KashBI

Previsão de tesouraria em Excel: montar o modelo e saber quando mudar

Como construir um modelo de previsão de tesouraria em Excel para uma PME com Odoo, e quando a folha começa a atrapalhar mais do que ajuda.

Equipa KashbiPublicado 8 min de leitura

Fazer a previsão de tesouraria numa folha de Excel é o primeiro passo natural de quase todas as PME. Não custa nada, qualquer pessoa com responsabilidade na administração defende-se com fórmulas e, bem feita, mostra com uma ou duas semanas de antecedência os apertos de caixa que se aproximam. A folha começa a atrapalhar quando cresce, quando entra no segundo trimestre com ela e quando a gerência pergunta «como ficaria se o cliente Metalúrgica Fonseca pagar 45 dias depois?».

Este guia monta um modelo de previsão de tesouraria em Excel pensado para uma PME que já trabalha com Odoo. Fórmula do saldo final = saldo inicial + recebimentos − pagamentos, separadores próprios, células bloqueadas, formatação condicional quando a caixa cai abaixo do mínimo e um exemplo com números reais. Depois, o momento em que a folha estorva mais do que ajuda, que sinais vigiar e o que muda quando os dados vêm diretos do seu programa de gestão em vez de serem copiados à mão.

Não vai encontrar um ficheiro para descarregar: um modelo alheio nunca encaixa com os seus clientes, com a folha salarial e com o calendário fiscal da sua empresa. A ideia é que o monte com o que é seu, em duas ou três tardes.

Como montar o modelo passo a passo

Quatro separadores poupam-lhe muitas dores de cabeça futuras:

No separador «Dados» não há fórmulas, só listas. Cada cliente com o prazo que cumpre de facto (30, 60, 90 dias) e, quando sabe, o dia do mês em que costuma pagar. Cada fornecedor igual. Empréstimos com a prestação e o dia do débito direto. Vencimentos (bruto mais TSU a cargo da empresa) com o dia de pagamento. IVA, com as datas da sua periodicidade (mensal ou trimestral, consoante o regime).

Colunas e linhas

Trabalhe com um horizonte de 13 semanas. São colunas suficientes para ver o próximo trimestre inteiro e poucas para que a folha continue legível. Na vertical, agrupe:

  1. Saldo inicial da semana.
  2. Entradas (cobranças de faturas, vendas a pronto, reembolsos de IVA, pontuais).
  3. Total de entradas.
  4. Saídas (vencimentos, TSU, fornecedores por grupo, IVA, empréstimos, renda, consumos, outros).
  5. Total de saídas.
  6. Saldo final = Saldo inicial + Entradas − Saídas.

O saldo inicial da semana seguinte é, por fórmula, o saldo final da anterior. Essa é a única referência que nunca se deve mudar à mão, e é a primeira a partir-se quando alguém insere uma coluna no meio sem reparar.

Fórmula e células bloqueadas

Proteja a folha. Apenas as células onde se escrevem os valores previstos ficam desbloqueadas. O resto, bloqueado:

Em «Rever → Proteger Folha» coloca-se uma palavra-passe que conhece quem mantém o modelo. Quando a equipa preenche a sua parte, ninguém apaga sem querer a fórmula de arrasto.

Formatação condicional

Duas regras valem o peso em ouro:

Assim, à segunda-feira de manhã basta abrir o ficheiro para ver se alguma semana entra em zona negra, sem ler números.

Exemplo com cifras

Uma empresa fictícia, Carpintaria Costa Lda, 12 colaboradores, 1,2 M€ de volume de negócios, IVA mensal:

Rubrica Sem 1 Sem 2 Sem 3 Sem 4
Saldo inicial 42.000 38.500 41.200 31.900
Cobranças de faturas 18.000 24.000 9.500 32.000
Pronto pagamento 2.500 2.500 2.500 2.500
Total de entradas 20.500 26.500 12.000 34.500
Fornecedores 18.000 21.800 0 22.000
Vencimentos 0 0 15.800 0
TSU 0 0 5.500 0
Renda 2.000 0 0 0
Empréstimo 2.000 0 0 2.000
IVA mensal 0 0 0 12.500
Consumos 2.000 2.000 0 0
Total de saídas 24.000 23.800 21.300 36.500
Saldo final 38.500 41.200 31.900 29.900

A semana 4 marca o aviso: entra o IVA e a semana ainda assim fecha com 29.900 €. Se puser o mínimo em 25.000 €, acende-se o amarelo. Se a Metalúrgica Fonseca, a quem é devido 18.000 € na semana 2, atrasar 30 dias, a semana 4 fecha com 11.900 €. Esse dado único muda uma decisão: adiar uma compra de stock, pedir confirming, ou aguentar.

Para montar a primeira versão, siga o guia passo a passo de como fazer uma previsão de tesouraria e, se quiser alargar a janela, o detalhe do horizonte a 13 semanas.

O que a folha não lhe vai contar

Os modelos em Excel funcionam até deixarem de funcionar. Costuma acontecer por uma destas vias:

Copiar os dados do Odoo todas as semanas à mão. Sexta à tarde abre a lista de faturas por cobrar, exporta, cola, acerta vencimentos a olho e atualiza os prazos. Duas horas. Repetido 50 vezes por ano são 100 horas (mais de duas semanas de trabalho) a escrever à mão algo que já está escrito.

Versões por correio. «Última versão», «esta é a boa», «desculpe, esqueci-me do pagamento do seguro». Ao fim de três semanas, ninguém sabe qual é a versão que manda, e a contabilidade mantém a sua cópia à parte.

Fórmulas partidas. Alguém insere uma linha nova para um pagamento, a referência do saldo arrastado desloca-se uma célula para baixo, e a previsão lê positivo quando devia ler negativo. Com sorte apanha quando concilia; sem sorte, a decisão já foi tomada.

A folha que só quem a fez entende. Se a Rita for de férias duas semanas, ninguém mexe. Se a Rita mudar de emprego, leva a folha na cabeça.

Atrasos e vencimentos reais. A folha projeta como se toda a gente pagasse no dia impresso na fatura. No real, uma parte paga tarde, e ninguém atualiza a linha enquanto se espera.

O trimestre do IVA. Se mantém a declaração de IVA num separador e a tesouraria noutro, não vê o mês 4 como o banco o vê. As datas do IVA caem sempre nos mesmos dias difíceis, e a folha ignora-os assim que passa à vista mensal.

Sinais de que está na hora de deixar

Se cumprir três no seu caso, o valor pago por uma ferramenta de tesouraria recupera-se em semanas, não em meses. O preço do software de tesouraria para PME varia bastante consoante funções e tamanho da empresa.

O que muda quando os dados vêm do seu programa de gestão

Uma ferramenta de tesouraria que lê o Odoo deixa a folha de cálculo com uma tarefa muito diferente: anotar os pressupostos do negócio (contratações previstas, investimentos, atrasos esperados), não copiar dados já escritos. As faturas emitidas e recebidas com os respetivos vencimentos, extratos bancários, pagamentos recorrentes e reconciliações entram sozinhos. A projeção recalcula-se quando um recebimento chega ou um vencimento muda. Os desvios explicam-se fatura a fatura: «a semana 3 ficou com menos 18.000 € porque a fatura 2026/0431 para Metalúrgica Fonseca venceu e continua por cobrar».

O Kashbi, por exemplo, lê o Odoo sem lhe tocar na configuração, mostra a previsão a 13 semanas e a 3, 6 e 12 meses, e envia aviso por e-mail antes de a caixa cair abaixo do mínimo que fixar. Para pesar se faz sentido deixar a folha, leia também se um módulo no Odoo cobre a tesouraria ou se compensa uma ferramenta à parte.

Perguntas frequentes

Vale a pena montar a folha se penso mudar em breve para uma ferramenta?

Sim. O exercício obriga a listar clientes, fornecedores, datas e pressupostos. Essa informação é exatamente a que uma ferramenta carrega nos primeiros dias. O tempo investido constrói o modelo mental de que vai precisar na mesma.

13 semanas ou 12 meses?

As duas vistas complementam-se. 13 semanas é operação (chego aos vencimentos?), 12 meses é decisão (contratar, investir, pedir crédito). Se só mantiver uma, 13 semanas poupa-lhe mais sustos.

Onde apontar os impostos trimestrais?

No dia real de saída. Se acumula o IVA mês a mês à medida que se vai formando, regista-o numa linha de «provisão IVA» sem saída de caixa e, chegado o dia, move-o para a linha de «IVA pago».

O que uso como saldo inicial?

O saldo bancário reconciliado no fecho do dia anterior, não o saldo contabilístico. Se os extratos não estão reconciliados no Odoo, o valor inicial já nasce torto, e a folha mente-lhe todas as semanas.