laisser tomber

• Vous y consacrez plus de deux heures par semaine.
• Les prévisions à 4 semaines se trompent de plus de 20 % trois fois d’affilée.
• Quelqu’un redemande « c’était quoi la bonne version ? ».
• Deux personnes touchent au fichier et il faut des réunions juste pour le réconcilier.
• Vous ajoutez une deuxième société au groupe et le modèle ne s’étire pas sans casser.
• Le dirigeant demande un scénario avec un gros client en retard et vous refaites le fichier à la main.

Si trois de ces points sont vrais chez vous, le prix d’un outil de trésorerie se rembourse en semaines, pas en mois. Le prix des logiciels de trésorerie pour PME varie beaucoup selon les fonctions et la taille de l’entreprise.

Ce qui change quand les données viennent de votre logiciel de gestion

Un outil de trésorerie qui lit Odoo laisse au tableur un rôle très différent : noter les hypothèses de gestion (embauches prévues, investissements, retards attendus), pas recopier des données déjà écrites. Les factures émises et reçues avec leurs échéances, les relevés bancaires, les paiements récurrents et les rapprochements arrivent seuls. La projection se recalcule dès qu’un règlement tombe ou qu’une échéance bouge. Les écarts s’expliquent facture par facture : « la semaine 3 est en manque de 18 000 € parce que la facture 2026/0431 de Métallurgie Dupont est échue et toujours non réglée ».

Kashbi, par exemple, lit Odoo sans toucher à sa configuration, montre la prévision à 13 semaines et à 3, 6 et 12 mois, et envoie un avis par mail avant que la trésorerie passe sous le plancher que vous fixez. Pour peser l’intérêt de quitter le tableur, lisez aussi si un module sur Odoo couvre la trésorerie ou si un outil séparé convient mieux.

Questions fréquentes

Ça vaut le coup de monter le fichier si je compte passer bientôt à un outil ?

Oui. L’exercice vous oblige à lister clients, fournisseurs, dates et hypothèses. C’est très exactement l’information qu’un outil charge dans ses premiers jours. Le temps investi construit le modèle mental dont vous aurez besoin de toute façon.

13 semaines ou 12 mois ?

Les deux vues se complètent. 13 semaines, c’est l’opérationnel (arrive-t-on aux salaires ?) ; 12 mois, c’est la décision (recruter, investir, emprunter). Si vous n’en tenez qu’une, 13 semaines vous évite plus de mauvaises surprises.

Où noter les impôts trimestriels ?

Au jour réel de sortie. Si vous accumulez la TVA mois par mois à mesure qu’elle se forme, mettez-la sur une ligne « provision TVA » sans impact de trésorerie et, le jour venu, basculez-la sur la ligne « TVA payée ».

Que mettre comme solde initial ?

Le solde bancaire rapproché à la clôture de la veille, pas le solde comptable. Si les relevés ne sont pas rapprochés dans Odoo, le point de départ est déjà faux et le tableur vous ment chaque semaine.