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I KPI di tesoreria da controllare ogni lunedì mattina

Sette o otto KPI di tesoreria scelti bene valgono più di un report di trenta pagine. Formule semplici, soglie con criterio e un esempio con i numeri.

Team KashbiPubblicato 9 min di lettura

Lunedì mattina. Apri la banca, apri il foglio di calcolo e non sei sicuro di cosa ti stia dicendo davvero il denaro. Il saldo sembra decente, ma non lo sai davvero finché non pensi alle buste paga del 27, all’IVA trimestrale e al cliente grande che non ha ancora pagato.

Chi guida un’azienda non ha bisogno di trenta indicatori per dormire tranquillo. Ne servono sette o otto scelti apposta, sempre nello stesso posto e calcolati sempre allo stesso modo, con una soglia che capisci e un segnale chiaro di quando è il momento di muoversi. È il cruscotto finanziario che proponiamo qui, pensato per una PMI che vive il suo giorno in Odoo e la previsione in Excel. L’idea non è inventare metriche: è lasciare fuori quelle che non cambiano una decisione.

Un cruscotto in una pagina

Gli otto indicatori stanno comodamente in una A4. Per ciascuno fissi tre cose: come si calcola, ogni quanto lo guardi e una soglia orientativa (verde, ambra, rosso) tarata sul tuo settore. La soglia conta meno del trend; un DSO di 75 giorni può essere normale con la pubblica amministrazione e un disastro nel commercio, ma non può salire due settimane di fila senza spiegazione. Guardare gli otto insieme il lunedì, in un quarto d’ora, cambia la conversazione della settimana.

Gli otto indicatori

1. Cassa reale disponibile

Quanti soldi hai davvero oggi, non il saldo in estratto conto. Somma dei saldi riconciliati di tutti i conti più la cassa contante, meno i pagamenti già emessi che devono ancora uscire, meno il denaro vincolato (depositi, trattenute del committente). Formula: saldo riconciliato + cassa − pagamenti in corso − vincolato. Frequenza: giornaliera se i margini sono stretti, settimanale negli altri casi. Se il saldo banca e il saldo contabile non quadrano, chiudi prima quella differenza perché tutto il resto parte da lì. Soglia: almeno una busta paga completa in cassa; nei lavori su commessa o stagionali, di più, perché gli incassi sono irregolari.

2. Punto più basso delle prossime 13 settimane

Il peggior momento prevedibile del trimestre e la settimana in cui cade. Formula: minimo del saldo proiettato settimana per settimana, caricando incassi per scadenza, pagamenti, stipendi, imposte, rate dei finanziamenti e costi ricorrenti. Frequenza: settimanale, con previsione a scorrimento. Soglia: resta sopra zero con margine; sotto una busta paga, ambra; sotto zero, rosso e si muove qualcosa.

3. Settimane di autonomia sui costi fissi

Quanto resisteresti se domani il fatturato si fermasse. Formula: cassa reale / (costi fissi mensili / 4,33). Frequenza: settimanale. Soglia: tra 4 e 8 settimane è la fascia confortevole per i servizi; chi vive di contratti ricorrenti può accettare 3; chi lavora su commessa o è stagionale dovrebbe stare tra 8 e 12 perché gli incassi sono irregolari. Le settimane di autonomia servono solo se i tuoi incassi possono fermarsi senza preavviso, e in certi settori succede davvero.

4. Giorni medi di incasso (DSO)

Tempo medio tra l’emissione di una fattura e l’incasso. Se sale, stai finanziando i tuoi clienti gratis. Formula: (saldo clienti / ricavi 12 mesi) × 365. Frequenza: mensile, con lo scaduto settimanale accanto. Soglia: a 30 giorni, un DSO di 35-45 è buono, 50-60 chiede attenzione, oltre 65 c’è un problema; a 60, somma 30. Nei lavori per la pubblica amministrazione un DSO alto è il modello, non un errore; il tetto però lo mette la tua cassa, non la media del settore.

5. Giorni medi di pagamento (DPO)

Lo specchio del DSO. Gestito bene ti finanzia, gestito male ti brucia i rapporti. Formula: (saldo fornitori / acquisti 12 mesi) × 365. Frequenza: mensile. Soglia: vicino alle condizioni pattuite. Un DPO chiaramente sopra non è finanziamento gratuito, è ritardo e i fornitori se ne accorgono; molto sotto è denaro che poteva lavorare.

6. Ciclo del circolante

Quanti giorni un euro resta fuori dal tuo conto, dal momento in cui lo spendi per produrre a quando il cliente ti paga. Formula: DSO + DIO − DPO, con DIO = magazzino / costo del venduto × 365. Senza magazzino, DSO − DPO. Frequenza: mensile. Soglia: qualsiasi miglioramento stabile è una buona notizia; un ciclo che cresce per due trimestri di fila chiede un intervento.

7. Percentuale di scaduto clienti

Quanto del denaro che ti devono è già fuori termine. Formula: scaduto / totale clienti, con una tabella a fasce (1-30 giorni di ritardo, 31-60, 61-90, oltre 90). Frequenza: settimanale. Soglia: sotto il 10 % è sano, tra 10 e 20 % stringi, sopra il 20 % c’è un problema vero. Settori con pagamenti a 90-120 giorni accettano di più, ma il denaro che supera i 60 giorni raramente torna intero.

8. Concentrazione degli incassi su pochi clienti

Quanto la tua cassa dipende da uno o due nomi. Formula: quota dei ricavi degli ultimi 12 mesi del cliente più grande, e somma dei primi cinque. Frequenza: trimestrale. Soglia: un solo cliente sopra il 25-30 %, piano B; i primi cinque sopra il 60 %, sei esposto. Avere clienti grandi non è il problema, non avere alternativa lo è.

Tabella riassuntiva

Indicatore Cosa ti dice Formula Frequenza Soglia orientativa
Cassa reale Denaro disponibile oggi Riconciliato − pagamenti in corso − vincolato Giornaliera/settimanale ≥ 1 busta paga
Minimo 13 settimane Peggior momento del trimestre Minimo previsione a scorrimento Settimanale > 1 busta paga sopra zero
Settimane di autonomia Resistenza senza incassi Cassa reale / (fissi mese / 4,33) Settimanale 4-8 (servizi)
DSO Giorni per incassare (Clienti / ricavi) × 365 Mensile Termine pattuito + 5-15
DPO Giorni per pagare (Fornitori / acquisti) × 365 Mensile Vicino al pattuito
Ciclo del circolante Giorni di denaro bloccato DSO + DIO − DPO Mensile Stabile o in discesa
% scaduto Incassi in ritardo Scaduto / totale clienti Settimanale < 10 % sano
Concentrazione Dipendenza da pochi Quota del cliente maggiore Trimestrale < 25 % il primo

Un esempio con i numeri

Officine Marelli Srl. Lavorazioni meccaniche a Modena, 20 persone, 2,2 M€ di fatturato lo scorso anno, 1,3 M€ di acquisti, due conti correnti, clienti del settore automotive a 60-90 giorni. Lunedì 2 novembre:

Con questi otto numeri, la riunione del lunedì dura un quarto d’ora e si chiude con tre decisioni concrete: offrire uno sconto cassa all’1 % a due clienti chiave per anticipare 90.000 €, spostare di due settimane un ordine di acciaio non urgente e fissare un appuntamento in banca per rivedere l’affidamento. Niente di tutto questo si vede in un conto economico.

Cosa cambia quando questi numeri li tira fuori uno strumento che legge Odoo

Costruire questo cruscotto in Excel si può fare e molti lo fanno. La parte dura è tenerlo in vita: ogni lunedì qualcuno esporta fatture, pagamenti e scadenze, riconcilia a mano, controlla che le operazioni infragruppo non siano contate due volte e dà un aspetto decente al foglio.

Kashbi legge il tuo Odoo e mostra al giorno il denaro reale di tutti i conti, quello che vai a incassare e a pagare, chi ti deve, che cosa è scaduto e la cassa delle prossime 13 settimane. Con più società, consolida e separa le operazioni infragruppo. Se vuoi vedere cosa succede se il tuo cliente più grande paga 60 giorni in ritardo, lo simula senza toccare il tuo Odoo. Se stai ancora scegliendo come affrontare la tua tesoreria, nella guida al software di tesoreria per PMI trovi tipologie di strumento e fasce di prezzo, e in cos’è il cash flow in azienda la base che tiene in piedi tutto il resto.

Domande frequenti

Quanti KPI di tesoreria bastano?

Da sette a nove, sullo stesso foglio. Meno e perdi segnali; di più e smetti di leggere il cruscotto al terzo lunedì. Il criterio è che ogni KPI porti a un’azione possibile. Se non la porta, o la metrica è sbagliata per te o l’azienda non è ancora pronta per averla.

Che differenza c’è con gli indici di bilancio classici?

Gli indici classici (capitale circolante netto, indice di liquidità, leva finanziaria) descrivono la fotografia contabile e si leggono a fine trimestre. I KPI di tesoreria guardano il denaro che entra ed esce ogni settimana e servono a decidere adesso. Complementari, non alternativi.

Si possono calcolare DSO e DPO con forte stagionalità?

Sì, con due accorgimenti: usa come denominatore i ricavi (o gli acquisti) degli ultimi 12 mesi reali, non quelli del mese in corso annualizzati, e guarda il trend più che il valore assoluto. Un picco stagionale gonfia il saldo clienti e falsa il DSO calcolato sul mese.

Vale la pena misurare il ciclo del circolante senza magazzino?

Sì. Nei servizi il ciclo si riduce a DSO meno DPO e continua a dirti qualcosa di utile: quanti giorni finanzi il lavoro che fai per i tuoi clienti prima che loro ti paghino. Se riesci a portarlo in territorio negativo (incassi prima di pagare), hai costruito un modello in cui la cassa gioca a tuo favore.