KPIs de tesorería para mirar cada lunes
Siete u ocho indicadores de tesorería bien escogidos valen más que un informe de treinta páginas. Fórmulas en llano, umbrales con criterio y un ejemplo con cifras.
Lunes por la mañana. Abres el banco, abres la hoja de cálculo y no estás seguro de qué te está diciendo el dinero. El saldo parece decente, pero no sabes si lo es hasta que piensas en la nómina del 28, en el IVA del trimestre y en el cliente grande que no acaba de pagar.
Un gerente no necesita treinta indicadores para dormir. Necesita siete u ocho KPIs de tesorería escogidos de propósito, siempre en el mismo sitio y con el mismo cálculo, con un umbral claro y una señal de cuándo mover ficha. El cuadro de mando de tesorería que proponemos aquí está pensado para una pyme que lleva su día a día en Odoo y la previsión en Excel. La idea no es inventar métricas: es dejar fuera las que no cambian decisiones.
Un cuadro de mando en una página
Caben los ocho indicadores en una A4. Para cada uno fijas tres cosas: cómo se calcula, cada cuánto lo miras y un umbral orientativo (verde, ámbar, rojo) adaptado a tu sector. El umbral importa menos que la tendencia; un DSO de 75 días puede ser normal en obra pública y un desastre en comercio, pero no puede subir dos semanas seguidas sin explicación. Mirar los ocho el lunes en quince minutos cambia la conversación de la semana.
Los ocho indicadores
1. Caja disponible real
El dinero que de verdad tienes hoy, no el saldo del extracto. Suma los saldos conciliados de todas las cuentas más la caja, resta los pagos ya emitidos pendientes de salir y el dinero comprometido (fianzas, retenciones). Fórmula: saldo conciliado + caja − pagos en curso − comprometido. Frecuencia: diaria si el margen es estrecho, semanal en el resto. Si el banco y la contabilidad no cuadran, cierra esa diferencia primero porque todo lo demás parte de ahí. Umbral orientativo: al menos una nómina completa en caja; en obra o estacional, más, porque los cobros son muy desiguales.
2. Punto más bajo de las próximas 13 semanas
El peor momento previsible del trimestre y en qué semana cae. Fórmula: mínimo del saldo proyectado semana a semana, cargando cobros por vencimiento, pagos, nóminas, impuestos, cuotas y gastos recurrentes. Frecuencia: semanal, con previsión rodando. Umbral: debe quedar por encima de cero con margen; por debajo de una nómina, ámbar; por debajo de cero, rojo y mueves algo.
3. Semanas de colchón sobre gastos fijos
Cuánto aguantarías si mañana se parara la facturación. Fórmula: caja real / (gastos fijos mensuales / 4,33). Frecuencia: semanal. Umbral: 4-8 semanas en servicios; una empresa con contratos recurrentes puede vivir con 3; una obra o un negocio estacional conviene que esté entre 8 y 12 porque las entradas son muy desiguales. El runway solo sirve si tus ingresos pueden parar sin aviso, y en algunos sectores pasa literalmente.
4. Días que tardas en cobrar (DSO)
Tiempo medio entre emitir factura y cobrarla. Si sube, estás financiando a tus clientes gratis. Fórmula: (saldo clientes / ventas 12 meses) × 365. Frecuencia: mensual, con el vencido semanal al lado. Umbral: si vendes a 30 días, 35-45 está bien, 50-60 pide revisión, +65 es problema; si vendes a 60, suma 30. En obra pública un DSO estructuralmente alto es el modelo del sector; aun así, el límite lo marca tu colchón, no la media.
5. Días que tardas en pagar (DPO)
Lo mismo pero mirándote al espejo. Fórmula: (saldo proveedores / compras 12 meses) × 365. Frecuencia: mensual. Umbral: cerca de los plazos pactados. Un DPO claramente por encima suele significar que vas tarde y tus proveedores lo notan; muy por debajo, es dinero parado que podría trabajar.
6. Ciclo de caja
Días que un euro pasa fuera de tu cuenta, desde que lo gastas en producir hasta que lo cobras. Fórmula: DSO + DIO − DPO, donde DIO = inventario / coste de ventas × 365. Sin inventario, DSO − DPO. Frecuencia: mensual. Umbral: cualquier mejora sostenida es buena noticia; dos trimestres creciendo, acción obligada.
7. Porcentaje vencido de clientes
Cuánto de lo que te deben pasa de plazo. Fórmula: saldo vencido / saldo total de clientes, con tabla por tramos (1-30, 31-60, 61-90, +90 días). Frecuencia: semanal. Umbral: por debajo del 10 % sano, 10-20 % hay que apretar, por encima del 20 % hay problema. En sectores a 90-120 días el aceptable es mayor, pero lo que cruza los 60 días rara vez vuelve entero.
8. Concentración de cobros en pocos clientes
Cuánto depende tu caja de uno o dos nombres. Fórmula: porcentaje de ventas 12 meses del mayor cliente y suma de los cinco primeros. Frecuencia: trimestral. Umbral: si un cliente supera el 25-30 %, plan B en marcha; si los cinco primeros son más del 60 %, estás expuesto. Los clientes grandes son bienvenidos; lo peligroso es no tener alternativa.
Tabla resumen
| Indicador | Qué te dice | Fórmula | Frecuencia | Umbral orientativo |
|---|---|---|---|---|
| Caja real | Dinero disponible hoy | Conciliado − pagos en curso − comprometido | Diaria/semanal | ≥ 1 nómina |
| Mínimo 13 semanas | Peor momento del trimestre | Mínimo previsión rodante | Semanal | > 1 nómina sobre cero |
| Semanas de colchón | Resistencia sin facturar | Caja real / (fijos mes / 4,33) | Semanal | 4-8 (servicios) |
| DSO | Días para cobrar | (Clientes / ventas) × 365 | Mensual | Plazo pactado + 5-15 |
| DPO | Días para pagar | (Proveedores / compras) × 365 | Mensual | Cerca de lo pactado |
| Ciclo de caja | Días de dinero atado | DSO + DIO − DPO | Mensual | Estable o a la baja |
| % vencido | Cobros con retraso | Vencido / total clientes | Semanal | < 10 % sano |
| Concentración | Dependencia de pocos | % ventas del mayor cliente | Trimestral | < 25 % el primero |
Un ejemplo con números
Reformas Jaraba SL. Catorce personas, 1,8 M€ facturados el año pasado, 1,1 M€ de compras, dos cuentas bancarias, obra residencial, una comunidad grande que paga a 60 días. Lunes 2 de noviembre:
- Caja real = 78.000 − 6.000 pagos en curso = 72.000 €. Nómina mensual: 40.000 €. Verde.
- Mínimo 13 semanas: semana 7, justo después de la paga extra, 18.000 €. Por debajo de una nómina: ámbar.
- Gastos fijos totales 55.000 €/mes (nómina incluida), 12.702 €/semana. Colchón = 72.000 / 12.702 = 5,7 semanas. Dentro del rango sano.
- Clientes = 350.000 €. DSO = 350.000 / 1.800.000 × 365 = 71 días. Firmas a 45; 26 días de retraso medio.
- Proveedores = 160.000 €. DPO = 160.000 / 1.100.000 × 365 = 53 días. Pactado 55-60; margen.
- Inventario material = 90.000 €. DIO = 30 días. Ciclo = 71 + 30 − 53 = 48 días. Estable.
- Vencido = 68.000 / 350.000 = 19,4 %. Dos clientes identificados.
- Mayor cliente: 32 % del año. Por encima del umbral.
Con esos ocho números, la reunión del lunes dura quince minutos y acaba con tres decisiones: llamar hoy a la comunidad grande, aplazar la compra de material no urgente dos semanas y abrir conversación con el banco por si hace falta la póliza en la semana 7. Nada de esto se ve en una hoja de ingresos y gastos.
Qué cambia cuando los saca una herramienta que lee Odoo
Montar este cuadro en Excel se puede. Lo que cuesta es mantenerlo: cada lunes alguien exporta facturas, pagos, vencimientos, concilia a mano, se asegura de que las ventas intra-grupo no se cuentan dos veces si hay varias sociedades y le da formato.
Kashbi lee tu Odoo y te enseña al día el dinero real de todas tus cuentas, lo que vas a cobrar y pagar, quién te debe, qué está vencido y la caja de las próximas 13 semanas. Si tienes varias sociedades, consolida y separa las operaciones del grupo. Si quieres ver qué pasa si tu mejor cliente paga 60 días tarde, lo simula sin tocar tu Odoo. Si todavía estás eligiendo cómo abordar tu tesorería, en la guía de software de tesorería para pymes tienes los tipos de herramienta y rangos de precio, y en qué es el cash flow en una empresa la base que sostiene todo esto.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos indicadores de tesorería son suficientes?
Entre siete y nueve, mirados en la misma hoja. Menos y pierdes señales; más y te dejas de leer el cuadro al tercer lunes. Si un KPI no te lleva a una acción posible, sobra o la empresa todavía no está lista para él.
¿Qué diferencia hay con los ratios financieros clásicos?
Los ratios clásicos (fondo de maniobra, ratio de liquidez, apalancamiento) describen la foto contable y se miran al cerrar un trimestre. Los KPIs de tesorería miran al dinero que entra y sale cada semana y están pensados para decidir ahora. Son compatibles, no sustitutos.
¿Puedo calcular DSO y DPO si vendo con mucha estacionalidad?
Sí, con dos ajustes. Usa como denominador las ventas (o las compras) de los últimos 12 meses reales, no las del mes en curso anualizado, y vigila la tendencia en vez del valor absoluto. Un pico estacional infla el saldo de clientes y falsea el DSO si lo divides por el mes.
¿Vale la pena medir el ciclo de caja si no tengo inventario?
Sí. En servicios se reduce a DSO menos DPO, y te dice cuántos días financias el trabajo que haces antes de que el cliente te pague. Si consigues ponerlo en negativo (cobras antes de pagar), montas un modelo con la caja a tu favor.